Faktura przesłana drogą elektroniczną – tak samo ważna jak papierowa
Wiele firm proponuje wysyłanie faktur za pomocą maila. Czy takie rozwiązanie jest dobre? Czym różnią się zwykłe, papierowe faktury od elektronicznych? Czy w takim razie można rozrachunki elektroniczne używać do odliczeń?
Wiele firm proponuje wysyłanie faktur za pomocą maila. Czy takie rozwiązanie jest dobre? Czym różnią się zwykłe, papierowe faktury od elektronicznych? Czy w takim razie można rozrachunki elektroniczne używać do odliczeń?
Zalety faktur elektronicznych
Bez wątpienia faktury elektroniczne mają wiele zalet. Przede wszystkim są one o wiele tańsze niż te zwykłe. Firma może zrezygnować nie tylko z wydatków związanych z samym wystawianiem faktury (papier, tusz do drukarki), ale także z kosztów przesyłania takich dokumentów pocztą. Oczywiście e-faktury to także duża oszczędność czasu.
Ponadto dużym ułatwieniem związanym z obiegiem e-faktur jest tzw. domniemana zgoda na otrzymywanie dokumentów w takiej formie. Oznacza to, że firma może posługiwać się drogą elektroniczną do wysyłania faktur aż do momentu, gdy klient lub kontrahent wyrazi sprzeciw. W jaki sposób należy zgodzić się na przesyłanie faktur mailem? Wystarczy zgoda słowna lub np. przesłana wiadomością elektroniczną.
Warto także zauważyć, że w przypadku e-faktur trudno mówić o jakichkolwiek spóźnieniach w dostarczeniu dokumentu. Kontrahent może go mieć dosłownie w parę chwil.
Czy efaktury są na pewno legalne?
Wyrokiem Sądu Administracyjnego (I FSK 1444/09) ustalono, że e-faktury są dokładnie tak samo ważne jak te zwykłe, papierowe. Oznacza to, że faktura może być wysłana np. jako załącznik do wiadomości e-mail. Można też udostępnić ją na konkretnej stronie, do której dostęp ma wyłącznie kontrahent (odpowiednie przekierowanie następuje np. poprzez podanie określonego linku lub po zalogowaniu się na specjalnie utworzone do tego celu konto).
Pewnego rodzaju wątpliwości mógł wzbudzać fakt autoryzacji tego rodzaju dokumentów. Na szczęście został on odpowiednio rozwiązany. Ustawa precyzuje następujące aspekty autoryzacji faktury elektronicznej:
Podatnik musi określić sposób, który zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury.
Autentyczność pochodzenia faktury to pewność co do tożsamości osoby wystawiającej fakturę, co do usługodawcy lub dostawcy konkretnych towarów.
Integralność treści to pewność, że w fakturze nie zmieniano danych.
Autentyczność pochodzenia, czytelność faktury oraz integralność treści można zapewniać za pośrednictwem dowolnych kontroli biznesowych ustalających wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą oraz świadczeniem usług lub dostawą towarów.
Czy faktura elektroniczna na pewno się opłaca?
Generalnie faktury elektroniczne mają same plusy. Warto jednak wziąć pod rozwagę ryzyko związane z koniecznością oznaczania oryginałów wydrukowanych faktur. Ze względu na to, że elektroniczny dokument może być wielokrotnie drukowany, istnieje ryzyko, że konkretna faktura będzie odliczana więcej niż jeden raz. Dlatego dokumenty elektroniczne należy albo opatrywać odpowiednim komentarzem, albo specjalnie je oznaczać.
Należy też pamiętać o konieczności przechowywania faktur przynajmniej przez 5 lat. Okres ten jest liczony od początku roku następującego po roku finansowym, w którym wystawiono dokument.
