Polityka prywatności i plików cookies serwisu internetowego faktury.pl 

 

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności i plików cookies określa zasady przetwarzania danych osobowych pozyskanych za pośrednictwem serwisu internetowego faktury.pl („Serwis”) oraz w ramach świadczenia powiązanych z Serwisem usług przez Administratora.

Administratorem Twoich danych osobowych w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych jest

Faktury.pl Sp. z o.o.
Żeromskiego 12
05-850 Ożarów Mazowiecki
NIP: 1182217609
KRS: 0000874515

 (dalej „ADO” lub „Administrator”).

Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych:

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO” lub „Rozporządzenie”. Oficjalny tekst Rozporządzenia: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679; 
2. Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz.U. 2019, poz. 1781), dalej „Ustawa”. 
3. Z uwagi na brak spełnienia przez Administratora przesłanek wskazanych w art. 37 ust. 1 Rozporządzenia, Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych. W związku z powyższym wszelki kontakt w zakresie ochrony danych osobowych należy kierować bezpośrednio do Administratora za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: ___. 
4. Administrator dokłada szczególnej staranności do poszanowania prywatności Użytkowników odwiedzających Serwis i korzystających z usług Administratora. Administrator gwarantuje poufność wszelkich przekazanych danych osobowych oraz zapewnia podjęcie wszelkich środków bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych wymaganych przez przepisy o ochronie danych osobowych w tym przepisy
5. Rozporządzenia i Ustawy. Dane osobowe są gromadzone z należytą starannością i odpowiednio chronione przed dostępem do nich przez osoby do tego nieupoważnione. 
6. Administrator nie podejmuje decyzji w indywidualnych przypadkach w sposób zautomatyzowany oraz nie stosuje profilowania Użytkowników. 

 

Administrator nie gromadzi ani nie przetwarza danych wrażliwych, zwanych w Rozporządzeniu „szczególnymi kategoriami danych osobowych”. Administrator nie chce również zbierać ani przetwarzać danych osób nieletnich w wieku poniżej 16 lat. 

2. Uprawnienia użytkownika

RODO przyznaje Ci następujące potencjalne uprawnienia związane z przetwarzaniem Twoich danych osobowych:

1. prawo żądania dostępu do własnych danych osobowych – Użytkownik ma prawo do uzyskania potwierdzenia czy Administrator przetwarza jego dane osobowe a jeżeli ma to miejsce, jest uprawniony do uzyskania dostępu do danych oraz otrzymania informacji dotyczących danych takich jak np.: cel przetwarzania, kategorie danych, informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, planowany okres przechowywania danych osobowych bądź kryteria ustalania tego okresu; powyższe prawo obejmuje również prawo do otrzymania bezpłatnie kopii danych (za wszelkie kolejne kopie, o które zwróci się Użytkownik, Administrator może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych),
2. prawo do sprostowania danych osobowych (gdy są one nieprawidłowe), co obejmuje także wniesienie żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych,
3. prawo do usunięcia danych osobowych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”), w następujących okolicznościach: gdy dane osobowe Użytkownika nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, Użytkownik cofnął zgodę na ich przetwarzanie i nie istnieje inna podstawa przetwarzania danych, Użytkownik wniósł sprzeciw wobec przetwarzania, dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem, dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w Prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega Administrator, dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego,
4. prawo do ograniczenia przetwarzania danych, gdy: Użytkownik kwestionuje prawidłowość danych osobowych (na okres pozwalający Administratorowi sprawdzenie prawidłowości tych danych), przetwarzanie jest niezgodne z prawem a Użytkownik sprzeciwia się usunięciu danych, Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania ale są jednak potrzebne Użytkownikowi do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, Użytkownik wniósł sprzeciw wobec przetwarzania do czasu stwierdzenia czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu Użytkownika
5. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, gdy: Użytkownik nie chce aby Administrator przetwarzał,
6. prawo do przenoszenia danych, w tym otrzymania od Administratora w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego danych osobowych, które dostarczył Użytkownik, w tym prawo żądania by dane osobowe zostały przesłane przez Administratora bezpośrednio innemu Administratorowi (o ile jest to technicznie możliwe),
7. prawo do cofnięcia wyrażanej zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie (przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie wyrażonej zgody przed jej cofnięciem),
8. prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Użytkownik uzna, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia.

Zasady związane z realizacją wskazanych uprawnień zostały opisane szczegółowo w art. 16 – 21 RODO. Zachęcamy do zapoznania się z tymi przepisami. Ze swojej strony uważamy za potrzebne wyjaśnić Ci, że wskazane powyżej uprawnienia nie są bezwzględne i nie będą przysługiwać Ci w stosunku do wszystkich czynności przetwarzania Twoich danych osobowych. Dla Twojej wygody dołożyliśmy starań, by w ramach opisu poszczególnych operacji przetwarzania danych osobowych wskazać na przysługujące Ci w ramach tych operacji uprawnienia.

Zawsze możesz również zwrócić się do nas z żądaniem udostępnienia Ci informacji o tym, jakie dane na Twój temat posiadamy oraz w jakich celach je przetwarzamy. Wystarczy, że wyślesz wiadomość na adres pomoc@faktury.pl. Dołożyliśmy jednak wszelkich starań, by interesujące Cię informacje zostały wyczerpująco przedstawione w niniejszej Polityce Prywatności. Podany powyżej adres e-mail możesz wykorzystać również w razie jakichkolwiek pytań związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych. 

 

3. Profilowanie 

Administrator nie podejmuje wobec Użytkownika decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec niego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.

Administrator może korzystać z narzędzi, które mogą podejmować określone działania w zależności od informacji zebranych w ramach mechanizmów śledzących, ale działania te nie mają istotnego wpływu na Użytkownika, ponieważ nie różnicują jego sytuacji jako klienta oraz nie wpływają na warunki umowy, jaką może zawrzeć z Administratorem w ramach Serwisu.

Korzystając z określonych narzędzi Administrator może kierować do Użytkownika spersonalizowane reklamy w oparciu o wcześniejsze działania podjęte przez niego w ramach Serwisu.

W ramach narzędzi, z których korzysta Administrator nie ma dostępu do informacji, które pozwalałby na identyfikację Użytkownika. W szczególności administrator ma dostęp do następujących danych: informacje o systemie operacyjnym i przeglądarce internetowej; przeglądane podstrony; czas spędzony na stronie; przejścia pomiędzy poszczególnymi podstronami; źródło, z którego przychodzi Użytkownik do Serwisu; przedział wieku; płeć; przybliżona lokalizacja.

Powyższe informacje nie są zestawiane z danymi osobowymi Użytkownika, które znajdują się w bazach Administratora. Informacje te mają charakter anonimowy i nie pozwalają na identyfikację Użytkownika. 

4. Powierzenie danych 

Dla prawidłowego funkcjonowania Serwisu oraz profesjonalnego świadczenia swoich usług, konieczne jest korzystanie przez Administratora z usług podmiotów zewnętrznych.

Administrator powierza przetwarzanie danych osobowych następującym kategoriom podmiotów:

1. dostawcy usług księgowych, prawnych i doradczych (w szczególności biuro księgowe, kancelaria prawna, firma windykacyjna),
2. dostawcy usług hostingowych,
3. dostawcy usług chmury obliczeniowej,
4. dostawcy systemu CRM,
5. dostawcy systemu do fakturowania,
6. dostawcy usług serwerowych,
7. dostawcy usług zaopatrujący Administratora w rozwiązania techniczne, informatyczne oraz organizacyjne (w szczególności dostawcy oprogramowania komputerowego do prowadzenia Serwisu i świadczenia usług, dostawcy poczty elektronicznej oraz programiści i podmioty świadczące pomoc techniczną Administratorowi)
8. inne podmioty jeśli korzystanie z ich usług konieczne jest do prawidłowego działania Serwisu oraz świadczenia usług przez Administratora.

Informujemy, że wyżej wymienione powierzenia zostały dokonane wyłącznie w celu prawidłowego wykonania umowy z Państwem. Dodatkowo w przypadku, gdy chcecie Państwo uzyskać w tej kwestii szczegółowe informacje prosimy o kontakt.

Wszystkie podmioty, którym powierzamy przetwarzanie danych osobowych gwarantują stosowanie odpowiednich środków ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych wymaganych przez przepisy prawa.

Administrator nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich, tj. do podmiotów przetwarzających mających siedzibę poza Unią Europejską. ‘

Z każdym z podmiotów przetwarzających, stosownie do art. 28 ust. 3 Rozporządzenia, ma podpisaną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Administrator może mieć obowiązek udzielania informacji zebranych przez Serwis upoważnionym organom na podstawie zgodnych z prawem żądań w zakresie wynikającym z żądania. 

5. Cele i czynności przetwarzania, okres przetwarzania i zakres danych 

 5.1. Konto użytkownika.

Zakładając konto użytkownika, musisz podać swój adres e-mail oraz zdefiniować hasło do konta. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia konta. W ramach edycji profilu użytkownika możesz podać dalej idące dane na swój temat. Podanie tych danych jest całkowicie dobrowolne. Możesz posiadać konto, nie podając tych dalej idących danych. W takiej sytuacji, składając zamówienie będziesz musiał te dane wprowadzić ręcznie.

Dane wprowadzone przez Ciebie w ramach konta użytkownika przetwarzane są wyłącznie w celu utrzymywania konta i zapewnienia Ci możliwości korzystania z niego. Podanie danych w koncie użytkownika ma za zadanie ułatwić Ci korzystanie z usług świadczonych przez ADO.

Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych w ramach konta użytkownika jest realizacja umowy o prowadzenie konta, którą zawierasz na podstawie regulaminu serwisu – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Dane zgromadzone w koncie użytkownika przetwarzane są w ramach systemu faktury.pl i przechowywane na serwerze zapewnianym przez serwerownię, z którą firma ma stosowne umowy powierzenia danych.

Twoje dane będą przetwarzane w ramach konta tak długo, jak długo będziesz posiadać konto użytkownika. Po usunięciu konta, twoje dane zostaną usunięte z bazy, za wyjątkiem danych o złożonych zamówieniach, które to dane będą przechowywane do czasu odpowiadającemu okresowi przedawnienia roszczeń jakie może podnosić Administrator i jakie mogą być podnoszone wobec niego.

W każdej chwili możesz uzyskać dostęp do swoich danych osobowych przetwarzanych w ramach konta, logując się do swojego konta użytkownika. Po zalogowaniu się do konta możesz w każdej chwili zmodyfikować swoje dane, jak również je usunąć, za wyjątkiem danych o złożonych zamówieniach. W każdej chwili możesz podjąć również decyzję o usunięciu konta.

W stosunku do danych zgromadzonych w koncie użytkownika przysługuje Ci również prawo do przenoszenia danych, o którym mowa w art. 20 RODO. 

5.2. Świadczenie usługi

Chcąc skorzystać z usługi musisz podać dane niezbędne do jej uruchomienia, tj. imię i nazwisko, adres rozliczeniowy, adres do dostawy, adres e-mail, numer telefonu. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do uruchomienia usługi (dalej „Zamówienie”).

Dane przekazane nam w związku z uruchomieniem usługi, przetwarzane są w celu realizacji usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wystawienia faktury (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), uwzględnienia faktury w naszej dokumentacji księgowej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz w celach archiwalnych i statystycznych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dane zawarte w zamówieniu złożonym za pośrednictwem serwisu przetwarzane są w ramach systemu faktury.pl i przechowywane na serwerze zapewnianym przez serwerownię, z którą nasza firma ma stosowną umowę powierzenia danych.

Jeżeli posiadasz konto użytkownika, to Twoje zamówienie będzie widoczne w ramach historii zamówień danego konta.

Każde zamówienie dokumentowane jest fakturą.

Zamówienia są również rejestrowane w naszej wewnętrznej bazie w celach archiwalnych i statystycznych.

Dane o zamówieniach będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji usługi a następnie do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy. Ponadto, po upływie tego terminu, dane nadal mogą być przez nas przetwarzane w celach statystycznych. Pamiętaj również, że mamy obowiązek przechowywać faktury z Twoimi danymi osobowymi przez okres 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

W przypadku danych o zamówieniach nie masz możliwości sprostowania tych danych po realizacji zamówienia. Nie możesz również sprzeciwić się przetwarzaniu danych oraz domagać się usunięcia danych do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy. Podobnie, nie możesz sprzeciwić się przetwarzaniu danych oraz domagać się usunięcia danych zawartych w fakturach. Po upływie terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy możesz jednać sprzeciwić się przetwarzaniu przez nas Twoich danych w celach statystycznych, jak również domagać się usunięcia Twoich danych z naszej bazy.

W stosunku do danych o zamówieniach przysługuje Ci również prawo do przenoszenia danych, o którym mowa w art. 20 RODO.

5.3. Reklamacje.

Jeżeli składasz reklamację, to przekazujesz nam dane osobowe zawarte w treści reklamacji, które obejmuję imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail, numer rachunku bankowego.

Dane przekazane nam w związku ze złożeniem reklamacji wykorzystywane są w celu realizacji procedury reklamacyjnej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Dane będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji procedury. Reklamacje oraz oświadczenia o odstąpieniu od umowy mogą być ponadto archiwizowane w celach statystycznych.

W przypadku danych zawartych w reklamacjach nie masz możliwości sprostowania tych danych. Nie możesz również sprzeciwić się przetwarzaniu danych oraz domagać się usunięcia danych do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy. Po upływie terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy możesz jednak sprzeciwić się przetwarzaniu przez nas Twoich danych w celach statystycznych, jak również domagać się usunięcia Twoich danych z naszej bazy.

5.4. Kontakt e-mailowy.

Kontaktując się z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej, w tym również przesyłając zapytanie poprzez formularz kontaktowy, w sposób naturalny przekazujesz nam swój adres e-mail jako adres nadawcy wiadomości. Ponadto, w treści wiadomości możesz zawrzeć również inne dane osobowe.

Twoje dane są w tym przypadku przetwarzane w celu kontaktu z Tobą, a podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli Twoja zgoda wynikające z zainicjowania z nami kontaktu. Podstawą prawną przetwarzania po zakończeniu kontaktu jest usprawiedliwiony cel w postaci archiwizacji korespondencji na potrzeby wewnętrzne (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Treść korespondencji może podlegać archiwizacji i nie jesteśmy w stanie jednoznacznie określić, kiedy zostanie usunięta. Masz prawo do domagania się przedstawienia historii korespondencji, jaką z nami prowadziłeś (jeżeli podlegała archiwizacji), jak również domagać się jej usunięcia, chyba że jej archiwizacja jest uzasadniona z uwagi na nasze nadrzędne interesy, np. obrona przed potencjalnymi roszczeniami z Twojej strony.

5.5. Pliki cookies i inne technologie śledzące

Nasza strona, podobnie jak niemal wszystkie inne strony internetowe, wykorzystuje pliki cookies, by zapewnić Ci najlepsze doświadczenia związane z korzystaniem z niej.

Cookies to niewielkie informacje tekstowe, przechowywane na Twoim urządzeniu końcowym (np. komputerze, tablecie, smartfonie), które mogą być odczytywane przez nasz system teleinformatyczny.

Cookies można podzielić na cookies własne oraz cookie podmiotów trzecich.

 Zgoda na cookies.

Podczas pierwszej wizyty na stronie wyświetlana jest Ci informacja na temat stosowania plików cookies wraz z pytaniem o zgodę na wykorzystywanie plików cookies. Dzięki specjalnemu narzędziu masz możliwość zarządzania plikami cookies z poziomu strony. Ponadto, zawsze możesz zmienić ustawienia cookies z poziomu swojej przeglądarki albo w ogóle usunąć pliki cookies. Pamiętaj jednak, że wyłączenie plików cookies może powodować trudności w korzystaniu ze strony, jak również z wielu innych stron internetowych, które stosują cookies.

Cookies własne.

Cookies własne wykorzystujemy w celu zapewnienia prawidłowego działania strony.

Cookies podmiotów trzecich.

Nasza strona, podobnie jak większość współczesnych stron internetowych, wykorzystuje funkcje zapewniane przez podmioty trzecie, co wiąże się z wykorzystywaniem plików cookies pochodzących od podmiotów trzecich. Wykorzystanie tego rodzaju plików cookies zostało opisane poniżej.

Analiza i statystyka. Wykorzystujemy cookies do śledzenia statystyk strony, takich jak liczba osób odwiedzających, rodzaj systemu operacyjnego i przeglądarki internetowej wykorzystywanej do przeglądania strony, czas spędzony na stronie, odwiedzone podstrony etc. Korzystamy w tym zakresie z Google Analytics, co wiąże się z wykorzystaniem plików cookies firmy Google LLC. W ramach mechanizmu do zarządzania ustawieniami plików cookies masz możliwość zadecydowania, czy w ramach usługi Google Analytics będziemy mogli korzystać również z funkcji marketingowych, czy nie.

 Marketing.

Korzystamy z narzędzi remarketingowych Google AdWords. Wiąże się to z wykorzystywaniem plików cookies firmy Google LLC dotyczących usługi Google AdWords. W ramach mechanizmu do zarządzania ustawieniami plików cookies masz możliwość zadecydowania, czy będziemy mogli w Twoim przypadku korzystać z Google AdWords, czy nie. 

5.6. Logi serwera

Korzystanie ze strony wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera, na którym przechowywana jest strona. Każde zapytanie skierowane do serwera zapisywane jest w logach serwera.

Logi obejmują m.in. Twój adres IP, datę i czas serwera, informacje o przeglądarce internetowej i systemie operacyjnym z jakiego korzystasz. Logi zapisywane i przechowywane są na serwerze.

Dane zapisane w logach serwera nie są kojarzone z konkretnymi osobami korzystającymi ze strony i nie są wykorzystywane przez nas w celu Twojej identyfikacji.

Logi serwera stanowią wyłącznie materiał pomocniczy służący do administrowania stroną, a ich zawartość nie jest ujawniana nikomu poza osobami upoważnionymi do administrowania serwerem. 

5.7. Prowadzenie ksiąg rachunkowych

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w postaci imienia i nazwiska, nazwy firmy oraz numeru identyfikacji podatkowej (NIP) Użytkownika w celu prowadzenia ksiąg rachunkowych. 

Podstawą prawną przetwarzania w powyższym celu jest artykuł 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia w zw. z art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 stycznia 1997 roku Ordynacja Podatkowa (tj. Dz.U. 2019, poz. 900) lub art. 74 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz.U. z 2019 r. poz. 351). 

Dane są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa nakazującymi Administratorowi  przechowywanie ksiąg podatkowych (do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej) lub rachunkowych (5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą).

5.8. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń jakie może podnosić Administrator lub jakie mogą być podnoszone wobec Administratora 

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w postaci imienia, nazwiska, adresu e-mail w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń jakie może podnosić Administrator lub jakie mogą być podnoszone wobec Administratora.

Podstawą prawną przetwarzanych danych jest artykuł 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia. 

Dane są przechowywane do momentu ustania prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora, nie dłużej jednak niż przez okres przedawnienia roszczeń w stosunku do osoby, której dane dotyczą, z tytułu prowadzonej  przez Administratora działalności gospodarczej. Okres przedawnienia określają przepisy Kodeksu cywilnego.