WZ online – niezawodna dokumentacja magazynowa

Prowadzenie firmy to wyzwanie dla tych najbardziej odważnych. Nie każdy decyduje się na założenie własnej działalności gospodarczej, gdyż oprócz obaw przed utratą płynności finansowej bądź też problemów z tym związanych, jest jeszcze strach przed formalnościami, które trzeba dopełnić praktycznie przy każdej dokonywanej transakcji. W przypadku sprzedaży oraz posiadania własnego magazynu dochodzi jeszcze obowiązek prowadzenia dokumentacji magazynowej. To kolejny „druczek”, który potwierdza jeden z etapów procesu zakupowego. Czy jest ważny i dlaczego?

Z magazynu wychodzą towary i materiały, jak też są uzupełniane stany o kolejne i tak każdego dnia, tygodnia, miesiąca i roku. W zależności od jego wielkości, jak też skali, na jaką świadczymy usługi, przepływ towarów będzie mniejszy lub większy, jednak zawsze on będzie, czyli ilość produktów będzie ulegała ciągłej zmianie. Brak nad nią kontroli może doprowadzić do niezgodności w finansach firmy, dokumentacji potwierdzającej transakcje i realizacje zamówień, jak też problemów w kontaktach biznesowych. Wyobraźmy sobie taką sytuację.

Klient składa zamówienie na 100 opakowań papierowych talerzyków, 100 opakowań papierowych kubków i plastikowych sztućców. Sprzedawca potwierdza realizację zamówienia, zostaje wpłacona zaliczka, po czym okazuje się, że na stanie magazynu brakuje 30 opakowań papierowych talerzyków, a plastikowych widelców nie ma w ogóle. Konieczne jest ich zamówienie, to jednak potrwa, a klient musi czekać. Nie ma jednak czasu, ponieważ potrzebuje on papierowych naczyń na przyjęcie firmowe, które odbędzie się już za 2 dni.

Co w takiej sytuacji zrobi nasz klient? Zażąda zwrotu zaliczki i skorzysta z oferty innego sklepu, a my tracimy wówczas nie tylko jego, ale też dobre imię firmy.

Ta sytuacja pokazuje, że dokumentacja każdego ruchu na zewnątrz z magazynu jest ważna i potrzebna, by nasz klient zawsze otrzymał to, o co prosi, a w sytuacji, kiedy towaru nie ma na stanie, nie wprowadzało się go niepotrzebnie w błąd. Służy temu dokument WZ online, który wypełniamy, korzystając z programu do fakturowania faktury.pl.

Co to jest dokument WZ?

Dokument WZ, czyli tak naprawdę „wydanie zewnętrzne”, to dowód magazynowy, potwierdzający wydanie towaru lub materiału z magazynu na zewnątrz, co oznacza, że zmieniła się jego ilość na stanie. Jest to również sygnał dla sprzedawcy, że został zrealizowany kolejny krok w celu dostarczenia zamówienia do klienta. Dokument WZ online wystawia magazynier odpowiadający za wydawanie i przyjmowanie towarów.

Ruch w magazynie potwierdzany jest także przez inne dokumenty, jak PZ (przyjęcie z zewnątrz), PW (przyjęcie wewnętrzne), MM (przesunięcie międzymagazynowe), RW (rozchód wewnętrzny) i MM (przesunięcie międzymagazynowe).

WZ online nie generuje zapisów w rejestrach VAT, jak również płatności. Trzeba zatem wiedzieć, że ten dokument magazynowy nie może stanowić dowodu, na podstawie którego dokonywane będą zapisy ujęcia kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Zanim sprzedaż zostanie jednak udokumentowana fakturą, zostaje sporządzony dokument WZ, może być w formie papierowej lub WZ online, w formie elektronicznej. Pamiętaj jednak, że fakturę do niego trzeba wystawić w terminie do 7 dni powstania takiego dokumentu magazynowego. Nie jest jednak konieczne wystawianie WZ do każdej faktury.

Jak wystawić WZ w formie papierowej?

Dokument WZ można wystawić w sposób tradycyjny, czyli w formie papierowej. Co musi się na nim znaleźć?

• Numer kolejny dokumentu WZ

• Data jego wystawienia, jak również data wydania towaru

• Informacje na temat towaru, którego dokument dotyczy, czyli: nazwę i ilość towaru, który jest wydawany z magazynu i jego cenę jednostkową

• dane wystawcy oraz odbiorcy towaru

• podpis osoby, która została upoważniona do wystawiania dokumentu WZ, czyli najczęściej magazyniera.

Taki dokument jest informacją, że towar już nie znajduje się w magazynie, a jest na etapie transportu do odbiorcy. W ten sposób każdy etap realizacji zamówienia jest zarejestrowany, co daje dużą kontrolę nad tym, co dzieje się w naszej firmie. Przykład, który został wcześniej podany nie jest niestety rzadkością. Wielu przedsiębiorców bagatelizuje konieczność dokumentacji, która potwierdza ruch w magazynie. Przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi jednostkami jest znacznie ograniczony, dochodzi do nieporozumień, niezgodności w dokumentacji i brakiem towarów na stanie, na które właśnie zostało złożone zamówienie.

Jak wystawić WZ online?

Od pewnego czasu dostępny jest również dokument WZ online, czyli możliwość wystawiania dokumentu magazynowego z wykorzystaniem odpowiedniego programu do fakturowania. Taki formularz jest także w systemie faktury.pl.

WZ online wygląda w taki sam sposób, jak ten dokument w formie papierowej, czyli zawiera te same elementy:

• numer kolejny dokumentu WZ

• data jego wystawienia, jak również data wydania towaru

• informacje i dane towaru, którego dotyczy dokument, czyli - nazwa i ilość towaru, jego cena jednostkowa

• dane wystawcy i odbiorcy towaru

WZ online jest znacznie wygodniejszą oraz praktyczniejszą opcją, niż tradycyjny sposób wystawiania dokumentu. Przede wszystkim nie ma konieczności jego dostarczania osobiście do odbiorcy, co znacznie ułatwia i przyśpiesza cały proces realizacji zamówienia. Można z niego oczywiście stworzyć dokument PDF i wydrukować, ale też wysłać bezpośrednio na e-maila odbiorcy.

Niewątpliwą zaletą programu jest obecność modułu magazynu, dzięki któremu możemy łatwo generować wszystkie informacje o produktach, jak też kontrolować ich stan na magazynie. Ryzyko popełnienia błędu przy realizacji zamówienia jest w maksymalnym stopniu ograniczone. Wszystkie niezbędne dane są w systemie, wiesz, ile danego towaru znajduje się na stanie, kiedy została sprzedana jego ostatnia sztuka, czego brakuje i należy zamówić u producenta, jak również jakie produkty zamówił każdy z Twoich kontrahentów. Program do wystawiania faktur oraz innych dokumentów w tym WZ online to kolejny krok w kierunku automatyzacji procesów zakupowych. System wykonuje za nas większą część czynność. Informacje o produktach i dane kontrahentów mamy już zapisane w programie, kilka ruchów myszką wystarczy, by dokument był gotowy do wysłania.