Faktura korygująca

Jednym z podstawowych dokumentów, który jest wystawiany przez przedsiębiorców, jest faktura korygująca. Znana jest praktycznie każdemu podatnikowi VAT. W ostatnich latach zaszły jednak pewne zmiany w sposobie jej księgowania. Ponadto, od pewnego czasu może być ona wystawiana nie tylko w formie papierowej, ale również elektronicznej, co jest dużym ułatwieniem dla przedsiębiorców. Ma to oczywiście swoje zalety, które dostrzegalne są przede wszystkim w dużej oszczędności czasu i pieniędzy oraz w wygodzie.

Faktura korygująca to dokument stanowiący dowód księgowy, a celem wystawienia jest korekta błędów, jakie pojawiły się na wystawionej wcześniej fakturze VAT. Oznacza to, że jest ona sporządzana w momencie, kiedy wymagane jest poprawienie błędów występujących na fakturze VAT.

Błąd na fakturze nie musi zatem oznaczać, że transakcja jest nieważna. Faktura korygująca jest pewnego rodzaju sposobem na naprawienie tego, co zostało nieodpowiednio uwzględnione na fakturze VAT.

Kiedy możesz wystawić fakturę korygującą?

Wiesz już, że masz możliwość poprawy błędów na fakturze. Nie w każdym przypadku jednak możliwe jest zastosowanie faktury korygującej. Jej sporządzenie jest możliwe w momencie, kiedy po wystawieniu faktury VAT, został udzielony rabat lub upust kontrahentowi, nastąpiło obniżenie ceny produktu lub usługi, zwrot towaru lub zwrot nabywcy całości lub części kwoty oraz kiedy w cenie nastąpiła pomyłka. Ponadto, faktura korygująca dotyczy takich błędów, jak:

• miary i ilości sprzedanych towarów lub zmiany w zakresie wykonywanej usługi,

• stawki podatku,

• sumy wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług

• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów

• kwoty należności ogółem, wraz z należnym podatkiem

• dane formalne: błąd w NIP lub adresie

A zatem tylko wyżej wymienione okoliczności pozwalają przedsiębiorcy na wystawienie faktury korygującej.

Faktura korygująca w formie elektronicznej krok po kroku

Wystawiałeś już fakturę korygującą w formie papierowej? Jeżeli tak, to już wiesz, jakie elementy powinna zawierać. Jeżeli jednak nie miałeś jeszcze okazji sporządzania takie dokumentu, musisz wiedzieć, że podobnie jak na fakturze, muszą się na niej pojawić stosowne dane oraz informacje. Dotyczy to również faktury korygującej w formie elektronicznej. Co powinna ona zawierać?

• Tytuł „Faktura korygująca”

• Datę jej wystawienia

• Kolejny numer dokumentu

• Wszystkie dane, które znalazły się na właściwej, wcześniej wystawionej fakturze VAT, w tym m.in.: data wystawienia dokumentu, numer, dane sprzedawcy i nabywcy, data zakończenia lub dokonania dostawy towaru bądź wykonania usługi.

• Nazwę towaru lub usługi, dla którego bądź której wystawiana jest faktura korygująca.

• Przyczynę korekty z wyjaśnieniem.

• Odpowiednio skorygowaną treść tych informacji, które podlegają zmianie.

W zależności od tego, czego dotyczy faktura korygująca, będzie ona wyglądała inaczej, przykładowo. w przypadku udzielonego upustu, znajdzie się w niej jego kwota, a przy zwiększeniu ceny towaru kwota podwyższonego podatku należnego.

Aby wystawić fakturę korygującą w programie do wystawiania faktur faktury.pl, należy wybrać z zakładki „Wystaw dokument” odpowiednią pozycję, czyli „Korekta”, a następnie uzupełnić wymagane dane. Oprócz tego, że musisz podać wyżej wymienione dane, masz możliwość zawarcia na fakturze dodatkowych informacji, takich jak treść nagłówka, stopki czy uwagi.

Dużym ułatwieniem, które przyśpiesza czas wystawiania korekty jest stworzenie bazy kontrahentów. Wprowadzone wcześniej dane są generowane przez system automatycznie, po wybraniu opcji „Załaduj dane nabywcy” lub „Załaduj dane sprzedawcy”.

Tak sporządzona faktura korygująca może zostać wysłana do kontrahenta na podany przez niego adres e-mail. Nie ma konieczności jej drukowania i dostarczania osobiście lub pocztą tradycyjną. Nabywca towaru lub usługi otrzymuje dokument znacznie szybciej, co skraca czas dopełnienia formalności.

Faktura korygująca, a nota korygująca – poznaj różnice

Podstawowa różnica pomiędzy tymi dwoma dokumentami polega na tym, że faktura korygująca może zostać wystawiona jedynie przez sprzedawcę. Wystawienia noty korygującej ma możliwość również nabywca towaru lub usługi. Ponadto należy wiedzieć, że nota korygująca dotyczy jednie błędów na fakturze, jakie zostały popełnione w elementach opisowych faktury, czyli w adresie sprzedawcy bądź nabywcy, dacie sprzedaży lub odbioru towaru, numerach NIP lub też oznaczenia towaru lub usługi.

Księgowanie faktur korygujących

2015 rok był rokiem przełomowym dla faktur korygujących. Wcześniej przepisy związane z ich księgowaniem nie były jednoznacznie i nierzadko wprowadzały podatnika w błąd. Zmiany, jakie weszły w życie wraz z rokiem 2016 są sprzyjające podatnikom, a przepisy dotyczące księgowania korekt zostały ujednolicone.

Od 2016 roku księgować należy zarówno przychody, jak również koszty, cofając się do okresu wystawienia faktury pierwotnej tylko w momencie, kiedy korekta dotyczy błędu rachunkowego lub innej oczywistej pomyłki. W każdym innym przypadku jeżeli okoliczności, które zobowiązują sprzedawcę do wprowadzenia zmian na fakturze wystąpiły po jej wystawieniu, faktura korygująca może być księgowana na bieżąco.

Zmieniaj się na lepsze

Coraz więcej przedsiębiorców rezygnuje z faktur, w tym również faktur korygujących w formie papierowej na rzecz tych w formie elektronicznej. Jest to uwarunkowane wygodą i mniejszymi kosztami związanymi z ich wystawianiem. Warto również wspomnieć o aspektach ekologicznych – brak dużej ilości zużytego papieru ma wpływ na środowisko naturalne. Jeżeli chodzi o archiwizację dokumentów, zasady z nią związane są takie same jak przy dokumentach w formie papierowej, konieczne jest ich przechowywanie przez 5 lat z tą jednak różnicą, że nie na półkach w biurze, a na dysku komputera. Trzeba przyznać, że w ten sposób można zaoszczędzić nie tylko czas i pieniądze, ale również miejsce. Odpowiednio zorganizowane miejsce pracy przekłada się na zwiększoną efektywność działania, firma funkcjonuje lepiej, jest bardziej zorganizowana i tym samym zyskuje zaufanie większej ilości klientów.