KP, KW, WZ i inne skróty oraz oznaczenia dokumentów w obrocie gospodarczym i sprzedaży nie zawsze są wszystkim znane, niekiedy nie jesteśmy świadomi, iż mamy możliwość lub nawet jesteśmy zobowiązani do ich wystawiania.
Warto zatem wyjaśnić, czym one są, kto w sposób szczególny powinien się nimi zainteresować i w jaki sposób należy je sporządzać.
Z tego tekstu dowiesz się, co to jest dokument KP, kiedy należy go wystawiać, kto ma taki obowiązek i jakie informacje koniecznie muszą się na nim znaleźć.
Dokument KP jest dokumentem kasowym operacyjnych. Ponadto, do tej grupy należą takie dokumenty, jak: KW, kwitariusze przychodowe i rozchodowe, czek gotówkowy, bankowy dowód wpłaty, RK i protokołów zdawczo-odbiorczych kasy.
Co to jest dokument KP?
Dokument KP to tak naprawdę dokument „kasa przyjęła”. Stanowi dowód wpłaty w obrocie gospodarczym i jest potwierdzeniem przyjęcia gotówki. To podstawowy dokument kasowy, który można sporządzić w formie tradycyjnej, czyli korzystając z gotowych wzorów druków lub też przy pomocy programu do fakturowania faktury.pl.
Dokument „kasa przyjęła” sporządzić należy w następujących sytuacjach:
kiedy nastąpiło przyjęcie do kasy gotówki podjętej czekiem z rachunków bankowych jednostki na pokrycie wydatków. W takich okolicznościach stanowi on dowód księgowy wewnętrzny zastępczy
kiedy dokonano łącznego ujęcia w raporcie kasowym gotówki, która została przyjęta do kasy z tytułu wpłaty na poczet należności masowych. W tej sytuacji dokument KP jest dokumentem wewnętrznym zbiorczym
kiedy do kasy została przyjęta gotówka wpłacona przez petentów na poczet poszczególnych dochodów, które pobierane są przez jednostkę. Dokument „kasa przyjęła” jest wówczas dowodem źródłowym zewnętrznym.
Warto pamiętać, że dokument KP musi zostać sporządzony w przynajmniej dwóch egzemplarzach. Jeden z nich jest dla sprzedawcy, drugi dla nabywcy. Zdarza się jednak, że wystawia się dokument w większej ilości kopii. Najczęściej dotyczy to większych firm, gdzie oryginał otrzymuje wpłacający, pierwszą kopię pozostawia się w dokumentacji kasowej, zaś druga przekazywana jest przykładowo do jednostki w firmie, która jest odpowiedzialna za pobieranie i ewidencjonowanie danego rodzaju dochodów i opłat.
Jak wystawić dokument KP online?
Już coraz rzadziej spotykamy się z sytuacją, kiedy dokument „kasa przyjęła” wystawiany jest w formie papierowej. Ze względu na wygodę, łatwość wypełniania formularza, oszczędność czasu i pieniędzy, a także możliwość większej kontroli nad dokumentacją firmową przedsiębiorcy decydują się na wystawianie dokumentu KP w formie elektronicznej. W programie do wystawiania faktur faktury.pl dostępnych jest wiele wzorów dokumentów wykorzystywanych w obrocie gospodarczym, w tym również dokument KP.
Aby wystawić ten rodzaj dokumenty, należy się zalogować na swoje konto w systemie. Jeżeli dopiero planujesz je założyć, będziesz poproszony o podanie adresu e-mail oraz indywidualnego hasła. Po zalogowaniu lub zarejestrowaniu (natychmiast po rejestracji możesz wystawiać swoje pierwsze faktury) wybierz z zakładki „Wystaw dokument” opcję „dokument KP”. Kolejnym krokiem jest uzupełnienie wszystkich niezbędnych danych i informacji, które dotyczą zarówno obu stron transakcji, jak również produktów czy usług, będących przedmiotem sprzedaży.
Oto elementy, które muszą znaleźć się na dokumencie KP:
dane firmy, która przyjmuje zapłatę, w tym jej nazwa, adres, NIP
dane osoby wpłacającej gotówkę, czyli nabywcy produktu lub usługi
data wystawienia dokumentu
numer kolejny dokumentu KP
dane dotyczące usługi lub produktu, w tym: nazwa, ilość, jednostka miary, cena netto, VAT, cena brutto, kwota netto i brutto oraz kwota VAT
łączna kwota, jaką zapłacono za produkty lub usługi
W przypadku programu faktury.pl można wybrać jeszcze inne opcje i elementy, które znajdą się na dokumencie. Są to: sposób zapłaty, termin zapłaty, informacja, czy dokument został opłacony w całości oraz inne. Bardzo dużym ułatwieniem, a jednocześnie przyśpieszeniem wystawiania dokumentu KP, jak też wszystkich innych dokumentów, jest opcja bazy kontrahentów.
Baza kontrahentów to lista wszystkich Twoich kontrahentów i klientów, z którymi współpracujesz. Zawiera ich niezbędne informacje i dane, które są potrzebne do wystawiania odpowiednich dokumentów. Przy sporządzaniu dokumentu KP można wybrać opcje „Załaduj dane nabywcy”, aby dane i informacje zostały automatycznie uzupełnione. Podobnie robimy przy danych, które dotyczą sprzedawcy.
Również przy informacjach o produktach i usługach nie ma potrzeby samodzielnego wypełniania wszystkich wymaganych pozycji. Moduł magazynu, do którego możesz wprowadzić wszystkie swoje towary, pozwala na automatyczne generowanie informacji o sprzedawanych produktach. To kolejne usprawnienie całego procesu sprzedażowego.
Kiedy wystawiamy dokument KP?
Dokument „kasa przyjęła” nie jest dokumentem obowiązkowym w przypadku każdej firmy. Dotyczy on jedynie płatności gotówką. Obowiązkowo powinni go wystawiać sprzedawcy, którzy ewidencjonują sprzedaż przy pomocy kas fiskalnych.
Jak już zostało wspomniane, przedsiębiorca ma kilka możliwości wystawiania takiego dokumentu. Może skorzystać z gotowych wzorów i wystawiać dokument w formie papierowej, jak również w programie do wystawiania faktury faktury.pl.
Przy większej liczbie formularzy ręczne ich wypełnianie może mieć znaczący wpływ na efektywność i wydajność pracy w firmie. Koncentrując się na formalnościach zapominamy o obowiązkach związanych z bieżącą obsługą klientów, rozwojem i realizacją kolejnych projektów. Dokument KP w formie elektronicznej wystawia się znacznie szybciej, a ponadto może on zostać wysłany do klienta drogą e-mailową.
We współczesnym świecie, kiedy bardzo wiele procesów w obrocie gospodarczym zostało zautomatyzowanych, to bez wątpienia bardzo wygodne i oszczędne pod każdym względem rozwiązanie. Przede wszystkim oszczędzamy czas, który jest kluczowym aspektem każdego biznesu. Po drugie, oszczędzamy pieniądze (oszczędzamy papier i tusz do drukarki, a to przekłada się na mniejsze wydatki).
Dokument KP wystawisz szybko i bez problemu, korzystając z naszego programu do fakturowania. Co więcej, znajdziesz w nim inne dokumenty, takie jak faktury, rachunki czy też paragony.
