Faktura zaliczkowa

Zapłata za wykonane usługi bądź też nabyte produkty bardzo często jest poprzedzona zaliczką, czyli wpłatą części kwoty całościowej. Najczęściej stosuje się ją w przypadku dużych zleceń i towarów o większej wartości. Ponadto na taką formę zapłaty decydują się przedsiębiorcy we współpracy ze stałymi kontrahentami. W celu zabezpieczenia się przed nieuczciwymi klienta zaleca się jej stosowanie również przy nowych klientach. Korzyści są oczywiście obustronne – sprzedawca ma większą pewność otrzymania całej zapłaty, a klient produktu, który kupuje.

Faktura zaliczkowa jest jednym z tych dokumentów, który stosuje się w obrocie gospodarczym bardzo często. Przedsiębiorcy chętnie korzystają z możliwości udokumentowania wpłaty zaliczki za produkt lub usługę. Ponadto duża kwota za towar często stanowi problem dla nabywcy, który decyduje się na jego zakup tylko w momencie, kiedy będzie miał on możliwość zapłaty na początku część kwoty, a dopiero w późniejszym terminie całości.

Faktura zaliczkowa – definicja

Faktura zaliczkowa jest dokumentem, który potwierdza otrzymanie od kontrahenta zaliczki za usługę lub produkt. Ponadto warunkuje ona zapłatę całości kwoty w uzgodnionym przez obie strony terminie. Powołując się na art. 19a ust. 8 Ustawy o podatku od towarów i usług obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymania przedpłaty. Należy również podkreślić, że faktura zaliczkowa może zostać wystawiona tylko wtedy, kiedy klient prowadzi działalność gospodarczą, a więc obie strony transakcji muszą być podatnikami VAT . Nie można w ten sposób udokumentować wpłaty zaliczki w przypadku sprzedaży towaru osobie fizycznej.

Zgodnie z rozporządzeniem z dnia 1 stycznia 2014 roku faktura zaliczkowa powinna zostać wystawiona:

• nie później niż 15. dnia miesiąca, który następuje po tym miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty za towar lub usługę

• może również być wystawiona nie wcześniej niż 30 dni przed otrzymaniem płatności.

Która z opcji jest korzystniejsza? Nie zawsze jesteśmy w stanie przewidzieć, czy rzeczywiście otrzymamy stosowną zapłatę. Zazwyczaj dotyczy to tych kontrahentów, z którymi dopiero rozpoczynamy współpracę. Lepszym rozwiązaniem jest wystawienie faktury zaliczkowej po otrzymaniu zapłaty.

Faktura zaliczkowa w formie elektronicznej

Oprócz tego, że faktura zaliczkowa może zostać wystawiona tradycyjnie w formie papierowej, istnieje możliwość jest wystawienia w formie elektronicznej, korzystając z programu do wystawiania faktur faktury.pl. W obu przypadkach obowiązkowo powinna zawierać następujące elementy:

• datę wystawienia faktury zaliczkowej

• numer kolejny dokumentu, który jednoznacznie identyfikuje fakturę,

• dane sprzedawcy oraz nabywcy: imiona i nazwiska i ich adresy,

• numery, za pomocą których podatnik i nabywca są zidentyfikowani na potrzeby podatku,

• datę otrzymania całości lub części zapłaty przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi,

• otrzymaną kwotę zapłaty w ramach wpłaty zaliczki

• kwotę podatku

• dane dotyczące towaru lub usługi: nazwę towaru lub usługi, ich ceny jednostkowe netto, ilość, wartość, stawki podatku, kwoty podatku i wartość brutto.

Wystawiamy fakturę zaliczkową krok po kroku

Wystawienie faktury zaliczkowej w programie faktury.pl odbywa się w sposób następujący:

1. Zaloguj się na swoje konto w serwisie. Jeżeli jeszcze go nie posiadasz, zachęcamy do rejestracji. Zajmuje to zaledwie kilka minut, a zyskujesz możliwość wystawiania wielu dokumentów obowiązujących w obrocie gospodarczym w formie elektronicznej.

2. Przejdź do zakładki „Wystaw dokument” i wybierz opcję „Faktura zaliczkowa”.

3. Wprowadź wszystkie niezbędne dane dotyczące produktu lub usługi, sprzedawcy i nabywcy, a także inne pozycje, które są potrzebne, aby faktura zaliczkowa została wystawiona poprawnie.

4. Sprawdź wszystkie dane.

5. Zapisz i wygeneruj fakturę w formie PDF.

6. Teraz możesz ją wysłać do kontrahenta, korzystając z poczty elektronicznej.

O czym jeszcze warto pamiętać?

Przed wystawieniem faktury zaliczkowej w naszym programie, jak też każdej innej, warto uzupełnić bazę kontrahentów, czyli wprowadzić do systemu dane klientów. Dzięki temu czas sporządzania każdego z dokumentów będzie znacznie krótszy, ponieważ nie będzie konieczności wprowadzania każdorazowo wszystkich informacji. Będą one generowane automatycznie.

Ponadto nie zapomnij o uzupełnieniu swoich danych. Skorzystaj z możliwości modułu magazynu, czyli bazy produktów, które są dostępne w Twojej ofercie. Również dane, które ich dotyczą będą generowane przez system.

Czy każdy może wystawić fakturę zaliczkową?

Jak już zostało wspomniane, faktura zaliczkowa może być wystawiona tylko wtedy, kiedy nabywca jest podatnikiem VAT, prowadzi działalność gospodarczą. To jednak nie wszystkie ograniczenia. Zgodnie z uregulowaniami prawnymi faktury zaliczkowej nie wystawia się w przypadku otrzymania zaliczki za wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, świadczone usługi telekomunikacyjne i radiokomunikacyjne, dostawę energii elektrycznej, cieplnej i gazu przewodowego, usługi związane z dostawą wody, usługi ochrony osób, a także usługi stałej obsługi prawnej.

W praktyce oznacza to, że otrzymanie zaliczki we wspomnianych sytuacjach nie powoduje powstania obowiązku podatkowego.

Zaliczki – dlaczego warto

Zalety zaliczki są chyba znane każdemu. Dostrzec je można zarówno z punktu widzenia sprzedawcy, jak również nabywcy. Jest to zabezpieczenie dla obu stron, chroni przed nieuczciwymi i niewypłacalnymi kontrahentami. Sprzedawca w ten sposób ma większą pewność, że otrzyma stosowną zapłatę za produkt lub usługę. W przeciwnym razie kontrahent może zostać pociągnięty do obowiązku prawnego. Nabywca może w ten sposób rozłożyć dużą sumę pieniędzy na mniejsze, nie płaci jednorazowo całej kwoty. Jednocześnie ma potwierdzenie, że zakupił towar i powinien go otrzymać.

A dlaczego to faktury zaliczkowe w formie elektronicznej są korzystniejszym wyborem? Przede wszystkim oszczędzamy czas i pieniądze, wystawiane są znacznie szybciej i nie ma konieczności ich drukowania oraz wysyłania pocztą tradycyjną. W formie PDF dostarczamy je do kontrahenta, korzystając z poczty elektronicznej.