Magazyn w firmie również podlega pewnym zasadom, które zawarte zostały w ustawie z 29 września 1994 o rachunkowości.
Znajdziemy w niej informacje na temat dokumentowania ruchu w magazynie tego na zewnątrz, czyli dokumenty rozchodowe, jak również dokumenty przychodowe, dotyczące przepływu towaru do magazynu.
W obrocie gospodarczym istnieje kilka takich dokumentów, wśród których znajduje się dokument PZ.
Dokumentowanie ruchu magazynowego jest istotne z kilku powodów.
Przede wszystkim zwiększa kontrolę nad ilością produktów, które są składowane w magazynach, minimalizujemy wówczas ryzyko błędu dotyczącego niezgodności stanu magazynu ze stanem rzeczywistym, co często wykazane zostaje podczas przeprowadzania inwentaryzacji. Ze względu na kierunek przepływu towaru wyróżniamy dokumenty magazynowe, które dotyczą ruchu do magazynu i z magazynu. Dokument PZ zaliczamy do pierwszej grupy, czyli dokumentów przychodowych.
Dokument PZ – czym jest ten dokument przychodowy?
Dokument PZ należy do jednego z najczęściej stosowanych dokumentów magazynowych w obrocie gospodarczym. Dotyczy on przyjęcia towaru z zewnątrz, a więc jego zadaniem jest dokumentowanie, jaki rodzaj towaru, w jakiej ilości, o jakiej wartości i skąd został przyjęty do magazynu. Wystawiany jest on często na podstawie faktury, która jest potwierdzeniem zakupy danego produktu.
Czy wystawianie dokumentu PZ jest obowiązkowe? Otóż nie, nie ma obowiązku wystawiania dokumentu PZ. Firma może jako dokumentację magazynową wykorzystywać dokumenty handlowe, czyli faktury oraz rachunki. Wielu przedsiębiorców jednak decyduje się na korzystanie z takiej formy dokumentacji, gdyż wprowadza ona pewien porządek w przepływie informacji pomiędzy poszczególnymi jednostkami firmy.
Dużym udogodnieniem dla osób odpowiedzialnych za stany magazynów jest możliwość wystawiania dokumentu PZ w formie elektronicznej, tzn. przy pomocy programu do wystawiania faktur faktury.pl. W ten sposób unikamy konieczności ręcznego wypisywania druków oraz dostarczania odpowiednich dokumentów do kontrahenta np. tradycyjną pocztą lub osobiście.
Druk online wysyłany jest na wskazany przez niego adres e-mail, co znacznie skraca czas całej operacji, jak też minimalizuje koszty z tym związane.
Wystawiamy dokument PZ online
Pierwszym krokiem jest rejestracja w programie faktury.pl. Jeżeli jeszcze nie masz konta, zachęcamy do jego założenia. Zajmuje to zaledwie kilka minut i już od razu po tej operacji możesz wystawiać swoje pierwsze dokumenty.
Dokument PZ, jak wszystkie inne, znajdziesz w zakładce „Wystaw dokument”. Wybierasz opcje „dokument PZ”. Następnie musisz wypełnić wszystkie informacje, które są koniecznie, aby druk został wystawiony zgodnie z obowiązującym prawem:
numer kolejny dokumentu PZ
datę jego wystawienia, jak również przyjęcia towaru
oznaczenie towaru, czyli indeks materiałowy. Można również nadać mu numer identyfikacyjny, ułatwiający rozpoznanie danej serii ładunkowej
cenę jednostkową oraz wartość przyjmowanego towaru
ilość przyjętego towaru
dane obu stron, czyli dostawcy i odbiorcy
Masz możliwość skorzystania z opcji „załaduj dane nabywcy” i „załaduj dane sprzedawcy”. Co to oznacza? W przypadku kiedy dane Twojego kontrahenta zostały już wprowadzone do systemu, czyli bazy kontrahentów, nie musisz ich uzupełniać samodzielnie. Możesz je załadować automatycznie, natomiast program sam wprowadzi niezbędne informacje.
Przy wystawianiu dokumentu PZ niezwykle przydatny jest moduł magazynu. Otóż dzięki niemu możesz zarządzać swoimi towarami, kontrolować stan wszystkich wprowadzonych do systemu magazynów i tym samym mieć większą świadomość tego, jak wyglądają Twoje postępy w sprzedaży. Również w tym przypadku towary są wprowadzane do systemu, a więc również informacje przy wystawianiu dokumentu PZ mogą zostać uzupełnione automatycznie.
Dokument PZ stosowany jest zarówno przy zakupie, jak też nieodpłatnym przyjęciu towaru. Jest on sporządzany przez pracownika magazynu koniecznie na podstawie dokumentu, który potwierdza dostawę, czyli najczęściej jest to faktura, ale ważną rolę odgrywa także w przypadku dostaw niefakturowych. Podstawą do wystawienia dokumentu PZ może być również dokument WZ lub też zamówienie zakupu.
Dokument PZ w formie elektronicznej – korzystne rozwiązanie
Dlaczego coraz więcej firm decyduje się na prowadzenie dokumentacji firmowej właśnie w takiej formie? Przede wszystkim w programach do wystawiania faktur dostrzegają bardzo duży potencjał, jeżeli chodzi o wsparcie w zarządzaniu całym przedsiębiorstwem. Takie programy, jak faktury.pl, nie ograniczają się tylko do podstawowych dokumentów, czyli faktur oraz rachunków. Mamy do wyboru niekiedy rzadziej stosowane w obrocie gospodarczym druki.
Dokumenty magazynowe, w tym również dokument PZ, mają na celu umożliwienie prowadzenia rzetelnej i bardziej przejrzystej ewidencji magazynowej, która będzie dostarczała ważnych informacji na temat ilości i wartości towarów, jakie znajdują się w magazynach. Jest to szczególnie pomocne w sytuacji, kiedy firma posiada więcej niż jeden magazyn.
Dokument PZ w formie elektronicznej to korzystne rozwiązanie w pierwszej kolejności ze względu na wygodę. Wprowadzanie danych do systemu i natychmiastowe generowanie dokumentu trwa kilka minut i można operację tę wykonać praktycznie z dowolnego miejsca, potrzebujemy jedynie dostępu do komputera i Internetu. Ponadto automatyzacja wielu procesów usprawnia działanie i nie ma konieczności każdorazowo podawania wszystkich danych kontrahenta i sprzedawcy.
Ponadto dokument PZ wysyłany jest do drugiej strony transakcji drogą e-mailową, co jest wygodniejsze i na pewno pozwala zrezygnować z archiwizacji dokumentów w tradycyjnej formie. Warto jeszcze wspomnieć o kosztach, które także znacznie zostają ograniczone. Oszczędności dostrzeżmy w wydatkach na papier do drukarki, tusze oraz opłatach pocztowych.
Dokument PZ nie jest dokumentem obowiązkowym, jednak korzystanie z niego przynosi przedsiębiorcom wymierne korzyści. Rzetelne prowadzenie dokumentacji magazynowej to lepsza organizacja i tym samym skuteczniejsza kontrola stanów magazynowych, a zatem majątku firmy.
