W obrocie gospodarczym istnieje wiele różnych dokumentów, które potwierdzają odpowiednie działania, jakie zostały poczynione na rzecz innych podatników VAT lub też klientów.
Zdarza się również, że to firma dokonała pewnych transakcji i tym samym dokonała wypłaty z kasy.
W tym przypadku również dokumentujemy daną czynność, wykorzystując do tego dokument KW, czyli dowód wypłaty.
Dowód wypłaty – jak go poprawnie sporządzić?
Dlaczego „dowody” w firmie są tak istotne? Zastanawiając się, w jakim celu właściwie przedsiębiorcy są zobowiązani do dokumentowania każdego podjętego przez siebie działania, nie można zapomnieć o tym, że jest to uwarunkowane prawem podatkowym. Każdy podatnik VAT ma pewne zobowiązania w stosunku do ZUS i US, co oznacza, iż musi wywiązać się z obowiązków, które zostały na niego nałożone z tytułu podatnika VAT.
Urząd ma w ten sposób pełen obraz historii podatkowej danej firmy, a sama firma może w razie jakichkolwiek problemów wesprzeć się dowodem, że wszystko zostało poczynione zgodnie z prawem.
Faktura, dowód wypłaty, dowód wpłaty, rachunek, zaliczka… wszystko to odgrywa bardzo istotną rolę również w relacjach pomiędzy sprzedawcą i nabywcą. Dokument jest dowodem, potwierdzeniem, że zamówienie zostało zrealizowane, produkt wydany, opłata uregulowana. Dzisiaj już niewiele firm decyduje się na prowadzenie biznesu bez wystawiania odpowiednich dokumentów, jest to oczywiście niezgodne z prawem i na przedsiębiorcę mogą zostać nałożone właściwe kry.
Co to jest dowód wypłaty?
Jednym z dokumentów, jaki jest stosowany w obrocie gospodarczym jest dowód wypłaty. Inna jego nazwa to dokument KW, czyli po prostu „kasa wydała”. Już sama nazwa wskazuje na jego przeznaczenie i cel, w jakim jest stosowany.
Dowód wypłaty jest dowodem kasowym i oznacza wypłatę gotówki z kasy. Sporządzany jest on w dwóch egzemplarzach, podobnie jak dowód wpłaty. Dlaczego? W wielu przypadkach jest to jedyny dowód, że druga strona otrzymała od nas odpowiednią kwotę pieniędzy. Dokument ten jest więc ważniejszy dla strony wypłacającej gotówkę, jednak także stron, która ją otrzymuje, powinna taki druk otrzymać.
Dokument KW można wypełnić, korzystając z jednej z dwóch możliwości. Tradycyjnie można udać się do sklepu papierniczego i zakupić właściwy „bloczek”. Następnie wypełniany jest on ręcznie, a jak wiadomo dzisiaj dążymy do maksymalnego automatyzowania wszelkich działań podejmowanych w firmie, chcemy ułatwiać sobie czynności, które musimy, jak też które powinniśmy wykonać. Takie ręczne wypełnianie druku jest więc pracochłonne, niepraktyczne i na pewno bardziej kosztowne niż druga opcja, czyli wystawianie dokumentu KW przy pomocy programu do fakturowania. Metoda ta już zyskała dużą popularność w naszym kraju, wystawianie faktur elektronicznych już nie zaskakuje. Firmy czerpią z tego mnóstwo korzyści, a nabywcy produktów, korzystający z ich usług, mogą liczyć na szybszą realizację zlecenia.
Dowód wypłaty online pozwala nie tylko szybciej stworzyć właściwy dokument, ale także umożliwia kontrolowanie podejmowanych przez nas działań. Nie potrzebujemy dodatkowych druków, jak też miejsca w biurze na archiwizację dokumentów, nie potrzebujemy też częstych wizyt na poczcie w celu wysłania faktury, dokumentu KW, rachunku czy zaliczki do naszego kontrahenta. Wszystko odbywa się z dowolnego miejsca – biura, domu, hotelu, restauracji – potrzebny jest jedynie komputer, dostęp do Internetu i oczywiście program do wystawiania faktur faktury.pl,
Jak wystawić dokument KW w formie papierowej?
Tradycjonaliści potrzebują więcej czasu, aby przekonać się do nowo wprowadzanych zmian i nowocześniejszych technologii. Z innowacji korzystają tylko wtedy, kiedy muszą, albo kiedy zaistnieje taka konieczność. Czy to dobrze? Problem polega na tym, że przez brak zaufania do tego co nowe spowalnia ich, pozostają w tyle za konkurencją, stawiającą coraz większe kroki naprzód.
Są jednak jeszcze tacy przedsiębiorcy, którzy dokument KW wystawiają w sposób tradycyjny i ma on formę papierową. Muszą się na nim znaleźć następujące elementy:
kolejny numer dowodu wypłaty
data wystawienia dokumentu
miejscowość
informacje dotyczące firmy wypłacającej gotówkę oraz osoby, która otrzymała gotówkę (może być to kontrahent, pracownik lub partner biznesowy)
cel, w jakim została wypłacona gotówka
wysokość wypłaty
dwa podpisy – osoby wypłacającej gotówkę oraz osoby, która ją otrzymała.
Jak już zostało wspomniane dowód wypłaty powinien być sporządzony w dwóch egzemplarzach – jeden dla wypłacającego, a drugi dla otrzymującego gotówkę. Należy go wręczyć drugiej stronie w momencie, kiedy pieniądze zostają wypłacone z kasy i następnie jej przekazane.
Można również taki druk dostarczyć kontrahentowi czy pracownikowi, wysyłając go drogą pocztową.
Czy to wygodne? Niekoniecznie!
Należy sobie uświadomić, że to przez takie działania – brak odwagi spróbowania czegoś nowego – marnujemy czas i pieniądze, swoje oraz naszych klientów, kontrahentów i pracowników.
Jak wystawić dowód wpłaty w formie elektronicznej (online)?
Szanując czas i pieniądze swoje, swoich pracowników i kontrahentów, z pewnością wybrać warto drugą opcję wystawiania dowodów wypłaty, czyli program do wystawiania faktur online. Korzystając z niego, możemy szybko i taniej wygenerować odpowiednie dokumenty, a następnie wysłać je do nabywcy naszego towaru lub też osoby, która otrzymała wypłacone przez nas pieniądze.
Ponadto, nie ma konieczności każdorazowo wpisywania wszystkich danych swoich i kontrahentów. W programie faktury.pl istnieje możliwość stworzenia Listy Kontrahentów. Przy wystawianiu dowolnego dokumentu wystarczy załadować kontrahenta. Jeżeli po raz pierwszy wystawiamy dla niego dowód wypłaty czy inny dokument, zapisujemy wprowadzone informacje.
Jeżeli chodzi o elementy, które powinny znaleźć się na dokumencie KW w formie elektronicznej, to są one takie same, jak w przypadku formy papierowej, czyli:
kolejny numer dowodu wypłaty
miejscowość oraz data wystawianego dokumentu
dane firmy wypłacającej gotówkę oraz strony, która ją otrzymała
cel, w jakim została wypłacona gotówka
wysokość wypłaty
Po wystawieniu dokumentu generujemy PDF i wręczamy drugiej stronie lub wysyłamy na wskazany adres e-mail. Proste, prawda?
