NOTA KSIĘGOWA

Najczęściej stosowanym i również najpopularniejszym dowodem księgowym jest oczywiście faktura. To ona funkcjonuje w obrocie gospodarczym praktycznie w każdej firmie, szczególnie kiedy mamy do czynienia z transakcją, jaka zachodzi pomiędzy dwoma przedsiębiorcami. Istnieje jednak możliwość dokumentowania operacji w firmie przy pomocy innych dokumentów. Wśród nich znajduje się nota księgowa, która jest nazywana również notą obciążeniowo-uznaniową. Czym jest ten dokument? W jakich sytuacjach i okolicznościach można z niego skorzystać? Z czym związane jest jego wystawienie? Przekonajmy się!

Nota księgowa stanowi jeden z tych dokumentów, który może być uznawany za dowód księgowy, czyli może stanowić podstawę do zapisów w księgach rachunkowych. Przypomnijmy sobie jednak, jakie elementy powinien posiadać dokument, aby mógł być dowodem księgowym.

Zgodnie z Art. 21 ust. 1 dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Co to jest nota księgowa?

Jest to uniwersalny dowód księgowy, który stosowany jest w rozliczeniach między partnerami biznesowymi. Nota księgowa sprawdza się w sytuacjach, kiedy konieczne jest udokumentowanie transakcji, nie podlegającej opodatkowaniu VAT. Przykładami takich okoliczności są:

• obciążenie dłużnika naliczonymi odsetkami od niezapłaconych zobowiązań

• poprawa pomyłek i błędów, jakie zostały popełnione w wystawionych wcześniej dowodach księgowych

• żądanie wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela

• uznanie wierzyciela odszkodowaniem lub odsetkami naliczonymi od niezapłaconych zobowiązań.

Trzeba jednak pamiętać, że nota księgowa może być wykorzystana tylko wtedy, kiedy przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie mają zastosowania, a zatem nie może nią być dokumentowana transakcja dostawy towarów, dla których konieczne jest stosowanie faktur lub rachunków. Przykładem transakcji, w której można skorzystać z noty księgowej jest przykładowo uzyskanie zwrotu poniesionych kosztów na realizację jakiegoś projektu.

Nota księgowa online

Czy wiesz, że w programie do wystawiania faktur możesz również wystawić notę księgową? Obok powszechnie stosowanych dokumentów księgowych we wzorach druków znalazły się te, które są mniej popularne, jednak również stosowane w obrocie gospodarczym. Masz konto w programie faktury.pl? Jeżeli tak, możesz się zalogować, przejść do zakładki „Wystaw dokument” oraz wybrać opcję „nota księgowa”. Jeżeli jeszcze nie jesteś zarejestrowany, zachęcamy do założenia konta, trwa to zaledwie kilka minut.

Nota księgowa, jak każdy inny dokument w obrocie gospodarczym, aby mógł być dowodem księgowym, musi zawierać odpowiednie elementy:

• numer kolejny noty księgowej

• datę wystawienia dokumentu

• dane obu stron transakcji – nabywcy towaru i sprzedawcy

• dane dotyczące usługi lub produktu, w tym: nazwa, ilość, jednostka miary, cena netto, VAT, cena brutto, kwota netto i brutto oraz kwota VAT

• łączną kwotę, jaką należy zapłacić za produkty lub usługi

Warto wiedzieć, że w programie faktury.pl nota księgowa może być wystawiona jeszcze szybciej i łatwiej. Wprowadź do systemu dane swoich kontrahentów, możesz do robić na bieżąco, i przy wystawianiu kolejnego dokumenty skorzystaj z opcji „załaduj dane nabywcy”. W ten sposób nie musisz samodzielnie wypełniać wszystkich pozycji, program zrobi to za Ciebie. Podobnie jest w przypadku produktów, które możesz wprowadzić do systemu w ramach modułu magazynu.

Po wypełnieniu noty księgowej, zapisz dokument w formie PDF i wyślij go do swojego kontrahenta. Pamiętaj, aby jeden egzemplarz zapisać na dysku swojego komputera. Obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej trwa 5 lat, niezależnie do tego, czy archiwizujemy ją w formie papierowej czy elektronicznej.

Nota księgowa, a księga przychodów i rozchodów

Już wiesz, że nota księgowa może być dowodem księgowym, na co pozwala jej forma, w jakiej jest wypełniana. Zawiera wszystkie dane, które są wymagane, aby dokument mógł być podstawą do zapisów w księdze przychodów i rozchodów.

Nota księgowa jest uznana za inny dowód księgowy i jednocześnie stanowi podstawę do zapisów w księdze przychodów i rozchodów. Ważne jednak jest to, że podstawą zapisów w podatkowej księdze może być nota księgowa, która została otrzymana od kontrahenta lub jemu przekazana, ale tylko taka, która została sporządzona w celu skorygowania zapisu, jakie dotyczyły operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego. Co zatem w pozostałych sytuacjach? Nota księgowa może stanowić dowód księgowy, ale dodatkowo musi zostać potwierdzona wyciągiem bankowym bądź też stosowną umową.

Nota księgowa nie jest wystawiana tak często jak rachunki czy faktury, jednak funkcjonuje w obrocie gospodarczym. W programie do wystawiania faktur zgromadzono zatem nie tylko te wzory, które są stosowane najczęściej, ale też te, które mogą przydać się przedsiębiorcom oraz ułatwić im w wielu okolicznościach dokumentowanie transakcji. Cały program jest bardzo intuicyjny, a interfejs niezwykle przejrzysty. Wiele działań zostało zautomatyzowane, jak np. uzupełnianie danych kontrahenta. Nota księgowa wystawiona w formie elektronicznej stanowi korzyści dla obu stron transakcji. Sprzedawca oszczędza czas i koszty, jak również nie ma obowiązku archiwizacji dokumentów w niewygodnych teczkach, a na dysku komputera. Nabywca otrzymuje dowód księgowy natychmiast po jego wystawieniu na podany przez siebie e-mail. Również on dokumentację księgową może przechowywać w formie elektronicznej.