Faktura online

Faktura online jest w pełni akceptowalną przez polskie prawo formą wystawiania dokumentu sprzedażowego przez przedsiębiorców. Dzięki zmianom prawnym wprowadzonym w 2005 roku z późniejszymi nowelizacjami, nie musimy już sporządzać faktur papierowych, a odbiorca nie ma obowiązku ich drukowania i ewidencjonowania w tradycyjny sposób. Możemy dziś wystawiać faktury elektroniczne i przesyłać je do klientów na wskazany adres mailowy. Najszybszym sposobem wystawiania faktury online jest bez wątpienia skorzystanie z oprogramowania internetowego. Jeden z najlepszych tego typu systemów znajdziemy pod adresem www.faktury.pl.

Jakie dane powinny się znajdować na fakturze online?

Faktura elektroniczna, aby mogła zostać uznana za prawidłowo wystawioną, powinna zawierać analogiczne dane jak faktura tradycyjna. Wyjątkiem w tym przypadku jest jednak brak obowiązku zamieszczania podpisu – zarówno pisemnego, jak i elektronicznego. Warto pamiętać o tym, że na fakturze online nie może zabraknąć:

danych identyfikacyjnych (nazwy firmy oraz NIP-u) oraz adresowych obu stron transakcji (sprzedawcy oraz nabywcy),

unikalnego numeru faktury,

daty wystawienia oraz nazwy miejscowości,

daty dostawy towarów lub wykonania usług,

ostatecznego terminu płatności,

nazwy towarów lub usług będących przedmiotem zamówienia,

jednostki miary oraz ilości,

ceny jednostkowej brutto zamówienia,

wartości całkowitej brutto,

wartości netto,

stawki podatku VAT oraz wyliczonej kwoty podatku,

preferowanego sposobu płatności,

wysokości ewentualnych rabatów.

Dodatkowo na fakturze może znaleźć się numer rachunku bankowego, na który chcemy, aby zostały przesłane pieniądze. Istnieje także możliwość wpisania dodatkowych uwag – np. dotyczących miejsca i terminu dostawy, czy informacji na temat opakowania. Osoby samozatrudnione muszą dodatkowo pamiętać o wpisaniu liczby godzin, które poświęciły pracy w celu realizacji zamówienia. Taki obowiązek spoczywa na nich w związku z zapisami najnowszej ustawy o osobach samozatrudnionych, dotyczącej minimalnej stawki godzinowej za wykonywaną pracę.

Dlaczego warto zadbać o czytelną numerację faktur?

Wystawiając fakturę pamiętaj o tym, aby zachować jednolity format numeracji faktur. Dzięki temu znacznie łatwiejsza będzie późniejsze ich ewidencjonowanie. W systemie faktury.pl możesz wybrać jeden spośród wielu formatów – np. numer/rok, numer/miesiąc/rok, numer/rok/typ, numer/dzień/miesiąc/rok, numer/rok/miesiąc nazwa etc.

W jaki sposób wystawić fakturę online?

Oprogramowanie faktury.pl pozwala wystawić fakturę dosłownie w kilka minut. Wystarczy dokonać rejestracji na stronie, zalogować się, a następnie przejść do zakładki „wystaw dokument”. Po założeniu konta, aż przez 30 dni będziemy mogli korzystać bezpłatnie z pełnych funkcjonalności. Pozwoli to podjąć świadomą decyzję, czy chcemy korzystać z tego programu na stałe. Po zalogowaniu wybieramy opcję „faktura”, pro forma, faktura zaliczkowa, korekta itd. - w zależności od tego, jaki rodzaj dokumentu sprzedażowego zamierzamy utworzyć.

Naszym oczom ukaże się elektroniczny formularz, którego wypełnienie jest proste, szybkie i intuicyjne. Zostanie nam zaproponowany domyślny format numeracji, jednak możemy w łatwy sposób go dostosować do własnych preferencji. Wystarczy w tym celu kliknąć na znak koła zębatego. Zdołamy oszczędzić sporo czasu, jeżeli skorzystamy z opcji automatycznego pobrania danych o naszym kontrahencie z bazy GUS. Aby tego dokonać, wystarczy podać numer NIP lub REGON przedsiębiorstwa, na rzecz którego wystawiamy fakturę online. Dane kontrahentów będą się automatycznie zapisywać w bazie programu. Będziemy mogli je błyskawicznie wczytywać, chcąc wystawić w przyszłości fakturę dla tego samego klienta. Zdołamy także zapisywać i następnie zamieszczać na fakturze nazwy produktów oraz usług.

Formularz fakturowania w serwisie faktury.pl zawiera wszystkie wymagane dane, których wskazanie jest niezbędne, aby dokument nie został zakwestionowany przez organy podatkowe. Nie musisz się także martwić o to, że czegoś zabraknie na skutek zmian w prawie. System jest na bieżąco aktualizowany z uwzględnieniem najnowszych nowelizacji ustaw.

Wyliczanie kwoty do zapłaty oraz podatku w systemie faktury.pl

Ręczne sporządzanie faktur rodzi ryzyko nie tylko literówek, lecz także błędów w obliczeniach. Dzięki skorzystaniu z oprogramowania do fakturowania online, wreszcie unikniesz takiego ryzyka. Program automatycznie wyliczy kwoty brutto i netto oraz wartość podatku VAT. Wystarczy, że wskażesz stawkę podatku, wybierając jedną z domyślnych opcji lub definiując własną stawkę. Możesz również skorzystać z wielu innych opcji konfiguracyjnych – między innymi pozwalających zmienić walutę na fakturze.

Szereg opcji dodatkowych

Korzystając z oprogramowania do wystawiania faktur online, możesz także przekazać kontrahentowi wiele innych ważnych informacji. Poinformujesz go o metodzie i adresie dostawy, przekażesz dane dotyczące opakowania, zamieścisz na fakturze zdjęcia produktów czy przekażesz dowolne uwagi. Możesz ponadto korzystać z wielu wariantów szablonów graficznych faktury elektronicznej, a także w dowolny sposób konfigurować zawartość stopki oraz nagłówka. Ostatecznie nic nie stoi na przeszkodzie, aby do faktury dołączyć dodatkowe pliki czy jednocześnie utworzyć pro formę, fakturę zaliczkową, ofertę handlową, formularz zamówienia, notę korygującą czy paragon. Każdy dokument sprzedażowy zdołasz zapisać jednym kliknięciem do formatu PDF.