KP (dokument "Kasa Przyjęła") - jak wystawić dowód wpłaty?

Każda firma musi wystawiać wiele dokumentów - przede wszystkim tych potwierdzających sprzedaż lub zakup jakichś towarów/usług. Niestety, wystawianie dokumentów nie jest wcale łatwą czynnością - tym bardziej jeśli tworzy się ich dużo. Należy pamiętać jakie informacje muszą się gdzie znaleźć, jak ma się prezentować ostatecznie dany dokument (jaki jest wzór jego tworzenia), jak również wiele rzeczy wyliczać. Nie dziwi więc, że jeśli tworzy się podobne pisma w pośpiechu (a to czasem konieczne w pracy), łatwo o pomyłkę. Żeby więc ułatwić życie wielu przedsiębiorcom, powstał program faktury.pl do wystawiania dokumentów online - w gotowych wzorach, gdzie należy jedynie wypełnić odpowiednie rubryki. Jednym z dokumentów, które można tu wystawić jest dokument KP - czyli dowód wpłaty. KP to skrót od nazwy "Kasa Przyjęła", który to dokument wystawia się, gdy klient dokona opłaty gotówkowej za jakiś towar czy na poczet jakiejś usługi. Dostępny na stronie https://faktury.pl/wystaw-dokument/kp - KP kasa przyjęła online dokument wystawiany jest w sposób elektroniczny, ale zawsze można go wydrukować. Program umożliwia zresztą wykonanie wielu działań, zdecydowanie ułatwiając pracę. Jak wystawić taki dowód wpłaty?

Czym jest dokument KP?

KP jest skrótem od słów "Kasa Przyjęła". Jest to inaczej dowód wpłaty, dokonanej w kasie danej firmy gotówką - klient chce mieć bowiem potwierdzenie dokonania podobnej zapłaty, a sama firma również musi posiadać jakiś dokument, który na to wskazuje. Dokument KP wystawia się zatem w dwóch egzemplarzach - identycznych. Jeden trafia do klienta, a drugi pozostaje w księgowości danego przedsiębiorstwa. KP podpinane jest później do faktury jako dowód zapłaty.
Żeby taki dokument mógł być uznawany prawnie, musi posiadać kilka niezbędnych elementów. To takie informacje jak:

• numer KP
• miejscowość i data wystawienia dokumentu
• dane sprzedawcy (firmy, która przyjmuje za coś zapłatę)
• dane nabywcy (osoby lub firmy, która za daną usługę lub produkt płaci)
• określenie, za co została uiszczona zapłata
• podanie wysokości wpłaconej kwoty
• podanie rodzaju wpłaty (na przykład czy jest to jedynie zaliczka)
• potwierdzenie wpłaty i otrzymania gotówki (dokonane przez obie strony).

Kiedy wystawiamy dokument KP?

Wiele osób zastanawia się, kiedy podobny dokument należy koniecznie wystawiać. Utarło się bowiem, że na dokumentach informujących o jakiejś transakcji wystarczy umieścić napis "ZAPŁACONO" - choćby i w formie pieczątki, przy której złoży się podpis. Rzeczywiście, nie ma odgórnego wymogu, stwarzającego konieczność wystawiania akurat potwierdzenia KP, jednak wiadomo że klient pragnie mieć jakiś dowód, że rzeczywiście uiścił opłatę. W związku z tym warto wiedzieć, jak taki dokument KP ma wyglądać - klient może bowiem upierać się właśnie przy jego wystawieniu.

Jeśli prowadzi się własną kasę, operacje kasowe muszą być odpowiednio udokumentowane. W przypadku faktur rzeczywiście jednak wystarczy, by widniał na nich napis "ZAPŁACONO". Ponieważ jednak operacje kasowe muszą być zebrane w jedno zestawienie, zwane raportem kasowym, oblicza się go na podstawie wszystkich wystawionych dokumentów KP oraz KW (Kasa Wydała). Wiele firm woli zatem nie mieć zamieszania w papierach i tworzyć właśnie takie dokumenty.

Jakie ułatwienia oferuje program?

Program faktury.pl oferuje wiele ułatwień, dzięki którym wystawianie różnych, ważnych z punktu widzenia przedsiębiorcy dokumentów jest banalnie proste. Na podstronie https://faktury.pl/wystaw-dokument/kp - KP kasa przyjęła online można z łatwością wystawić dokument KP, będący dowodem wpłaty jakiejś sumy przez klienta. Wystarczy wpisać odpowiednie dane do istniejących rubryk (właściwie podpisanych), by program sam wszystko zrobił. Otrzymany w ten sposób dokument możemy wysłać pocztą elektroniczną, wydrukować (tworząc z niego wersję papierową), zapisać, skorygować, przetłumaczyć... Możliwości jest wiele! Możliwe jest nawet utworzenie jednocześnie i innego dokumentu, jak na przykład faktura czy nota księgowa.

Nie wszyscy użytkownicy mają takie same możliwości - na przykład załączniki do dokumentu może dołączyć jedynie ten, kto jest zalogowany. Niewątpliwie jednak w każdym przypadku korzystanie z takiego programu online jest wskazane - możemy bowiem o wiele szybciej wystawić ważne pismo, nie obawiając się, że coś zostało źle wyliczone. Dowód wpłaty można wystawić w dowolnym miejscu, w którym jest internet, błyskawicznie wysłać do klienta, a on równie błyskawicznie go odbierze. Warto też pamiętać, że w ten sposób zyskujemy więcej czasu na inne zajęcia - zamiast poświęcać go na tworzenie dokumentu. Wszystkie kolejne KP będą później zgromadzone w jednym miejscu - można bowiem tworzyć całą, własną listę pism firmowych. Obsługa programu jest intuicyjna - ciężko o pomyłkę, ponieważ wszystko jest świetnie opisane, a panel roboczy bardzo przejrzysty. Jest to więc program przeznaczony dla każdego - również i dla starszych pracowników oraz przedsiębiorców.