Prowadząc własną firmę, bardzo często musimy liczyć się z koniecznością założenia magazynu, w którym składowane będą proponowane przez nas towary.
Może być to magazyn o małej powierzchni oraz niewielkiej ilości produktów, ale również kilka hal magazynowych, w których przechowywane będą tysiące różnego rodzaju towarów.
W ramach prowadzonego magazynu wielu przedsiębiorców decyduje się na dokumentowania ruchu, jaki się w nim odbywa. Istnieje wiele druków, które mają potwierdzać, że np. towar został wydany na zewnątrz.
Jednym z nich jest dokument WZ.
Ruch w magazynie potwierdza wiele dokumentów. W zależności od tego, czego dotyczą, wyróżniamy:
dokumenty, które dotyczą przychodu towarów/materiałów.
PZ (przyjęcie z zewnątrz)
PW (przyjęcie wewnętrzne)
MM (przesunięcie międzymagazynowe)
dokumenty dotyczące rozchodu towarów/materiałów.
WZ (wydanie na zewnątrz)
RW (rozchód wewnętrzny)
MM (przesunięcie międzymagazynowe).
Prowadzenie dokumentacji magazynowej bez wątpienia ma kluczowy wpływ na zarządzanie przepływem towarów. Pozwala ona na bardziej uporządkowane zarządzanie firmą. Wiedza na temat tego, jaki jest stan magazynów, jak szybko realizowane są zlecenia oraz po jakim czasie od zamówienia produkt został wydany na zewnątrz, w wielu przypadkach służy usprawnianiu całego procesu.
Warto wspomnieć, iż wystawianie takich dokumentów minimalizuje ryzyko błędów w ilości towarów w magazynie.
Co to jest dokument WZ?
Jednym z ważniejszych dokumentów magazynowych jest dokument WZ. Potwierdza on wydanie towaru na zewnątrz. W wielu przypadkach to właśnie w pierwszej kolejności sprzedaż dokumentuje się WZ, a następnie dopiero fakturą. Warto jednak pamiętać, że faktura musi zostać wystawiona w terminie, który określony jest przez aktualne przepisy prawa. Funkcjonuje on najczęściej w większych firmach, kiedy nie wszyscy pracownicy są upoważnieni do wystawiania faktur, np. magazynier czy przedstawiciel handlowy.
Dokument WZ nie jest jednak dokumentem obowiązkowym. O tym, czy funkcjonuje on firmie, decyduje jest właściciel, kierownik działu czy inna osoba decyzyjna. Z tego powodu nie do każdej faktury konieczne jest wystawianie tego rodzaju dokumentu. ALE do każdego dokumentu WZ trzeba wystawić fakturę.
Nie jest to również dokument księgowy, dokumentuje jedynie rozchód towarów lub materiałów. Należy jednak wiedzieć, że jest jeden wyjątek, a mianowicie, jeżeli odbiorca towaru wydanego z magazynu, po jego otrzymaniu dokona na nim obrotu jeszcze, zanim otrzyma fakturę, w takiej sytuacji dokument WZ jest dokumentem księgowym.
Jak wystawić dokument WZ w formie elektronicznej?
Dokument WZ do niedawna wystawiany był jedynie w formie papierowej. Przedsiębiorcy korzystali z gotowych wzorów, które były wypełniane ręcznie. Od momentu, kiedy pojawiły się programy do wystawiania faktur, pracowano nad ich doskonaleniem tak, aby można było przy jego pomocy wystawiać również inne dokumenty, aniżeli faktury.
W programie faktury.pl możesz wystawić dokument WZ, wchodząc w zakładkę „Wystaw dokument”. Spośród dostępnych wzorów wybierz opcję dokument WZ. Aby był on poprawnie wystawiony, musi zawierać:
numer kolejny dokumentu WZ oraz datę jego wystawienia
datę wydania towaru
informacje o produkcie, który został wydany z magazynu, jego nazwę i cenę
cenę jednostkową towaru i ilość, jaka została wydana
dane osoby wystawiającej dokument WZ oraz odbiorcy
ewentualnie inne informacje o towarze czy też dotyczące samego działania
Aby uzupełnić wszystkie informacje, można skorzystać z opcji „Załaduj dane nabywcy” i „Załaduj dane sprzedawcy”. Jeżeli dane kontrahenta oraz sprzedawcy zostały wcześniej wprowadzone do systemu, do bazy kontrahentów, to zostaną one uzupełnione automatycznie. Baza kontrahentów jest otwarta, dlatego w dowolnym momencie możesz ją uzupełniać o nowe pozycje.
W przypadku samego towaru istnieje bardzo praktyczna opcja, jak moduł magazynu. To w nim znajdują się wszystkie informacje o towarach. Można stworzyć w programie jeden lub kilka magazynów, w zależności od tego, jak duża jest firma oraz ile magazynów posiadamy. Pozwala on na łatwiejsze i bardziej uporządkowane zarządzanie zasobami magazynowymi, a także kontrolowanie przepływu towaru pomiędzy poszczególnymi jednostkami.
Po wystawieniu dokumentu WZ możemy go wysłać drogą e-mailową do naszego kontrahenta. Unikamy w ten sposób konieczności dostarczania go osobiście lub wysyłania tradycyjną pocztą. Nabywca towaru otrzymuje dokument natychmiast po jego wystawieniu.
Znaczenie dokumentu WZ dla nabywcy towaru
Podatnik, który otrzymuje dokument WZ, może go wykorzystać jako dokument księgowy i ująć go w KpiR. Jest to możliwe, kiedy druk dotyczy zakupu materiałów podstawowych lub towarów handlowych, które dostarczono do firmy bądź dokonano nimi obrotu zanim jeszcze otrzymana została faktura.
Według § 17. 1. zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych powinien zostać wpisany do księgi natychmiast po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu lub też sprzedaży. Trzeba pamiętać jednak o dołączeniu dokumentu WZ do faktury, jeżeli została ona otrzymana w tym samym miesiącu.
Podobnie jest w przypadku, kiedy oba dokumenty zostaną otrzymane jednocześnie. Wtedy jednak dokument WZ nie stanowi dokumentu księgowego.
