Czym są e-faktury i w jaki sposób szybko je wystawiać?
Począwszy od 2015 roku, przedsiębiorcy mają możliwość wystawiania faktur elektronicznych. Stały się one pełnoprawną formą rozliczania należności pomiędzy sprzedawcą oraz nabywcą towarów lub usług.
Począwszy od 2015 roku, przedsiębiorcy mają możliwość wystawiania faktur elektronicznych. Stały się one pełnoprawną formą rozliczania należności pomiędzy sprzedawcą oraz nabywcą towarów lub usług. E-faktura to dokument, który powinien zawierać niemal wszystkie informacje, wymagane w przypadku tradycyjnej faktury papierowej.
Wyjątkiem jest jednak w tym przypadku brak konieczności sporządzania podpisu. Dokument będzie ważny bez adnotacji pisemnej lub elektronicznej. Wystarczy, że zostanie przesłany na adres mailowy klienta lub pobrany prze niego bezpośrednio w systemie online do wystawiania faktur.
Należy jednak pamiętać o tym, że faktura online powinna zostać dostarczona w formacie pliku PDF. Chodzi o to, aby dokument był zabezpieczony przed dokonywaniem zmian czy nanoszenia dodatkowych informacji na etapie po jego wystawieniu. Jeżeli jest to konieczne, wówczas należy wystawić fakturę lub notę korygującą.
Na e-fakturze powinny znaleźć się obowiązkowo takie dane jak:
unikalny numer identyfikacyjny, pozwalający wyodrębnić dokument na tle pozostałych,
nazwa „faktura” „faktura vat” itp.,
informacje identyfikujące obie strony transakcji takie jak NIP, nazwa firmy, a także imię i nazwisko – w przypadku gdy nabywca jest osobą fizyczną,
dane adresowe firmy sprzedawcy,
dane adresowe nabywcy,
data wystawienia e-faktury oraz data sprzedaży (jeżeli się między sobą różnią),
miejscowość wystawienia dokumentu,
nazwa identyfikująca towar lub usługę, której dotyczy faktura,
ostateczny termin opłacenia e-faktury,
jednostka miary (np. sztuki, kilogramy, miligramy etc.),
ilość sprzedanych towarów lub zrealizowanych usług,
cena jednostkowa netto, czyli niezawierająca kwoty podatku VAT,
stawka podatku VAT,
sumaryczna wartość netto wszystkich produktów/usług wyodrębnionych na fakturze,
kwota brutto do uregulowania przez nabywcę.
Poza tym warto na fakturze zawrzeć dodatkowe informacje. W przypadku elektronicznej faktury są to najczęściej metoda zapłaty oraz numer rachunku bankowego, na który należność powinna zostać przelana. Jednocześnie na dokumencie sprzedażowym można zamieścić instrukcje dotyczące na przykład sposobu i miejsca dostawy towaru/realizacji usługi. Na e-fakturze mogą znaleźć się zarazem informacje odnośnie udzielonego rabatu czy upustu.
Przedsiębiorcy zaliczani do kategorii samozatrudnionych są poza tym zobowiązani do zamieszczenia w uwagach liczby godzin, które poświęcili na wykonanie zamówienia. Obligują ich do tego najnowsze zapisy ustawy o minimalnej stawce godzinowej dla pracowników oraz samozatrudnionych.
W jaki sposób błyskawicznie wystawić e-fakturę?
W każdym biznesie czas to pieniądz, dlatego warto w jak największym stopniu uprościć sobie proces sporządzania faktur. Taką gwarancję zyskamy korzystając z elektronicznego systemu do fakturowania online. W tym przypadku nie musimy nawet pobierać oprogramowania na dysk komputera. Wystarczy, że dokonamy rejestracji na stronie usługodawcy i posiadamy dostęp do Internetu. Takie rozwiązanie zwalnia nas z konieczności uciążliwego ewidencjonowania papierowej dokumentacji.
Aktualne prawo daje nam możliwość gromadzenia faktur w systemie do fakturowania, dzięki czemu zyskujemy miejsce w biurze i dbamy o ekologię. E-Faktury – podobnie jak faktury tradycyjne – należy zachować przez okres 5 lat.
Jedna z najlepszych na rynku platform do wystawiania elektronicznych faktur znajduje się pod adresem www.faktury.pl. W tym przypadku rejestracja zajmie nam dosłownie kilka minut, po czym uzyskamy bezpłatny dostęp do pełnej wersji systemu przez 30 dni. Będziemy mogli w tym czasie przetestować wszystkie funkcjonalności i podjąć świadomą decyzję, czy chcemy nadal korzystać z oprogramowania.
Jak wystawić fakturę w systemie faktury.pl?
Po ukończonej rejestracji i aktywacji swojego konta, wchodzimy w zakładkę „Wystaw dokument”, po czym wybieramy interesującą nas pozycję. Możemy wystawić nie tylko zwykłą e-fakturę, lecz także fakturę korygującą, fakturę zaliczkową, proformę, notę korygującą czy ofertę handlową. Naszym oczom wyświetli się elektroniczny formularz, którego pola obejmują wszystkie pozycje faktury wymagane przez ustawodawcę. Nie musimy tracić czasu na ręczne wpisywanie wszystkich danych – możemy na przykład pobrać informacje o naszym kontrahencie z bazy GUS.
Po wystawieniu dokumentu informacje te automatycznie się zapiszą w bazie, podobnie jak wprowadzane nazwy produktów.
System faktury.pl zaproponuje nam domyślny format numeracji, jednak możemy go dowolnie konfigurować po kliknięciu na symbol koła zębatego. Za pomocą oprogramowania zdołamy także wskazać dowolną walutę, a także wybrać interesującą nas stawkę podatku VAT. System automatycznie wyliczy kwotę podatku oraz wartość brutto zamówienia. Nie musimy obawiać się zatem, że pomylimy się przy ręcznych obliczeniach. Jeżeli miałyby miejsce jakiekolwiek zmiany w prawie podatkowym, wówczas platforma zostanie zaktualizowana z ich uwzględnieniem.
Projektuj wygląd e-faktury tak, jak chcesz
Oprogramowanie pozwala także w dowolny sposób projektować wygląd graficzny e-faktury. Możesz korzystać z wielu gotowych szablonów, ustawić własną stopkę i nagłówek, a także dodać logo i dane adresowe firmy. Masz zarazem możliwość dołączenia do dokumentu dowolnego pliku, który chcesz dostarczyć do nabywcy. Fakturę zdołasz w kilka sekund zapisać do formatu PDF, po czym możesz ją wydrukować.
