Zamówienia – jak je złożyć szybko i bez niepotrzebnych komplikacji?

Zanim nastąpi zakup produktu lub zostanie wyświadczona usługa, najczęściej poprzedza je zamówienie, czyli pewnego rodzaju rezerwacja danego towaru lub usługi wraz z terminem. Żyjemy w czasach, kiedy konsumpcjonizm rozwinięty jest na bardzo szeroką skalę. Każdy dąży do pozyskiwania coraz większej ilości dóbr materialnych, a producenci oraz sprzedawcy prześcigają się w pomysłach, jak zaspokoić potrzeby konsumentów i sprostać ich oczekiwaniom. Zamówienia na produktu i usługi stały się normą, są standardem, który nie jest już dla nikogo zaskoczeniem.

Problem może jednak pojawić się w samej dokumentacji całego procesu zamówienia i dokonania transakcji. W mniejszych firmach kontrola stanów magazynów, zrealizowanych zleceń i tych, które dopiero są w trakcie może nie być tak dużym kłopotem, jak przykładowo przy przedsiębiorstwach, które miesięcznie obsługują setki i tysiące klientów oraz kontrahentów. Dążenie do usprawnienia całego procesu jest dla nich jednym z ważniejszych aspektów, jakie towarzyszą budowaniu pozytywnego wizerunku firmy i zaufania wśród klientów i kontrahentów.

Okazuje się, iż również w tym przypadku nowoczesna technologia i nieodłączny element naszego życia, jakim jest Internet, są niezawodne i niezastąpione. Program do wystawiania faktur online faktury.pl pozwala realizować zlecenia poprzez wypełnienie formularza zamówienia, który jest bardzo ważnym etapem w całym procesie współpracy z kontrahentem.

Jak wypełnić formularz zamówienia online?

Wszystkie zamówienia muszą być ponumerowane, to znacznie ułatwia i usprawnia cały proces zarządzania zleceniami oraz pomaga w utrzymaniu porządku w dokumentacji. Niezbędnymi elementami każdego zamówienia online są:

• numer dokumentu – kolejny

• data wystawienia i sprzedaży bądź wykonania usługi

• dane zamawiającego i dostawcy/kontrahenta: imię, nazwisko, adres i numery NIP

• dane odbiorcy i płatnika: nazwa firmy, adres, numer konta i inne dane, o jakie zostaniemy poproszeni przy wypełnianiu formularza

• nazwa i ilość towaru, który jest sprzedawany lub wykonywanej usługi

• cena jednostkowa towaru lub usługi

• łączna wartość netto towarów bądź usług

• suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż

• kwota należna

Zamówienia są zatem zawsze realizowane w ten sam sposób, a formularz, który wypełniamy zawsze zawiera takie same dane i informacje. Program faktury.pl dzięki funkcji Baza Kontrahentów znacznie ułatwia cały proces wystawienia zamówienia. Raz wprowadzone dane kontrahenta mogą zostać zapisane w systemie, a przy następnym zleceniu wystarczy jedynie je załadować, po czym program automatycznie uzupełni wszystkie informacje niezbędne do prawidłowego wystawienia dokumentu.

Ponadto, program posiada moduł obsługi magazynu. Oznacza to, że wszystkie towary, które są dostępne w Twoich magazynach, znajdują się w systemie, oczywiście po wcześniejszym ich uzupełnieniu. Wraz z ich zamówieniem, a następnie sprzedażą, zmienia się stan magazynowy, a Ty może w dowolnym momencie skontrolować ilość poszczególnych produktów, jakie się w nim znajdują.

Przy wystawianiu zamówienia nie ma konieczności wpisywania wszystkich informacji o towarach. Jeżeli skorzystałeś z funkcji magazynu, wystarczy załadować produkt z bazy, po czym dokument zostanie uzupełniony o wszystkie dane, a system automatycznie zmieni stan magazynowy towarów.

Jeszcze więcej usprawnień

Wszystkie wystawione zamówienia dostępne są w systemie, na Twoim koncie. Możesz je sprawdzać, na bieżąco monitorować i tym samym mieć jeszcze większą kontrolę nad stanem magazynów w swojej firmie oraz realizacją zleceń. Zamówienia można również w bardzo prosty sposób „przekształcić” na faktury, rachunki i proformy, a zatem zyskujemy dodatkowo czas, który w biznesie jest na wagę złota.

Cała dokumentacja, czyli zamówienia, faktury, zaliczki, rachunki itd. są archiwizowane nie na półkach Twojego biura, ale w systemie, czyli zajmują znacznie mniej miejsca, tyle, co Twój laptop! Ponadto każda chęć, potrzeba lub konieczność weryfikacji dokumentu, nie musi być związana z wizytą w biurze i godzinnymi poszukiwaniami wśród setek segregatorów i teczek tej jednej, której w danym momencie potrzebujemy. Wystarczy otworzyć program do fakturowania, gdzie znajduje się historia wszystkich zamówień i zrealizowanych transakcji.

Możesz również wygenerować każdy dokument w formie PDF. Wielu przedsiębiorców prowadzi w ten sposób dokumentację firmy na swoim komputerze, tworząc odpowiednie foldery i umieszczając w nich wszystkie faktury i zamówienia poszczególnych kontrahentów. To także możesz zrobić, korzystając z naszego programu. Po pobraniu dokumentu, kontrahent praktycznie natychmiast otrzyma od nas zamówienie lub fakturę, gdyż możliwe jest dokonanie tego poprzez pocztę elektroniczną.

Zamówienia online – korzystnie jest porzucać dotychczasowe nawyki

Nie zawsze, ale bardzo często, zmiany w firmie, w jej funkcjonowaniu i zarządzaniu dają wymierne korzyści. Możliwość usprawnienia procesu realizacji zamówień, przekłada się na wzrost komfortu i wygody pracy. Cały proces odbywa się w jednym programie, od początku (od złożenia zlecenia) do samego końca (wystawienia faktury). Kontrahenci z pewnością docenią sprawną obsługę, a pracownicy znacznie łatwiejsze dopełnianie wszelkich formalności, za które są odpowiedzialni. Monitowanie stanów magazynów zapobiega sytuacji, kiedy brakuje w nich towaru, pomimo że jest dostępny w naszej ofercie. Nieoceniony jest także porządek, jaki wreszcie zapanuje w Twoich dokumentach.

Program do wystawiania faktur i zamówień to ponadto duża swoboda dla przedsiębiorcy. Ma on dostęp do dokumentów niezależnie od tego, gdzie właśnie się znajduje, jest mobilny i sam ma poczucie, iż ewentualne zaległości może nadrobić w domu, nie przesiadując po godzinach w biurze. Z obsługą programu poradzi sobie każdy, ma przyjazny interfejs, a wiele czynność zostało zautomatyzowane – system przejmuje znaczną część obowiązków, które wcześniej należały do Ciebie i Twoich pracowników. To program, który dopasowuje się do Ciebie, Ty decydujesz, z których funkcji korzystasz i jakie czynności ma on wykonywać za Ciebie.