Nota obciążeniowa

W przypadku niektórych dokumentów, które obowiązują w obrocie gospodarczym, występuje kilka nazw, co może być mylące w przypadku początkujących przedsiębiorców. Nota obciążeniowa to dokument, który często nazywany jest po prostu notą księgową. Jest przeciwieństwem noty uznaniowej oraz jest wykorzystywana przy księgowaniu kwot, które nie podlegają opodatkowaniu towaru i usług. Warto wiedzieć, że przy takich transakcjach nie wystawiana jest ani faktura ani rachunek. Czym zatem jest nota obciążeniowa? Kiedy się ją wystawia i czego właściwie dotyczy?

Nota obciążeniowa – definicja

Notę obciążeniową wystawiamy w momencie, kiedy księgujemy kwoty, które nie podlegają opodatkowaniu towaru i usług. Dokumentuje ona zdarzenia gospodarcze, na które nie ma możliwości wystawienia rachunku lub faktury. To wyjątkowy dokument, który obowiązuje w przypadku, kiedy:

• rozliczamy odsetki karne

• dokonujemy rozliczenia kar umownych

• dochodzi do rozliczenia między organizacjami i ich członkami

• dokonujemy rozliczeń wspólnych działań kilku organizacji, co ma miejsce często przy realizacji wspólnych projektów

Nota obciążeniowa ma swoje zastosowanie jeszcze w innych sytuacjach. Można ją sporządzić w celu obciążenia dłużnika naliczonymi odsetkami od niezapłaconych zobowiązań lub też obciążenia kontrahenta karą umowną za nieterminową realizację umowy. Taki rodzaj dokumentu obowiązuje również przy dokumentowaniu żądania wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela lub też przenoszenia kosztów niepodlegających opodatkowaniu na nabywcę.

Czy nota obciążeniowa jest dowodem księgowym?

Odpowiedź na to pytanie znajdujemy w art. 21 ustawy o rachunkowości:

Art. 21 ust. 1

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1). określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) .określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3). opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4). datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5). podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6). stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Oznacza to, że wszystkie dokumenty zawierające powyżej wymienione elementy, można uznać za dowód księgowy. A jak jest w przypadku noty obciążeniowej?

Nota obciążeniowa musi zawierać:

• dzień i miejsce wystawienia noty obciążeniowej

• dane osoby, która notę wystawia: imię i nazwisko, adres, NIP

• dane osoby, do której kierowana jest nota obciążeniowa: imię i nazwisko, adres, NIP

• tytuł „NOTA OBCIĄŻENIOWA”, jak również numer kolejny danego dokumentu

• określenie, co jest treścią noty

• podpisy osoby, która jest uprawniona do wystawienia noty obciążeniowej oraz jej odebrania.

Posiadająctaką wiedzę na temat tego, czym jest dowód księgowy oraz jakie elementy zawiera nota obciążeniowa, możemy stwierdzić, że nota obciążeniowa jest dowodem księgowym.

Nota obciążeniowa w księdze przychodów i rozchodów

W tym przypadku również posłużymy się treścią ustawy:

§ 12 ust. 3

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1). faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub (...)

2). inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

Nota obciążeniowa nie jest fakturą, fakturą RR, rachunkiem czy też dokumentem celnym, jest jednak dowodem, który zawiera elementy, które zostały opisane w punkcie 2 § 12 ust. 3. Z tego wynika, iż jest ona podstawą zapisów w księdze przychodów i rozchodów.

Jak wystawić notę obciążeniową w formie elektronicznej?

Nota obciążeniowa może być wystawiona w formie papierowej lub elektronicznej. Korzystając z programu do wystawiania faktury faktury.pl można ograniczyć wydatki związane z dokumentowaniem transakcji i zaoszczędzić czas, jaki jest potrzebny, aby ręcznie sporządzić notę.

1. Zarejestruj się na stronie faktury.pl. Wystarczy podać adres e-mail oraz hasło

2. Zapoznaj się z możliwościami naszego programu. Wszystkie informacje dostępne są w poszczególnych zakładkach, interfejs jest bardzo intuicyjny, a wszystkie wskazówki opisane w sposób przejrzysty. Poradzisz sobie!

3. Aby wystawić notę obciążeniową, wybierz zakładkę „Wystaw dokument”

4. Następnie wybierz opcję nota obciążeniowa

5. Wypełnij wszystkie wymagane pola, czyli informacje, które musi zawierać nota obciążeniowa

6. Stwórz plik PDF

7. Zapisz go na dysku swojego komputera

8. Wyślij do kontrahenta

9. Gotowe! Twoja nota obciążeniowa nie tylko została sporządzona, ale znajduje się już o kontrahenta, a wszystko to trwało zaledwie kilka minut.

Dla ułatwienia możesz skorzystać z bazy kontrahentów. Wprowadzając dane swoich kontrahentów do systemu, przy wystawianiu dokumentów nie musisz za każdym razem wprowadzać ich danych. Wybierasz opcję „załaduj dane nabywcy”, po czym system sam wypełnia wszystkie niezbędne pola właściwymi danymi. Proste, prawda?

Nota obciążeniowa jest dowodem księgowym, jest również podstawą zapisów w księdze przychodów oraz rozchodów. Wystawiana jest przy księgowaniu kwot, które nie podlegają opodatkowaniu towaru i usług. Może być wystawiana online, mając taką samą wartość jak jej tradycyjna, papierowa forma.