Rodzaje i wzory faktur 

 

Dokumentacja transakcji, jakie mają miejsce w kontaktach biznesowych, zazwyczaj odbywa się przy pomocy faktury.

Jest ona najpopularniejszym dokumentem wykorzystywanym w celu potwierdzenie sprzedaży towaru lub też wykonania usługi, jak również dokonania za nie odpowiedniej zapłaty. Z fakturą najczęściej kojarzymy fakturę VAT, jednak nie jest to jedyny rodzaj tego dokumentu. Obok standardowej faktury przedsiębiorcy wystawiają wiele innych, które są mniej znane, jednak równie istotne. Większość z nich można również wystawić, korzystając z naszego programu faktury.pl. 

Na wstępie warto odpowiedzieć na podstawowe pytanie, czyli w jakich okolicznościach oraz kiedy konieczne jest wystawianie faktur VAT. Najważniejszą zasadą jest: podatnik jest zobowiązany do wystawiania faktur w przypadku sprzedaży lub świadczenia usług na rzecz innego podatnika VAT, czyli najczęściej firmy lub innego przedsiębiorcy. Ponadto jest to konieczne w przypadku sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju w okolicznościach tych samych co przy tradycyjnej sprzedaży. Podatnicy, którzy mają ten obowiązek również przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towaru.

Jakie mamy rodzaje faktur? Jak już zostało wspomniane, najpopularniejsza jest faktura VAT, jednak w kontaktach biznesowych obowiązuje również faktura uproszczona, faktura zw. z VAT, faktura eksportowa, faktura odwrotne obciążenie, faktura VAT zaliczkowa i inne. Każda z nich może być wystawiana w formie tradycyjnej, czyli papierowej lub elektronicznej, wykorzystując program do wystawiania faktur faktury.pl.

Faktura w formie papierowej i elektronicznej – co powinna zawierać?

Niezależnie od tego, w jaki sposób wystawiana jest faktura, zawsze powinna zawierać te same elementy.

Nie powinno w fakturze zabraknąć:

• daty wystawienia faktury

• numeru kolejnego

• danych sprzedawcy i nabywcy, czyli ich imiona i nazwiska, adresy, numery, za pomocą których są oni identyfikowani jako podatnicy VAT

• daty dokonania dostawy, jak również daty otrzymania zapłaty za towar lub usługę

• danych dotyczące towaru lub usługi, czyli ich nazwy, miary i ilości oraz ceny jednostkowej

• kwoty rabatów, o ile takie występują

• wartości dostarczanych towarów lub wykonywanych usług

• stawki podatku

• sumy wartości sprzedaży netto

• kwoty należnej ogółem.

 

Wszystkie te elementy muszą koniecznie znaleźć się na fakturze, zarówno tej w formie papierowej, jak również tej w formie elektronicznej. Ponadto, dotyczy to wszystkich rodzajów faktur. W przypadku programu faktury.pl, procedura ta jest zdecydowanie uproszczona. Otóż, wypełnianie dokumentu, jak też jego dostarczanie do kontrahenta jest łatwiejsze, szybsze i wygodniejsze. Dzięki bazie kontrahentów możliwe jest automatyczne uzupełnianie danych, co sprawia, że wystawianie faktury zajmuje kilkadziesiąt sekund.

Jej dostarczanie do naszego partnera biznesowego odbywa się drogą elektroniczną – nie drukujemy dokumentu, nie kupujemy koperty i nie adresujemy jej, jak również nie udajemy się na pocztę i nie wysyłamy. Kontrahent otrzymuje fakturę na swoją pocztę elektroniczną i tym samym ma ją dostępną praktycznie natychmiast po naszym wysłaniu.

Oprócz tego, cała dokumentacja archiwizowana jest na dysku komputera, a nie w szafkach w biurze, które nie tylko zajmują znaczną część jej powierzchni, ale też utrudniają odnalezienie właściwego dokumentu, który akurat w danym momencie jest nam potrzebny.

E-faktury są więc wygodniejszą alternatywą dla tradycyjnego sposobu fakturowania. Z tego powodu coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na taki sposób dokumentowania transakcji. Program faktury.pl umożliwia wystawianie różnego rodzaju faktur. Przyjrzymy się zatem, jakie rodzaje tego dokumentu obowiązują obecnie w relacjach handlowych.

 

Faktura VAT

Jest najczęściej stosowaną fakturą, jeżeli chodzi o dokumentację transakcji i sprzedaży towaru pomiędzy dwoma firmami, podatnikami VAT. Powinna ona zostać wystawiona do 15 dni od końca miesiąca, w którym odbyła się sprzedaż lub wykonana została usługa. O okolicznościach jej wystawiania wspomniane zostało już wcześniej.

 

Faktura bez VAT

Ten rodzaj faktury dotyczy tych przedsiębiorców, którzy są zwolnieni z VAT. Ci podatnicy mają możliwość wystawiania takiego dokumentu od roku 2014. Faktura bez VAT wystawiana jest na tych samych zasadach co tradycyjna faktura, jednak trzeba pamiętać, że musi się na niej znaleźć informacja o zwolnieniu z podatku.

 

Faktura odwrotne obciążenie 

Faktura odwrotne obciążenie to specyficzny rodzaj faktury. Wystawiana jest w momencie, kiedy to nabywca usługi lub towaru przejmuje obowiązek rozliczania podatku VAT. Mogą z tego skorzystać jedynie Ci podatnicy, którzy zajmują się sprzedażą towarów zamieszczonych na liście w załączniku nr 11 do ustawy o VAT lub świadczeniem usług, które zostały umieszczone na liście w załączniku nr 14. Aby jednak faktura odwrotne obciążenie mogła zostać wystawiona, obie strony transakcji, czyli zarówno sprzedawca, jak i nabywca, muszą być czynnymi podatnikami VAT.

 

Faktura uproszczona 

Jeżeli kwota transakcji nie przekracza 450 zł, można wystawić fakturę uproszczoną. ALE faktury tej nie wystawia się w przypadku dostawy towarów oraz świadczenia usług na rzecz firm z Unii Europejskiej, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i sprzedaży wysyłkowej na terenie kraju.

 

Faktura Pro Forma

Wystawiana jest w celu poinformowania kontrahenta o cenie towaru lub usługi i jest dokumentem pomocniczym, który nie jest wykazywany w KPiR. Ważne jest również to, że wystawienie takiej faktury nie zwalnia podatnika od wystawienia zwykłej faktury. Jest to dokument pomocniczy, nie jest jednak dokumentem księgowym.

 

Faktura zaliczkowa

Wystawiana jest w przypadku, kiedy przedsiębiorca w ramach sprzedawanego towaru lub świadczonej usługi otrzymał od nabywcy odpowiednią kwotę pieniędzy – część całości zapłaty – czyli zaliczkę. Jest to dokumentowane przy pomocy faktory zaliczkowej.

 

Faktura marża

To rodzaj faktury, który stosowany jest przy sprzedaży towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, a także przy usługach turystycznych. Opodatkowaniu podlega kwota marży, która pobierana jest przez sprzedawcę. Czym jednak jest marża? To różnica między kwotą należności, która musi zostać zapłacona przez nabywcę usługi lub produktu, a ceną, jaką uiścił sprzedawca, kupując je od innych dostawców. Należy pamiętać, że faktura marżą musi zawierać informację o rodzaju działalności, np. „procedura marży - towary używane”.

To tylko przykłady faktur, których można wymienić znacznie więcej. Wszystkie wyżej wspomniane, czyli faktura VAT, faktura bez VAT, faktura odwrotne obciążenie czy też faktura marża, a także wiele innych dokumentów można wystawiać przy pomocy naszego narzędzia faktury.pl. Wszystkie je znajdziesz w zakładce: „Wystaw dokument”.