> Porady > Prawo > Faktura z odbiorcą
Faktura z odbiorcą

Faktura z odbiorcą

 

W obrocie gospodarczym istnieje wiele stron transakcji, natomiast właściwie osoby, które uczestniczą w zakupie, dokonaniu opłaty i odbiorze towaru mają inne prawa i obowiązki, a także w inny sposób są oznaczane na fakturach oraz innych dokumentach, które są dowodem podatkowym.

Dotyczy to przede wszystkim sprzedawcy, wystawcy, wynajmującego, nabywcy, odbiorcy, najemcy i kupującego.

W programie faktury.pl można odpowiednio dokonać zmiany stron transakcji i wystawić dokumenty takie, jak np. faktura z odbiorcą.

Kim właściwie są poszczególne jednostki?

Jak powinna zostać prawidłowo wystawiona faktura z odbiorcą?

 

Kto jest kim? Sprzedawca, nabywca, odbiorca…

Wystawiając fakturę, niezbędnymi elementami, które powinny się na niej znaleźć są dane sprzedawcy i nabywcy. Kim oni właściwie są?

Według wielu definicji sprzedawca jest osobą, która ma bezpośredni lub pośredni kontakt z klientem, zajmuje się jego obsługą, dokonuje sprzedaży produktu lub usługi. Uwzględniając prawo podatkowe oraz ustawę o podatku od towarów i usług, należy również uwzględnić w definicji informację, że jest to jednocześnie podatnik, czyli zazwyczaj przedsiębiorca, właściciel firmy. Sprzedawca na fakturze VAT jest więc podatnikiem, firmą, oferującą usługę lub sprzedającą produkt, również jest tak na fakturze z odbiorcą.

Nabywca jest zaś tą stroną transakcji, która nabywa produkt lub usługę. Warto jednak podkreślić, że nie ma znaczenia, czy ostatnie to on będzie korzystał z niego bądź z niej, a nawet czy to on dokona płatności. Jednak to nabywca jest z punktu widzenia podatkowego jedyną stroną transakcji dla sprzedawcy, czyli to jego dane muszą znaleźć się na fakturze, dotyczy to także faktury z odbiorcą.

Kim jest więc odbiorca? To ktoś, kto odpowiada za odbiór towarów lub usług. Nie jest on stroną transakcji w kontekście podatkowym, a umieszczanie jego danych na fakturze nie jest obowiązkowe, chociaż istnieje taka możliwość, jak to jest w przypadku faktury z odbiorcą. Jeżeli chodzi o osobę płatnika, to jest to tak strona, która dokonuje płatności za towar lub usługę i podobnie jak odbiorca nie jest stroną transakcji w kontekście podatkowym.

 

Jak wystawić fakturę z odbiorcą w formie elektronicznej?

Aby móc wystawić fakturę z odbiorcą w programie do wystawiania faktur faktury.pl, należy wcześniej zarejestrować się na stronie, a następnie zalogować na swoje konto. U góry ekranu znajduje się zakładka „Wystaw dokument”. Z dostępnych opcji wybieramy fakturę. Przypomnijmy jeszcze, czym właściwie jest faktura.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o podatku od towarów i usług jest to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej, który zawiera dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Jest to dokument sprzedaży, który stanowi potwierdzenie dokonanej transakcji. Musi zawierać szczegółowe informacje, dotyczące obu stron, sprzedawcy i nabywcy, jak też dane produktów, usług i ich cen oraz stawki VAT.

Faktura z odbiorcą jest zatem dokumentem, który musi spełniać wymagania faktury, zawierać wszystkie informacje, które są niezbędne do jej prawidłowego wystawienia, czyli:

  • datę wystawienia faktury z odbiorcą

  • numer kolejny dokumentu

  • dane sprzedawcy (podatnika) i nabywcy towaru bądź usługi, ich adresy i numery, za pomocą którego są zidentyfikowani na potrzeby podatku,

  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, w sytuacji kiedy, nastąpiła ona przed sprzedażą

  • nazwę towaru lub usługi, ich miarę oraz ilość, cenę jednostkową bez kwoty podatku

  • kwoty rabatów, opustów lub obniżek cen

  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku

  • stawkę podatku VAT

  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, również z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

  • kwotę ogółem

Wszystkie te elementy muszą znaleźć się na fakturze z odbiorcą, jak też na tradycyjnej fakturze VAT. Gdzie zatem powinno się umieścić informację o odbiorcy towaru lub usługi i kiedy właściwie trzeba to zrobić?

Nie ma obowiązku umieszczania odbiorcy na fakturze, jednak w wielu przypadkach wykorzystuje się tę możliwość. Dotyczy to sytuacji, kiedy odbiorca jest inną osobą, niż nabywca towaru bądź usługi. W programie faktury.pl można przy danych nabywcy, pod opcją „załaduj dane nabywcy” wybrać odpowiedni nagłówek, w tym również nagłówek „Odbiorca”. Ponadto pod tabelką ze stawką VAT są opcje, w których można zaznaczyć, kto jest osobą upoważnioną do odbioru oraz kto jest osobą upoważnioną do wystawienia.

Warto skorzystać!

Faktura z odbiorcą przede wszystkim pozwala uporządkować formalności często związane z płatnościami i odbiorem towarów lub usług. Dotyczy to w większości przypadków dużych firm i instytucji, a także spółek. Pamiętaj jednak, że nie masz obowiązku umieszczania informacji o odbiorcy na fakturze, jednak zyskujesz taką możliwość.

Przed wystawieniem faktury z odbiorcą, dobrze jest wprowadzić do systemu dane swoich kontrahentów. Możesz to oczywiście robić na bieżąco, baza kontrahentów jest wciąż otwarta i możesz uzupełniać ją o kolejne firmy, jak tez klientów indywidualnych. W ten sposób przy wystawianiu jakiegokolwiek dokumentu, również faktury z odbiorcą, nie musisz wpisywać wszystkich danych drugiej strony transakcji. Wybierasz „załaduj dane nabywcy”, po czym system automatycznie uzupełnia wszystkie niezbędne do prawidłowego sporządzenia faktury informacje. To wygodne, bardzo praktyczne i oszczędne zarówno dla czasu, jak też pieniędzy rozwiązanie.

Nie należy utożsamiać nabywcy z odbiorcą. Podsumowując, nabywca nabywa towar bądź usługę i niekoniecznie musi z niego korzystać i za niego płacić. To jednak on jest jedyną stroną transakcji dla sprzedawcy z punktu widzenia podatkowego. Odbiorca odbiera towar lub usługę. Również płatnika nie należy utożsamiać z nabywcą, to osoba, która płaci za towar albo usługę. Nabywca może być więc odbiorcą i płatnikiem, jednak istnieją przypadki, kiedy są to zupełnie inne osoby. 

 

 

 

Następny artykuł

Faktura kosztowa
Dodaj komentarz do artykułu Faktura z odbiorcą
Skomentuj