Klient zwraca towar -jaki dokument wystawić? Jak zwrócić towar do magazynu?
Firmy, które zajmują się sprzedażą towarów, albo dostarczają produkty czy półprodukty do innych przedsiębiorstw, muszą się liczyć z możliwością ich zwrotu. Czasami powód może leżeć po stronie takiej firmy, bo na przykład doszło do jakiegoś niedopatrzenia w produkcji, a czasem po prostu klient zmienił zdanie, albo po prostu inaczej sobie wyobrażał daną rzecz. Z pewnych uzasadnionych przyczyn kupujący może zawsze zwrócić całość towaru lub jego część. Nie może się to jednak odbyć bez odpowiedniego udokumentowania poczynionego zwrotu. Jak poprawnie sporządzić taki dokument?
Reklamacja a zwrot towaru - różnice
Wielu osobom wydaje się, że zwrot towaru jest tym samym co jego reklamacja. Warto więc na wstępie wyjaśnić, że reklamacja możliwa jest wówczas, gdy towar nie spełnia oczekiwań - na przykład jest wadliwy. Z kolei zwrot towaru może nastąpić z innych powodów, a właściwie nawet bez powodu - konsument ma na to zwykle 14 dni. Zwrot jest możliwy jedynie za zgodą sprzedawcy. Tymczasem reklamacja jest po prostu jednym z uprawnień konsumenta i sprzedawca musi ją przyjąć, gdy nastąpią przesłanki do wystąpienia o nią.
Zwrot towaru - jak go udokumentować?
Zwrot towaru może być dokumentowany na różne sposoby - zawsze jednak trzeba o tym pamiętać, żeby później uniknąć zamieszania. W końcu ilość posiadanego przez firmę towaru zwiększa się, co należy odnotować. Więcej można na przykład sprzedać komuś innemu. Zamieszania w fakturach pozwoli uniknąć przygotowanie faktury korygującej. Powinien ją wystawić właśnie sprzedawca towaru, odnotowując wszystkie zmiany, jakie nastąpiły. Faktura korygująca jest wystawiana właśnie wówczas, gdy pewne dane, które zostały podane w istniejącej już fakturze, muszą ulec modyfikacji. W razie, gdy towar zostaje zwrócony do firmy, można jednak wystawić także i inny dokument - PZ. Wskazuje on na wykonanie zwrotu do magazynu materiałów od klienta. Taki dokument jest bardzo istotny, ponieważ ilość danego produktu w magazynie zwiększy się - i trzeba to stosownie udokumentować. Dokumenty takie oczywiście można szykować ręcznie, od razu w wersji papierowej, jednak coraz mniej pracowników postępuje w ten sposób. O wiele wygodniej jest skorzystać z gotowych programów do tworzenia dokumentacji, dostępnych online - jak program Faktury.pl. Sposobem na udokumentowanie fachowo poczynionego zwrotu towaru jest również sporządzenie specjalnego protokołu zwrotu. Na końcu takiego dokumentu musi się pojawić informacja czy zwrot ten został przyjęty. Gdy następuje rozliczenie - zwrot należności lub jej części - taki protokół musi zostać wykonany. Warto wiedzieć, że jest też opcja zwrotu towaru o charakterze wewnętrznym - wówczas wystawia się dokument ZWROT WEWNĘTRZNY. Tekst skupia się jednak na zwrocie towaru przez klienta, z zewnątrz.
Zwrot towaru - co powinien zawierać dokument?
Żeby dokument dobrze opisywał dokonany zwrot towaru, musi posiadać wszystkie istotne dane, które dotyczą zarówno samego produktu, jak i okoliczności jego oddania. Przede wszystkim dokument taki musi posiadać odpowiedni tytuł oraz numer, dane dotyczące stron transakcji, nazwę towaru i jego opis, by można go było łatwo rozpoznać, jak też ilość zwracanego towaru i informacje o jego wartości. Kolejne, istotne elementy to data wystawienia dokumentu oraz podpisy stron. Warto również podać wyjaśnienie dlaczego w zasadzie dochodzi do zwrotu towaru.
Sporządzanie dokumentacji w programie Faktury.pl
Korekta może być w łatwy sposób sporządzona w programie Faktury.pl. Wystarczy na głównej stronie kliknąć opcję WYSTAW DOKUMENT, a następnie KOREKTA. Pojawi się wówczas pełna rubryk strona do szykowania faktury korygującej. Liczne opcje pozwalają na poprawienie wielu różnych błędów. Zwrot towaru to zresztą nie jest jedyna sytuacja, gdy można wystawić podobny dokument - podobnie postępuje się gdy dojdzie na przykład do jakichś upustów lub obniżek. Program Faktury.pl pozwala na poprawienie wszystkich danych - powinny się na niej jednocześnie znaleźć wszystkie informacje, które trafiły na fakturę pierwotną, którą trzeba skorygować. Fakturę wyjątkowo łatwo jest skorygować, ponieważ można korzystać z już istniejących danych, ładując je w razie potrzeby z tworzonych baz produktów czy klientów. Sporządzanie protokołu zwrotu towaru także nie będzie stanowić problemu - wystarczy skorzystać z opcji WŁASNY, po wejściu w zakładkę WYSTAW DOKUMENT. Kto posługuje się dokumentem PZ także znajdzie go w zakładce do wyboru. Wszędzie pozostaje jedynie kwestia prawidłowego wypełnienia rubryk.
Program Faktury.pl - pomoc w tworzeniu dokumentów
W każdej firmie konieczne jest wystawianie licznych dokumentów. Kto nie prowadził nigdy działalności, będzie zdziwiony jest jest tego wiele. Oczywiście, im większa firma, tym więcej się tego zbiera, a zatem zajmuje też sporo cennego czasu. Warto jednak w tej chwili skorzystać z pomocy nowoczesnych technologii i wybrać przygotowanie dokumentów w programie online. Faktury.pl to właśnie taki pomocny program do tworzenia dokumentów - faktur, paragonów, korekt, dokumentów PZ, dokumentów KW czy KP, not obciążeniowych, przyjęć z produkcji i innych. Program umożliwia następnie łatwe zapisanie wszystkich dokumentów, ich szybkie wysłanie, wydrukowanie (by mieć także wersję papierową), a nawet przetłumaczenie. Do tego dochodzą takie funkcje jak ustawianie przypomnień, tworzenie baz danych czy konwertowanie. Funkcji jest naprawdę wiele, a kolejne systematycznie dochodzą - Faktury.pl to bowiem program stale unowocześniany.
