KW (kasa wypłaci online) - jak i gdzie poprawnie wykonać dokument?

Każdy przedsiębiorca musi w ramach swojej działalności wystawiać mnóstwo różnych dokumentów - głównie potwierdzających przeprowadzane transakcje. Niektóre opłaty za owe transakcje można uiszczać przelewem, a za niektóre płaci się osobiście - kartą lub gotówką. W przypadku płacenia gotówką zawsze strona płacąca pragnie mieć potwierdzenie, że rzeczywiście owa zapłata miała miejsce. Jest to ważne dla prowadzenia poprawnej księgowości, lecz również ażeby ta osoba/firma nie była stratna. Dokumenty, które służą jako dowód przy takich bezpośrednich, gotówkowych opłatach w kasie to KW oraz KP. KP jest dokumentem znaczącym tyle co "Kasa Przyjęła" i odnosi się do sytuacji, gdy to klient płacił w jakiejś firmie. Dokument KW zaś oznacza tyle co "Kasa Wypłaci" lub "Kasa Wypłaciła". To pismo, które stanowi dowód, że to kasa danej firmy wypłaciła klientowi należność w gotówce. Może być to na przykład zaliczka za zamówienie, albo zwrot w ramach reklamacji czy zadośćuczynienia. Bez względu na to jakie są powody wystawiania dokumentu KW, musi on zostać poprawnie skonstruowany, ażeby był zgodny z prawem. Jakie elementy muszą się w nim znaleźć? I jakie ułatwienia oferuje strona faktury.pl, a konkretnie podstrona https://faktury.pl/wystaw-dokument/kw - kasa wypłaci online? Dlaczego warto tworzyć takie dokumenty w internetowym programie?

Czym jest dokument KW?

Dokument KW jest dowodem kasowym, wskazującym, że kasa danej firmy wypłaciła klientowi wskazaną w piśmie należność. Dokument KW należy wystawiać w dwóch identycznych wersjach, przy czym jedna trafia do owego klienta, a druga pozostaje w firmie. Warto mieć wirtualną wersję tego dokumentu, ponieważ bywa że papiery się gubią. Tymczasem wersja wirtualna może być wielokrotnie kopiowana i zabezpieczana w różnych miejscach. Co nie oznacza oczywiście, że nie można jej również wydrukować, czyniąc z niej wersję papierową. Z pewnością jednak poszukiwanie jakichś dokumentów w wersji wirtualnej jest prostsze - no i są mimo wszystko trwalsze!

Dokument KW można wykonać w wersji papierowej - ręcznie, albo posługując się istniejącymi wzorami. Wypełnianie druczku może jednak zająć trochę czasu, a przy tym łatwo o pomyłkę, gdy w pracy panuje zamieszanie. Nawet w wyliczeniach można się pomylić! Ponieważ można korzystać również z wersji elektronicznej owego wzoru - na przykład na stronie programu online faktury.pl - można również wystawiać dokument KW o wiele szybciej niż kiedyś i bez zbędnych błędów!

Co powinno się znaleźć w dokumencie KW?

Dokument KW powinien zawierać szereg elementów, pozwalających na jego odróżnienie od pozostałych - tak dokumentów innego typu, jak i podobnych do niego, ale odnoszących się do innej wypłaty. W dokumencie KW musimy umieścić przede wszystkim:

• numer dokumentu
• miejscowość oraz datę wystawienia dokumentu
• dane firmy, której kasa wypłaca gotówkę
• dane osoby/firmy, która odbiera w kasie gotówkę
• informacje dotyczące wysokości wypłaty
• informacje dotyczące rodzaju wypłaty (na przykład czy była to zaliczka dotycząca jakiejś umowy itp.)
• obustronne potwierdzenie, że gotówka została wypłacona/odebrana.

Kiedy i po co wystawiać dokument KW?

Dokument KW wygląda podobnie jak dokument KP. Różnicą jest jedynie fakt, że kasa firmy dokonuje wypłaty, zamiast przyjmować wpłatę od klienta/współpracownika. Dokument tego typu jest wystawiany wówczas, gdy ktoś posiada własną kasę gotówkową i umożliwia ona płacenie gotówką. Wszystkie tego typu operacje muszą być w jakiś sposób dokumentowane - a choć nie istnieje konieczność tworzenia właśnie dokumentu KW czy KP (można na przykład zaznaczyć na jakiejś fakturze, że została opłacona), to coraz więcej firm - chcąc mieć porządek w finansach - tworzy właśnie takie pisma.

Jak pomaga program faktury.pl?

Na podstronie https://faktury.pl/wystaw-dokument/kw - kasa wypłaci online istnieje możliwość szybkiego wystawienia dokumentu KW. W ogóle program faktury.pl służy do szybkiego wystawiania dokumentów firmowych, a każda podstrona umożliwia wykonanie innego - choć istnieje możliwość jednoczesnego utworzenia kilku, jeśli tylko zaznaczy się podobną opcję. Podstrona pozwala w szybki sposób wystawić dokument wypłacania jakiejś należności w kasie - wystarczy wpisać odpowiednie dane w umieszczone, podpisane rubryki. Dane te można importować z istniejącego pliku, co jeszcze skraca wszystkie działania. Nie ma mowy o pomyłce, bo w razie potrzeby program dokonuje nawet wszystkich wyliczeń.

Kiedy już utworzymy dokument, możemy go zapisać, wysłać, skorygować, wydrukować, przetłumaczyć. Ponieważ program jest bardzo przejrzysty, nawet osoby starsze, które mają problem z obsługą bardziej zaawansowanych technologii spokojnie poradzą sobie z wystawianiem faktur czy właśnie dokumentów KW. To program, który sprawdzi się w każdym przedsiębiorstwie - i do którego mamy dostęp z dowolnego miejsca, jeśli tylko jest tam internet. Możemy sprawdzać dokumenty nawet w domu, nie mówiąc już o tym, że możliwość kopiowania sprawia, że zmniejsza się ryzyko ich utraty. Warto więc wykorzystać takie udogodnienie!