Faktura proforma, a faktura VAT

Czym jest faktura VAT wie każdy przedsiębiorca, będący czynnym podatnikiem VAT, ma z nią do czynienia na co dzień. Stanowi dowód księgowy, na podstawie którego dokonuje się zapisów w ewidencji księgowej. Jest potwierdzeniem dokonania zapłaty, a zatem wskazuje na przychód firmy. Inaczej jest w przypadku faktury proformy. Nie jest ona dokumentem tak popularnym, jak faktura VAT i również często nie jest stosowany w relacjach biznesowych. Z tego powodu nie każdy przedsiębiorca wie, czym ona właściwie jest, kiedy należy lub można ją wystawić i w jakim celu. W programie faktury.pl mamy możliwość jej sporządzenia, dlatego warto wiedzieć, kiedy można z niej skorzystać.

Sprzedawcy są świadomi, że każdego roku rośnie liczba firm na rynku, które świadczą podobne usługi lub oferują podobne towary. To zmusza ich do bardziej szczegółowych badań rynkowych, nieustannych analiz zmian i monitorowania branży. Na podstawie wszystkich tych działań opracowują nowe strategie działania, plany i projekty, aby udoskonalić swoją ofertę, która będzie wyróżniać się na tle konkurencji.

Czasami jednak to najprostsze rozwiązania okazują się tymi najskuteczniejszymi. Poznając klienta, dowiemy się, co tak naprawdę jest dla niego ważne. Większość docenia profesjonalną obsługę, szybkość realizacji zamówień i atrakcyjne warunki współpracy. Nie bez znaczenia jest również informowanie swoich kontrahentów o nowych ofertach, przedstawianie im tych indywidualnie przygotowanych dla nich. W tym celu stosuje się dokument, nazywany ofertą handlową. Równie dobrze sprawdzi się także faktura proforma. Ona jednak jest już pewnego rodzaju zapowiedzią faktury właściwej.

Co to jest pro-forma?

Zacząć należy od tego, że proforma nie jest dowodem księgowym, nie stanowi dowodu, na podstawie którego odliczamy podatek VAT, a więc nie powoduje skutków w zakresie podatku VAT. Ważne jest również to, że sprzedawca nie ma obowiązku jej wystawiania, a jest to jedynie możliwość, z jakiej może skorzystać.

Wyjaśnienie Ministra Finansów:

„Powołane przepisy dotyczące podatku od towarów i usług nie przewidują, w celu dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu tym podatkiem, wystawiania dokumentów określanych mianem faktur proforma.

Dokument nazywany fakturą proforma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji (...)”.

Proforma jest więc wzorem tego, jak będzie wyglądała właściwa faktura VAT, wystawiona jako dowód potwierdzający dokonanie zapłaty za wykonane usługi czy też towar. Minister Finansów wyjaśnia również cel, w jakim może być ona wystawiana – potwierdzenie złożenia oferty, przyjęcie zamówienia, ale również informacja dotycząca konkretnej oferty. Sprzedawca w ten sposób przekazuje swojemu kontrahentowi szczegóły oferty i informuje go o cenie. Proforma może okazać się niezwykle skutecznym i ważnym dokumentem w sytuacji, kiedy zależy nam na terminowym uzyskaniu płatności. Wcześniej wysłana do naszego klienta faktura pro-forma jest sygnałem dla nabywcy, że w najbliższym czasie zostanie zrealizowane zlecenie, a on będzie zobowiązany do wypłaty właściwej kwoty pieniędzy. Taki dokument jest więc korzystną opcją dla obu stron, zarówno dla sprzedawcy, jak też klienta. Wspiera relacje między nimi, ułatwia sprzedaż i usprawnia cały proces transakcji.

Jak wystawić proformę w formie papierowej?

Proforma, jak większość dokumentów może być wystawiona w formie papierowej oraz elektronicznej. W obu tych przypadkach swoją formą nawiązuje do właściwej faktury VAT, zawiera te same elementy, a odróżnia ją jedynie nagłówek „Faktura pro-forma”. W celu przypomnienia, co powinno znaleźć się w takim dokumencie?

• Kolejny numer faktury

• Data wystawienia dokumentu

• Dane obu stron transakcji, czyli sprzedawcy i nabywcy, ich imiona i nazwiska oraz ich adresy,

• Nazwa usługi lub towaru, których dotyczy proforma

• Ilość zamówionych towarów/usług oraz ich cenna netto

• Stawka i kwota podatku, a także kwota brutto

• Termin zapłaty należności.

Wystawianie faktur jest czynnością pracochłonną, stanowi dodatkowy obowiązek dla przedsiębiorcy. Starają się oni raczej unikać dodatkowych działań związanych z dokumentowaniem kolejnych etapów realizacji zamówienia. Dotyczy to faktur papierowych, które w momencie pojawienia się faktur elektronicznych przestały być tak bardzo użyteczne. Faktura pro-forma jest zatem dodatkowym dokumentem, który nie musi być wystawiany przez firmę, ale może. Jak już zostało wcześniej wspomniane, posiada ona wiele zalet i związanych jest z nią mnóstwo korzyści. Decydując się jednak na tradycyjny sposób jej dostarczania do kontrahenta, na pewno oprócz plusów dostrzec można także minusy. To kolejne wydatki, minuty oraz godziny spędzone na wypełnianiu druków, adresowaniu kopert i dostarczaniu dokumentów na pocztę w celu wysłania ich do naszego adresata, który oczywiście musi na fakturę czekać. Nie dziwi zatem nikogo fakt, że proforma nie jest dokumentem często stosowanym w kontaktach biznesowych.

Jest jednak sposób na to, aby wykorzystać jej zalety i jednocześnie nie obarczać samego siebie i swoich pracowników dodatkowymi obowiązkami – proforma w wersji elektronicznej.

Jak wystawić proformę w formie elektronicznej?

To wygodniejsza i tym samym praktyczniejsza forma wystawiania pro-formy. Program faktury.pl został wzbogacony o wiele funkcji, które usprawniają proces realizacji zamówienia, również na etapie wypełniania faktury proformy. Dane kontrahentów są automatycznie generowane przez system i uzupełniane, tak samo jak dane sprzedawcy. Informacji o oferowanym produkcie również nie trzeba wpisywać samodzielnie. Korzystając z modułu magazynu, wszystkie towary, które się w nim znajdują wraz z cenami można wprowadzić do systemu i tym samym jeszcze bardziej przyśpieszyć proces wystawiania proformy. Ponadto, taki dokument wysyłamy w formie elektronicznej, czyli korzystając ze skrzynki mailowej. Nie drukujemy dokumentu, nie adresujemy koperty, nie zanosimy na pocztę, nie karzemy kontrahentowi czekać.

Aby wystawić fakturę proformę, należy wejść w zakładkę „Wystaw dokument” oraz wybrać opcję „Proforma”. Następnie, uzupełnić lub wygenerować z systemu wszystkie dane i informacje, które są takie same, jak w przypadku faktury w formie papierowej. To wszystko, teraz wyślij proformę do swojego kontrahenta.