Czym jest KSeF?

KSeF, czyli Krajowy System Faktur Elektronicznych to system rządowy, którego wejście w życie jest planowane na 1 stycznia 2022 roku. Będzie on służył do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych za pomocą oprogramowania interfejsowego. Oprócz tego KSeF będzie umożliwiał:

• uwierzytelnianie oraz weryfikację uprawnień posiadanych przez podatnika oraz podmiot uprawniony do dostępu do KSeF,
• powiadamianie podatnika lub podmiotu uprawnionego o posiadanych uprawnieniach do wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
• oznaczanie faktur numerem identyfikującym przydzielonym przez system,
• weryfikowanie zgodności wystawionej faktury ustrukturyzowanej ze wzorem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. 

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to nowy rodzaj faktury elektronicznej, który będzie posiadał ustrukturyzowany format XML i będzie dokumentem trafiającym do KSeF. Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych ma na celu usprawnienie kontroli prawidłowego rozliczania podatku VAT, a także ułatwienie organom skarbowym czynności kontrolnych dzięki zdalnemu monitorowaniu transakcji. 

W jaki sposób będą wystawianie faktury ustrukturyzowane w ramach KSeF? 

Przede wszystkim warto wspomnieć, że mimo iż Krajowy System Faktur Elektronicznych będzie działał od 1 stycznia 2022 roku, to przez pierwsze 12 miesięcy korzystanie z niego będzie dobrowolne, co oznacza, że podatnicy mogą wystawiać faktury bez zmian. Prawny obowiązek korzystania z KSeF pojawi się natomiast od 1 stycznia 2023 roku, w związku z czym już wcześniej warto przygotować się do zmian.

W jaki sposób będzie można wystawiać faktury ustrukturyzowane? Posłuży do tego rządowa aplikacja webowa e-Mikrofirma, która zostanie dopasowana do bieżących zmian. Nie jest to jednak jedyna możliwość, ponieważ przedsiębiorcy nadal będą mogli wykorzystywać swoje lokalne lub chmurowe systemy finansowo-księgowe, które umożliwią obsługę faktur zgodnych ze wzorem MF oraz wysyłanie ich i odbieranie z KSeF za pomocą API.

Oczywiście posiadane oprogramowanie musi być zintegrowane z KSeF, czego przykładem może być program faktury.pl, który jest na bieżąco aktualizowany i zawsze zgodny z najnowszymi przepisami prawa.

Które rozwiązanie jest lepsze? W większości przypadków korzystniejsze wydaje się korzystanie z dedykowanego programu do fakturowania, który będzie zintegrowany z KSeF. Wynika to z faktu, że oferuje on dużo większą funkcjonalność niż aplikacja e-Mikrofirma, a przedsiębiorca może liczyć na dodatkowe wsparcie oraz sam decyduje, w którym momencie wyśle fakturę do systemu KSeF. Należy również pamiętać, że w przejściowym okresie odbiorca faktury musi wyrazić zgodę na otrzymanie jej w systemie KSeF, co do tej pory było wymagane np. przy wysyłce mailem. 

Faktury.pl - wybierz sprawdzony program do fakturowania zgodny z KSeF 

W tym miejscu warto również wspomnieć, że wprowadzenie KSeF oznacza, że faktury w formie elektronicznej będą musieli wystawiać także przedsiębiorcy, którzy do tej pory tworzyli dokumenty papierowe, w związku z czym nie korzystali z dedykowanych programów.

W tym przypadku rekomendowanym rozwiązaniem jest jak najszybsze wdrożenie w firmie systemu finansowo-księgowego, co umożliwi zapoznanie się z jego możliwościami oraz przeszkolenie pracowników z jego obsługi. W okresie przejściowym nadal bowiem będzie można wystawiać faktury na dotychczasowych zasadach.

Bardzo istotny jest również optymalny wybór programu, którego funkcjonalność powinna być dopasowana do potrzeb przedsiębiorcy. Przykładem może być wspomniany już wcześniej program faktury.pl, który przeznaczony jest do wystawiania dokumentów przychodowych i kosztowych, a także zarządzania magazynem.

Jego bogata funkcjonalność umożliwia: 

• wystawienie ponad 30 rodzajów dokumentów,

• zarządzanie magazynem,

• zarządzanie klientami oraz wysyłanie do nich wiadomości,

• otrzymywanie podpowiedzi do zamówień oraz informacji o zbliżających się wpływach i zobowiązaniach,

• wgląd w aktualne statystyki Twojej firmy. 

Warto również zaznaczyć, że program faktury.pl jest dostępny w różnych abonamentach, co pozwala dostosować go do potrzeb zarówno małych firm, jak i prężenie rozwijających się startupów, czy dużych przedsiębiorstw. Obecnie można skorzystać również z darmowego okresu próbnego, który pozwala przez 30 dni wykorzystywać zupełnie za darmo najwyższy pakiet prestige. 

Ułatwienia dla podatników korzystających z systemu KSeF w 2022 roku 

Mimo iż system korzystanie z systemu KSeF będzie obowiązkowe dopiero od stycznia 2023 roku, to MF zachęca przedsiębiorców do wystawiania faktur ustrukturyzowanych już od stycznia 2022. Zainteresowanym podatnikom oferuje:

• zwrot podatku VAT w terminie do 40 dni,
• zwolnienie z obowiązku udostępniania faktur w formacie JPK na żądanie organów podatkowych,
• ułatwienia w rozliczaniu ustrukturyzowanych faktur korygujących.

Rozpoczęcie korzystania z Krajowego Systemu Faktur Elektronicznych jest nieuniknione, w związku z czym odwlekanie tego momentu wydaje się nie mieć sensu.

Warto pamiętać, że wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest możliwe nie tylko poprzez rządową aplikację, ale również komercyjne programy, które zostaną zintegrowane z systemem, czego przykładem są faktury.pl.

Wybór dobrego oprogramowania jest szczególnie istotny dla przedsiębiorców, którzy do tej pory nie korzystali z żadnego programu.

Decydując się na faktury.pl otrzymują fachową obsługę, profesjonalne wsparcie oraz pewność, że program jest nieustannie rozwijany i dostosowywany do zmieniających się przepisów.