Nota korygująca

Błędy w fakturze zdarzają się, o czym wie każdy przedsiębiorca. Ich obecność na dokumencie powoduje jednak obowiązek ich poprawy, czemu służy nota korygująca. W odróżnieniu od faktury korygującej notę korygującą wystawia nabywca towaru lub usługi. Regulację dotyczące noty korygującej zostały zawarte w przepisach Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Co to jest nota korygująca?

Nota korygująca stanowi dokument, który pozwala na skorygowanie błędów, które pojawiły się na wystawionej fakturze VAT. Dotyczy ona błędów formalnych, które nie mają wpływu na prawo przedsiębiorcy do odliczenia podatku VAT. Można więc uznać, że są to błędy o mniejszym znaczeniu, jednak nie należy ich lekceważyć, gdyż mogą mieć istotny wpływ w wielu sytuacjach.

Nota korygująca sporządzana jest w dwóch egzemplarzach – jeden dla sprzedawcy, drugi dla nabywcy towaru lub usługi. Należy również podkreślić, że za jej pośrednictwem skorygować można jeden lub większą ilość błędów. Ponadto, trzeba pamiętać, iż powinna być ona zaakceptowana przez usługodawcę.

Nota korygująca – jakich błędów dotyczy?

Dokument ten nie jest jednak wystawiany we wszystkich przypadkach, w których pojawiły się błędy na fakturze. Jak już zostało wspomniane, nota korygująca dotyczy tych błędów, które nie mają wpływu na prawo przedsiębiorcy do odliczenia podatku VAT. A zatem wystawiana jest ona w przypadku niewłaściwych danych sprzedawcy bądź nabywcy, błędach w dacie sprzedaży, terminu płatności bądź też odbioru towaru, złego oznaczenia towaru. Nie można jej jednak sporządzić przy niezgodności w jednostkach miary i ilości sprzedanych towarów, cenie jednostkowej produktów, jak też w cenie całościowej, stawek podatku, sumy wartości sprzedaży netto towarów, kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów, kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem oraz wartości sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku.

Zważywszy na fakt, że od 1 stycznia 2014 r faktury mogą wystawiać również te firmy, które są zwolnione z VAT, nota korygująca może być także wystawiona w takich okolicznościach.

Wystaw notę korygującą w formie elektronicznej

Nota korygująca może zostać wystawiona w formie elektronicznej. Jest to możliwe za pośrednictwem programu do wystawiania faktur faktury.pl. Dokument znajdziemy w zakładce „Wystaw dokument” obok innych dokumentów obowiązujących w obrocie gospodarczym, jak faktury VAT, rachunki, korekty, faktury zaliczkowe, dokumenty KP, KW,WZ i PZ, noty księgowe i obciążające.

Dane, jakie powinny znaleźć się na nocie korygującej to:

• kolejny numer dokumentu

• data jego wystawienia

• dane sprzedawcy i nabywcy towaru lub usługi: ich imiona i nazwiska, ich adresy i numery NIP,

• dane, które zostały zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca

• jednoznaczne wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej,

• tytuł dokumentu „nota korygująca".

Po wybraniu odpowiedniego dokumenty „nota korygująca”, należy uzupełnić wszystkie wymagane dane. W przypadku informacji o sprzedawcy i nabywcy możliwe jest ich automatyczne wygenerowanie przez system. Należy wcześniej wprowadzić dane kontrahenta do bazy kontrahentów i tym samym korzystając z opcji „załaduj dane nabywcy” i „załaduj dane sprzedawcy” pozwolić programowi na ich wprowadzenie.

Następnie nota korygująca powinna zostać wysłana do sprzedawcy. Decydując się na dokument w formie elektronicznej, robimy to za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Zbiorcza nota korygująca

Nota korygująca może odnosić się do jednego bądź kilku błędów, jak również powala na korygowanie błędów występujących na kilku dokumentach. Co to oznacza? W przypadku, kiedy na fakturze nabywca dostrzeże więcej niż jeden błąd, może go skorygować na jednej nocie korygującej, podobnie jak w przypadku kiedy jeden błąd występuje na kilku fakturach. Należy przy tym jednak pamiętać, że wszystkie muszą dotyczyć błędów, które nie mają wpływu na prawo przedsiębiorcy do odliczenia podatku VAT. Dla przypomnienia są to błędy w:

• adresie sprzedawcy bądź kupującego

• numerach NIP

• dacie sprzedaży, odbioru towaru lub terminu płatności

• niewłaściwym oznaczeniu towaru i usługi.

Nota korygująca służy również poprawie błędu, jaki dotyczy niewłaściwego numeru rejestracyjnego pojazdu, co ma miejsce w przypadku zakupu paliwa.

Jeżeli chodzi o formę zbiorczej noty korygującej, jest ona taka sama jak przy dokumencie, na którym zostaje skorygowany tylko jeden błąd z tą tylko różnicą, że wskazane powinny być wszystkie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

O tym musisz pamiętać!

Nota korygująca wystawiana jest jedynie przez nabywcę towaru lub usługi, a więc nie może jej sporządzić sprzedawca. Ponadto osoba, która ją wystawia, musi uzyskać zgodę kontrahenta. W Ustawie nie jest jednak sprecyzowane, w jaki sposób tę zgodę należy uzyskać. Zatem w tej kwestii jest pełna dowolność. Najczęściej stosuje się najprostsze rozwiązanie, czyli pozyskanie zgody od kontrahenta przez e-mail.

Dokument przygotowywany jest w dwóch egzemplarzach i musi zostać doręczony do sprzedawcy. Nie ma konieczności wysyłania go pocztą tradycyjną, po wcześniejszych wydrukowaniu i zaadresowaniu listu. Nota korygująca w formie elektronicznej wysyłana jest za pośrednictwem poczty e-mailowej.

Ponadto przypominamy, że nota korygująca dotyczy jedynie błędów w elementach opisowych faktury.

Nota korygująca w formie papierowej i elektronicznej ma taką samą wartość. W przypadku nowoczesnego sposobu sporządzania podobnych dokumentów dostrzec można jednak znaczące korzyści zarówno ze strony nabywcy towaru, jak też sprzedawcy. Cała transakcja, a w tym przypadku korygowanie błędów, jest znacznie szybsza. Przygotowanie dokumentu trwa krócej, a wprowadzanie wielu danych odbywa się automatycznie przez system, np. dane sprzedawcy i klienta. Również archiwizacja dokumentów jest wygodniejsza, wszystkie są bowiem przechowywane na dysku komputera.