Dokument Zamówienie od Klienta. Sprawna i szybka obsługa zamówień klientów.
Mnóstwo osób zakłada w tej chwili i prowadzi własne firmy. W związku z tym musi wypełniać, wysyłać i księgować wiele dokumentów, potrzebnych ze względów prawnych, jak i dla lepszego zorientowania w sytuacji. Większość firm nie tylko sama zamawia pewne rzeczy, ale i przyjmuje zamówienia od klientów. Każde zamówienie od klienta musi zostać odpowiednio udokumentowane w firmie. Jak to zrobić poprawnie? Czy można się w tym celu posługiwać programem do tworzenia dokumentów online?
Zamówienie od klienta - po co je dokumentować?
Jeśli prowadzi się firmę sprzedającą jakieś produkty, otrzymuje się sporo zamówień od klientów - w zasadzie im więcej, tym lepiej dla firmy. Każde zamówienie musi być jednak stosownie dokumentowane. Dzięki temu nie tylko klient otrzymuje potwierdzenie, że rzeczywiście jego zamówienie zostało przyjęte i przekazane do realizacji, ale też w firmie wiadomo na przykład ile konkretnych produktów zostanie do niego wysłanych, a więc zniknie z magazynu. Pozwala to także lepiej rozplanować prace nad konkretnym zamówieniem - jeśli ma ono charakter długofalowy. Klienci zwykle pragną otrzymać jakieś potwierdzenie, iż do konkretnego sprzedawcy dotarła informacja o zamówieniu. W firmie sprzedającej towar dokumentowanie przyjętych zamówień nie jest szczególnie trudne - trzeba tylko wiedzieć jakim formularzem się posłużyć i jakie dane do niego wprowadzić.
Zamówienie od klienta - jak je dokumentować?
Najczęstrzym dokumentem wykorzystywanem do obsługi zamówień od klientów jest ZAMÓWIENIE OD KLIENTA. Można go w łatwy sposób przekonwertować na dokument FAKTURA ZALICZKOWA. Zwykle bowiem wraz z zamówieniem trzeba przekazać całą kwotę lub przynajmniej jej część, dla zachowania wiarygodności. Jeśli to zaliczka, wystawia się fakturę zaliczkową - co można zrobić w programie Faktury.pl. Jeśli zaś klient zapłacił od razu za całe zamówienie, można wystawić zwykłą fakturę dla swojej i jego firmy. Klientowi można również wystawić tak zwaną FAKTURĘ PROFORMA. Jest to specjalny rodzaj dokumentu, który w zasadzie nie jest dowodem księgowym, jednak zawiera informacje dotyczące zamówienia i ewentualnych płatności, jak też stanowi zapowiedź wystawienia zwykłej faktury. Wystawiany jest więc kontrahentowi w celach informacyjnych. Fakturę proforma także można znaleźć w programie Faktury.pl.
Potwierdzenie zamówienia od klienta - co musi się w nim znaleźć?
W dokumencie, który potwierdza przyjęcie zamówienia od klienta, musi się znaleźć wiele informacji dotyczących całej transakcji i szczegółów zlecenia. Jeśli to faktura zaliczkowa czy normalna, trzeba nadać jej konkretny numer (wedle przyjętej kolejności), a następnie wskazać strony transakcji. W dokumencie musi się też znaleźć data i miejsce wystawienia, jak również data sprzedaży czy zakończenia zlecenia. Następnie przechodzi się do szczegółów samego zamówienia - wskazując o jaki towar chodzi, ile ma go być, jaka jest jego wartość i ile koniec końców trzeba za niego zapłacić. Po tych informacjach przychodzi pora na szczegóły samej transakcji - w tym sposób zapłaty, termin płatności, a także podpisy. Nim jeszcze klientowi wyśle się fakturę, warto przesłać do niego e-maila z potwierdzeniem przyjęcia zamówienia. Dzięki temu firma wypada bardziej profesjonalnie. W tej chwili niewiele jest przedsiębiorstw, które nie przesyłają choćby krótkiego potwierdzenia przyjęcia zamówienia i przekazania go do realizacji. Kontakt z klientem i informowanie go na przykład o zmianach statusu zamówienia wygląda bardzo fachowo i pozwala budować dobre relacje z klientem. Dzięki temu później wraca on do tego konkretnego sprzedawcy, gdy znowu musi coś zamówić.
Zamówienie od klienta a program Faktury.pl
W programie Faktury.pl można przygotować wiele przydatnych dokumentów. To program dostępny online, który pozwala między innymi wystawić fakturę, fakturę proforma, fakturę zaliczkową, korektę, rachunek, zamówienie, ofertę, paragon, protokół likwidacji czy notę obciążeniową. Jeśli ktoś potrzebuje wystawienia jeszcze jakiegoś innego dokumentu, niż ten znajdujący się w obszernej, dostępnej pod zakładką WYSTAW DOKUMENT liście, może zdecydować się na dokument o nazwie WŁASNY. Udokumentowanie zamówienia od klienta jest wyjątkowo proste, ponieważ wystarczy kliknąć w odpowiedni, wybrany z listy dokument, a następnie wypełnić go, wpisując dane do pustych, podpisanych rubryk. Gotowe dokumenty można zapisać, wysłać, skorygować, albo wydrukować. Można je także wygodnie przetłumaczyć na inny język - co czasami jest w firmie konieczne. Program online Faktury.pl umożliwia przetłumaczenie dokumentu aż na 35 języków. Posiada też inne, liczne udogodnienia, które sprawiają, że wygodnie jest się nim posługiwać. Można dzięki niemu znacząco skrócić czas szykowania faktur, przez co później pracownicy mogą go przeznaczyć na inne, firmowe obowiązki. Zyskuje na tym oczywiście cała firma. Zmniejsza się także ryzyko popełnienia jakiegoś błędu, ponieważ wszystkie istotne dane są wskazane - trzeba je tylko właściwie wpisać. W dodatku możliwe jest także ich załadowanie z tworzonych baz danych, na przykład z firmowym towarem. W związku z tym wszystko samo się niejako przelicza, a wraz z jednym dokumentem można wystawić ich więcej, o różnym charakterze. Wystarczy tylko zaznaczyć odpowiednią opcję u dołu konkretnego formularza.
