Faktury kosztowe

Prowadzenie działalności gospodarczej związane jest zarówno z zyskami, jak również z pewnymi wydatkami, które przedsiębiorca ponosi z tytułu uzyskania przychodów. Oznacza to, że dokonuje zakupu pewnych produktów bądź usług w celach firmowych. Ma to służyć przykładowo rozwojowi firmy, jak też bieżącemu jego funkcjonowaniu. Trzeba jednak wiedzieć, że nie wszystkie wydatki mogą być ujęte w ramach kosztów uzyskania przychodów. Jednak te, które należą do tej grupy, są potwierdzane stosownym dokumentem, jakim są faktury kosztowe.

Co to są faktury kosztowe?

Faktura kosztowa jest dokumentem księgowym. Wystawiana jest ona na towary lub usługi, które zostały zakupione przez firmę w celu osiągnięcia przychodu. Z tego wynika, że faktura kosztowa przeznaczona jest do dokumentacji tych wydatków, które przedsiębiorca może następnie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Przedsiębiorca kupujący takie towary lub też korzystający z takich usług nie nabywa ich w celu przekazania ich do dalszej sprzedaży, a na własny użytek, a dokładnie użytek firmy. Mają one wspomóc działalność, przyśpieszyć jej rozwój lub też dokonać modernizacji. Przykładem takich towarów może być np. samochód bądź też oprogramowanie informatyczne. Warto jednak pamiętać, że muszą one spełniać warunek, jakim jest ich przeznaczenie na rzecz firmy. Tylko w takich okolicznościach faktura kosztowa może stanowić dowód potwierdzający taki zakup.

WAŻNE!

Koszt uzyskania przychodu to wszystkie wydatki, jakie ponoszone są przez przedsiębiorcę w celu uzyskania przychodu. Przepisy ustaw podatkowych zawierają te wydatki, których nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jednak nie ma w nich tych wydatków, które kosztem uzyskania przychodu mogą być. Muszą jednak być jednak wydatkami bezpośrednio związanymi z działalnością firmy.

Jak wystawić fakturę kosztową online?

Faktura kosztowa może być wystawiona w formie elektronicznej w programie do wystawiania faktur faktury.pl. Po wcześniejszym zarejestrowaniu się w systemie, należy wybrać z zakładki „Wystaw dokument” odpowiednią opcję, czyli „Koszt”. Następnie uzupełnić dokument o odpowiednie informacje, czyli:

• dane sprzedawcy i kontrahenta, czyli ich imiona i nazwiska/nazwy firm adresy i NIP

• datę sprzedaży

• numer kolejny dokumentu

• informacje dotyczące sprzedawanego towaru, czyli: nazwę, ilość, jednostkę miary, cenę netto, VAT, cenę brutto, kwotę netto i brutto oraz kwotę całościową

Faktury kosztowe wyglądają więc bardzo podobnie, jak to jest w przypadku faktur VAT.

Przy wypełnianiu faktury kosztowej online można skorzystać z bazy kontrahentów, czyli wybierając opcję „Załaduj dane sprzedawcy”, system automatycznie uzupełni dokument o stosowne dane, czyli: imię i nazwisko, NIP, adres, regon, krs, e-mail, telefon, adres strony www, numer konta, pesel i inne, oczywiście o ile wszystkie te dane zostaną przez nas wprowadzone do bazy. Nie wszystkie one muszą się znaleźć na fakturze kosztowej, a jedynie te, które zostały wcześniej wymienione.

W przypadku towarów jest podobnie. Moduł magazynu również daje możliwość automatycznego generowania danych dotyczących oferowanych towarów. Tym razem wybieramy opcję „załaduj produkt” i tym samym we właściwym miejscu pojawiają się wszystkie niezbędne informacje o produkcie.

Kiedy faktura kosztowa zostanie już wypełniona, konieczne jest wysłanie jej kontrahenta. Należy zatem wygenerować dokument PDF i następnie na wskazany adres e-mail dostarczyć ją do naszego nabywcy. Faktury kosztowe online posiadają taką samą wartość jak faktury kosztowe wystawiane w formie papierowej.

Odliczanie podatku VAT z faktury kosztowej

Przy wystawianiu faktury kosztowej trzeba być bardzo dokładnym i precyzyjnym. Każdy błąd może kosztować naszego nabywcę brak możliwości odliczenia od niego podatku VAT. Bardzo często wynika to z zwykłego przypadku i niedopatrzenia. Kiedy zatem nie można odliczyć VAT z faktury kosztowej?

Pierwsza sytuacja to wystawienie faktury kosztowej przez podmiot, który w rzeczywistości nie istnieje. Nie jest ona zgodna z obowiązującym prawem, ponieważ taki podmiot nie składa właściwych deklaracji podatkowych. Drugim przykładem jest wystawienie faktury, które dokumentuje zdarzenie, które nie nastąpiło, np. wystawienie faktury kosztowej na produkt, który tak naprawdę nie został sprzedany. Ponadto, błędem jest wystawienie więcej niż jednej faktury, która dokumentuje to samo zdarzenie.

Niemożliwe jest również odliczenie podatku VAT z faktury kosztowej w momencie, kiedy na dokumencie zamieszczone zostały niewłaściwe dane, takie jak kwota produktu, imiona oraz nazwiska stron, ich adresy czy też nazwa sprzedawanego towaru. Nie bez znaczenia jest również fakt, kiedy faktura kosztowa została wystawiona bez zgody sprzedawcy. Tak, są sytuacje, kiedy to nabywca może wystawić fakturę, tzw. samofakturowanie.

Należy również mieć na uwadze tzw. stawkę „zw”, czyli stawkę zwolnioną. Faktura kosztowa, która została z nią wystawiona nie może podlegać odliczeniu VAT. Ponadto odliczyć podatku VAT nie można przy zakupie towarów lub usług na podstawie faktury VAT marży i sprzedaży mieszanej.

Faktura kosztowa online – łatwiej, szybciej i taniej

Faktura kosztowa wystawiana przez Internet to korzyści zarówno dla sprzedawcy, jak też kontrahenta. Obie strony są przedsiębiorcami, prowadzą własną działalność gospodarczą, a zatem doskonale zdają sobie sprawę z konieczności archiwizacji całej dokumentacji podatkowej przez 5 lat. Mając ją dostępne na dysku komputera, łatwiej jest zachować porządek, jak też w przypadku kontroli szybciej odnaleźć właściwy dokument. Ponadto wymiana faktur pomiędzy stronami trwa znacznie krócej. W formie PDF faktury kosztowe dostarczane są do kontrahentów, którzy otrzymują je natychmiast po ich wystawieniu. Dla sprzedawcy to również korzyści materialne. Brak konieczności zakupu papieru oraz dużej ilości tuszu do drukarki zostanie w bardzo krótkim czasie dostrzeżony w postaci mniejszych wydatków związanych z wydatkami firmowymi. Nie bez znaczenia są lepsze możliwości zarządzania wydatkami i swoimi usługami bądź towarami.