Począwszy od 2010 roku przedsiębiorcy mogą już bez przeszkód wystawiać faktury elektroniczne, które mają taką samą moc prawną, jak papierowe dokumenty sprzedażowe. Przepisy wskazują przy tym, że faktura wystawiona online powinna spełniać kryteria integralności treści, autentyczności pochodzenia, a także czytelności.
Począwszy od 2010 roku przedsiębiorcy mogą już bez przeszkód wystawiać faktury elektroniczne, które mają taką samą moc prawną, jak papierowe dokumenty sprzedażowe.
Przepisy wskazują przy tym, że faktura wystawiona online powinna spełniać kryteria integralności treści, autentyczności pochodzenia, a także czytelności. Oznacza to, że ustawodawca dopuścił możliwość sporządzenia tradycyjnej faktury, a następnie jej zeskanowania oraz dostarczenia na adres mailowy klienta. Aby było to możliwe, dokument taki powinien zostać wygenerowany do pliku PDF.
Jest to bowiem format odpowiednio zabezpieczony przez wprowadzaniem zmian w treści faktury przez jej odbiorcę. Poza tym skan faktury powinien być czytelny i nie budzić wątpliwości odnośnie tego, jakie są strony zawartej transakcji.
Skany faktury a zmiany w przepisach o JPK
Warto jednak już przygotować się na zmiany prawne, uchwalone od początku 2018 roku. Dotyczą one obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży w postaci Jednolitych Plików Kontrolnych. Aktywni płatnicy podatku VAT mają taki obowiązek od 1 stycznia 2018, a zarazem do 25 dnia każdego miesiąca powinni dostarczyć raport do Urzędu Skarbowego. Nie ma przy tym znaczenia, jaka jest wielkość firmy ani jakie osiąga ona dochody.
Począwszy od początku lipca 2018 roku ewidencja JPK będzie już dotyczyć wszystkich przedsiębiorców – również tych, którzy są zwolnieni z podatku VAT. Nie będą oni jednak musieli wysyłać comiesięcznych raportów, niemniej muszą być gotowi na ewentualną kontrolę z fiskusa.
Ustawa o JPK ewidentnie wskazuje, że tego typu ewidencja powinna być prowadzona z wykorzystaniem oprogramowania komputerowego. W związku z tym, firmy przestaną mieć możliwość przesyłania do kontrahentów zeskanowanych faktur, sporządzonych wcześniej w wersji papierowej. Dokument taki nie może być klasyfikowany jako faktura elektroniczna. Dlatego już wkrótce każdy przedsiębiorca zostanie zobowiązany do korzystania z programu do wystawania faktur. Dzięki temu instytucje podatkowe będą mogły skuteczniej niż dotychczas przeciwdziałać problemowi wyłudzeń podatku VAT.
W jaki sposób wystawiać faktury elektroniczne?
Każda faktura online powinna zawierać wszystkie dane obowiązkowe w przypadku tradycyjnej faktury papierowej, z wyjątkiem podpisu. Dokument elektroniczny przed wprowadzeniem przepisów o JPK był ważny pod warunkiem, jeżeli kontrahent nie zgłosił sprzeciwu wobec takiej formy otrzymania faktury. Brak jego wniesienia oznaczał domniemaną akceptację.
Wystawiając fakturę w programie komputerowym należy pamiętać przede wszystkim o następujących pozycjach:
niepowtarzalnym numerze dokumentu na potrzeby ewidencji,
dacie wystawienia faktury,
nazwie faktura lub faktura VAT,
dacie wydania towarów lub realizacji usługi,
terminie płatności za zamówienie,
nazwach produktów lub usług objętych fakturowaniem,
jednostce miary (np. sztukach, gramach, metrach etc.),
kwotach i stawkach ewentualnych rabatów dla klienta,
miejscowości wystawienia faktury,
walucie,
kwotach i stawkach podatku VAT,
jednostkowych kwotach netto i brutto,
całkowitej kwocie netto i brutto zamówienia,
danych adresowych i identyfikacyjnych sprzedawcy oraz nabywcy.
Powyżej przedstawiony katalog nie ma charakteru zamkniętego. Warto zatem na fakturze elektronicznej zamieścić na przykład informację dotyczącą metody płatności. Zwykle w przypadku fakturowania online jest to przelew na wskazany numer rachunku bankowego. Można jednocześnie przekazać klientowi dodatkowe instrukcje, m.in. dotyczące sposobu i miejsca odbioru towaru czy też cech produktu lub jego opakowania.
Przedsiębiorcy zakwalifikowani do kategorii osób samozatrudnionych, powinni ponadto prowadzić ewidencję czasu pracy, wpisując w pole dodatkowych uwag na fakturze liczbę godzin poświęconych realizacji zamówienia.
Poznaj funkcje programu Faktury.pl
Nie wybrałeś jeszcze programu do fakturowania dla swojej firmy? System Faktury.pl to w pełni funkcjonalna platforma, pozwalająca w błyskawicznym czasie wystawiać dokumenty sprzedażowe i generować je do postaci plików PDF. Poza tym oprogramowanie to ułatwi Ci prowadzenie bieżącej ewidencji sprzedaży, usprawni zarządzanie magazynem, a także stworzy możliwość korzystania z usługi windykacyjnej.
Możesz wystawiać nie tylko tradycyjne faktury VAT, lecz także proformy, faktury zaliczkowe, faktury i noty korygujące, rachunki i wiele innych dokumentów.
Zamieszczenie danych na dokumencie sprzedażowym zajmie Ci tylko kilka minut, gdyż proces ten został w wysokim stopniu zautomatyzowany. Możesz pobrać dane swojego kontrahenta z rejestru przedsiębiorstw GUS-u, a także wczytywać informacje na podstawie wcześniej wystawionych faktur. Oszczędność czasu zapewni Ci również moduł automatycznego umieszczania numeru na fakturze. Otrzymasz propozycję domyślnego formatu, który można dostosować do własnych potrzeb.
Nie musisz się obawiać ryzyka popełnienia błędów obliczeniowych. System obliczy za Ciebie wszystkie kwoty oraz wartości podatku. Możesz wskazywać dowolne stawki podatkowe, wybierać obce waluty, a także tłumaczyć faktury na inne języki.
