Każdy biznes wymaga zachowania płynności finansowej. Ale jak to w życiu bywa nie zawsze jest tak jakbyśmy tego chcieli. Trudno jest przewidzieć czy każdy kontrahent, z którym będziemy współpracować nie będzie spóźniał się z regulowaniem należności na podstawie wystawionych faktur.
Aby tego uniknąć warto jest skorzystać z opcji windykacji faktur. Klienci korzystający z afaktura.pl posiadają taką możliwość. Opcja jest darmowa w ramach wykupionego abonamentu, więc nie trzeba za nią nic dopłacać.
Kontrola płatności w firmie
Najlepszym rozwiązaniem jest zakup i zainstalowanie specjalnego programu kontrolującego płatności i to zarówno zakupowe, jak i sprzedażowe. Dzisiaj w Internecie jest sporo takich programów. Ważne, aby był prosty w obsłudze. Jakie funkcje powinien zawierać dobry program do kontroli należności i zobowiązań? Przede wszystkim powinien udostępniać możliwość:
ewidencjonowania rachunków: należności i zobowiązania,
wystawiania faktur kosztowych i zakupowych,
wystawiania not odsetkowych,
generowania ponagleń,
wysyłania zbiorczych wezwań do zapłaty do wszystkich dłużników,
automatycznego przypominania o niezapłaconych w terminie fakturach,
łatwego podglądu wszystkich dokumentów łącznie z informacją o ilości dni po terminie płatności,
łatwego podglądu do ponagleń wysyłanych do Klientów,
zgłoszenia nieopłaconych w terminie faktur do windykacji,
wygenerowania miesięcznego raportu z możliwością eksportu do pliku.
Wystawiona FV i co dalej?
Samo wystawienie faktury nie daje gwarancji na uzyskanie przychodu. W tym miejscu najważniejsza jest nie sama faktura, ale zapłata za nią. Przy dużej ilości wystawianych dokumentów może pojawić się problem z kontrolą płatności. W tym przypadku doskonałym rozwiązaniem wydaje się być automatyczna kontrola płatności dostępna na afaktura.pl, czyli cały szereg czynności, które pozwalają na bieżąco pilnować terminów płatności.
Przy wystawionej i zapisanej fakturze, w zakładce „termin płatności” pokazuje się data, do której powinna nastąpić zapłata. Każdy dokument nieuregulowany w terminie jest wyświetlany na czerwono. Pojawia się przy nim ikonka dzwonka, oraz informacja o ilości dni po terminie. Dodatkowo mogą pojawić się takie informacje, jak: podsumowanie kwot pochodzących od wszystkich nieopłaconych w terminie faktur z podziałem na kwoty: netto, brutto i VAT.
W przypadku terminowej zapłaty dokument jest zapisany na zielono i jest to zarazem informacja, że faktura została opłacona.
Windykacja faktur online w praktyce
Serwis afaktura.pl daje możliwość zgłoszenia do firmy windykacyjnej, każdego dokumentu nieopłaconego w terminie. W praktyce wygląda to w ten sposób, że po przyjęciu zgłoszenia, windykator podejmuje odpowiednie kroki celem odzyskania zaległej kwoty. Dla wierzyciela nie oznacza to dodatkowych kosztów. Jedyną opłatą jest wpłata za zgłoszenie pozwu, która jest zwracana w razie pozytywnego załatwienia sprawy. Inne korzyści to przede wszystkim oszczędność czasu związanego z odzyskaniem długu, oraz brak stresu związanego z kontaktem z dłużnikiem, który często może unikać rozmowy z wierzycielem.
Na afaktura.pl dostępna jest cała baza narzędzi, które są przydatne w walce z kontrahentami niepłacącymi w terminie. Wśród nich jest na przykład: przypomnienie, czy wezwanie do zapłaty, do których możliwe jest dołączenie duplikatu wystawionego dokumentu. Korzysta się z nich w pierwszej kolejności jeszcze zanim zostaną powzięte bardziej radykalne kroki. Jak to zrobić przez Internet? Po prostu wystarczy kliknąć w odpowiednią ikonkę, a następnie wysłać e-mail z przypomnieniem lub wezwaniem zapłaty. Kolejnym i ostatecznym krokiem, który należy podjąć w razie braku reakcji na wysyłane ponaglenia, jest opcja zlecenia faktury do windykacji. Wystarczy tylko uzupełnić formularz o potrzebne informacje, które są niezbędne dla firmy windykacyjnej.
Zalety windykacji faktur
oszczędność czasu,
brak dodatkowych kosztów związanych z korespondencją, z telefonami, szukaniem dłużnika lub odwiedzaniem go w miejscu wykonywanej działalności,
brak stresu związanego z ewentualnymi negocjacjami z kontrahentem,
bez konieczności szukania prawnika lub firmy windykacyjnej.
Korzyści
Wykorzystanie opcji windykacji faktur dostępnej na afaktura.pl daje wierzycielowi pewność, że:
odzyska swoje pieniądze i windykacja będzie skuteczna,
zaoszczędzi czas i pieniądze,
nie poniesie żadnych dodatkowych kosztów.
Podsumowanie
W dzisiejszych czasach każda firma, która współpracuje z wieloma kontrahentami i miesięcznie wystawia dużo faktur musi mieć pełną kontrolę nad płatnościami. Najlepszym rozwiązaniem wydaje się być automatyczna kontrola płatności, która daje przedsiębiorcy przede wszystkim poczucie bezpieczeństwa. Chodzi o to, aby poprzez nieumiejętne zarządzanie i brak kontroli nie doprowadzić do utraty płynności finansowej przez firmę. W tym celu należy wybrać odpowiedni program przeznaczony do kontroli płatności. Pozwoli to na szybką interwencję w razie pojawienia się dokumentów nieopłaconych w terminie.
