Program do fakturowania online faktury.pl pozwala na wystawianie różnego rodzaju dokumentów, w tym: faktur VAT, rachunków, dokumentów KP, KW i WZ, noty korygującej, jak też zaliczki, czyli faktury zaliczkowej.
Przy pomocy jednego narzędzia mamy możliwość dokumentowania bardzo wielu działań i transakcji, jakie odbywają się w naszej firmie oraz we współpracy z kontrahentami.
Czy wiesz, jak wystawić zaliczkę, korzystając z naszej strony - wyjaśnijmy to!
Co to jest zaliczka?
Otrzymanie od kontrahenta zaliczki, czyli części kwoty usługi lub towaru, związane jest z pewnymi działaniami, jakich musi się podjąć sprzedawca, a w przypadku świadczenia konkretnych usług usługodawca. W momencie, kiedy firma otrzymuje zaliczkę, dochodzi do powstania obrotu, a zatem taka czynność powinna zostać udokumentowania fakturą zaliczkową. Kiedy zostanie wpłacona cała kwota za usługę lub towar, najczęściej konieczne okazuje się wystawienie innego rodzaju faktury, czyli faktury końcowej.
Faktura zaliczkowa wystawiana jest więc w związku z otrzymaną zaliczką i warunkuje konieczność otrzymania całości zapłaty w określonym czasie w przyszłości. Kiedy najczęściej stosuje się zaliczki? Korzystają z nich przede wszystkim te firmy, które świadczą bardziej kosztowne usługi. Stanowią one pewnego rodzaju zabezpieczenie przed wywiązaniem się przez kontrahenta z obowiązku zapłaty całości kwoty.
Po zrealizowaniu zamówienia zgodnie z postanowieniami następuje rozliczenie zaliczki w cenie towaru lub usługi. Takie prawo wymusza na przedsiębiorcach wystawiania stosownego dokumenty, czyli właśnie faktury zaliczkowej.
Jak wystawić zaliczkę w formie papierowej ?
Musisz wiedzieć, że masz możliwość wystawienia zaliczki w formie papierowej oraz elektronicznej. Obie opcje są zgodne z prawem, a druga z nich jest stosowana coraz częściej przez przedsiębiorców ze względu na wygodę, szybkość i oczywiście dużą oszczędność. Warto jednak wiedzieć, jak wystawić fakturę zaliczkową w sposób tradycyjny.
W momencie, kiedy klient jest osobą prowadzącą działalność gospodarczą, wymusza to na nas konieczność wystawienia faktury zaliczkowej. Oczywiście czynimy to w sytuacji, kiedy taka zaliczka zostaje wpłacona. Dokument ten powinien zawierać określone elementy i informacje, które sprawiają, że faktura jest wypełniona i wystawiona prawidłowo. Muszą się na niej znaleźć:
data wystawienia zaliczki
numer kolejny dokumentu – faktur zaliczkowej
dane obu stron transakcji – imiona i nazwiska oraz adresy
numer, który identyfikuje podatnika i nabywcę na potrzeby podatku
datę otrzymania całości kwoty
otrzymaną kwotę zaliczki
wszystkie dane, które dotyczą zamówienia, czyli: nazwę towaru lub wykonanej usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów lub też wykonywanych usług, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki i kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia.
Taka faktura zaliczkowa powinna zostać wystawiona do 15 dnia miesiąca, który następuje po miesiącu, w którym nabywca zapłaci całość lub część kwoty.
Jak często wystawiane są zaliczki? Otóż, wszystko zależy od rodzaju działalności i wielkości firmy. Jak już zostało wspomniane, faktury zaliczkowe są najczęściej wystawiane przy usługach i produktach o większej wartości.
Zdarzają się przedsiębiorstwa, które zaliczki otrzymują praktycznie każdego dnia, a to natomiast powoduje, że dokument również jest sporządzany bardzo często. Wypełnienie go, wydrukowanie, zaadresowanie, a następnie wysłanie do kontrahenta związane jest z dodatkowymi kosztami, jak też pochłania niemałą ilość czasu.
W wydatkach firmy trzeba uwzględniać papier, koperty, tusz do drukarki i opłaty pocztowe. Ponadto archiwizacja takich dokumentów jest konieczna przez 5 lat, a więc w biurze firmy powinno znaleźć się odpowiednio zagospodarowane miejsce, które posłuży nam do gromadzenia całej dokumentacji.
Jak wystawić zaliczkę w formie elektronicznej czyli online ?
Jeżeli chcemy zminimalizować wydatki, zaoszczędzić czas, wesprzeć naturalne środowisko, a także uniknąć problemów z archiwizacją dokumentów, możemy wybrać drugą opcję wystawiania zaliczki, czyli korzystając z programu faktury.pl.
Wiesz już, jak wystawić zaliczkę w tradycyjny sposób, teraz przyjrzymy się tej czynności w formie elektronicznej.
Podobnie jak w pierwszym przypadku, również tym razem dokument powinien zawierać wszystkie niezbędne informacje, czyli:
datę wystawienia zaliczki
numer kolejny faktury zaliczkowej
imiona i nazwiska oraz adresy sprzedawcy i nabywcy
numer, który identyfikuje podatnika i nabywcę na potrzeby podatku
datę otrzymania całości kwoty za produkt lub usługę
otrzymaną kwotę zaliczki
wszystkie dane dotyczące zamówienia: nazwę towaru lub wykonanej usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów lub też wykonywanych usług, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki i kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia.
W systemie faktury.pl dokument ten znajdziemy w zakładce „Wystaw zaliczkę”. Wybieramy go i następnie uzupełniamy powyższe informacje. Dużym udogodnieniem jest to, że nie jest wymagane za każdym razem wpisywanie wszystkich danych i informacji, które dotyczą sprzedawcy, czyli nas, jak również naszego kontrahenta.
Wprowadzamy je do systemu raz, po czym można je automatycznie wprowadzić do faktury zaliczkowej. Tworząc bazę kontrahentów, mamy możliwość w kilka sekund stworzyć stosowny dokument i tym samym zaoszczędzić tak cenny w biznesie czas.
Zaliczka – kiedy nie jest wystawiana?
Są sytuacje, kiedy faktura zaliczkowa nie jest wystawiana. Dokumentowanie zaliczek nie jest wymagane przy wewnątrzwspólnotowej dostawy towaru, dostawy energii elektrycznej i cieplnej, przy usługach komunikacyjnych, związanych z dostarczeniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowej, przy świadczeniu usług najmu, leasingu i dzierżawy, a także stałej obsługi prawnej.
Dlaczego w takich okolicznościach zaliczka nie jest wystawiana? Jest to uwarunkowane tym, że otrzymanie jej za powyższe czynności nie powoduje, że powstaje obowiązek podatkowy. Jest to równoznaczne z tym, że nie ma konieczności dokumentowania jej fakturą zaliczkową.
Program faktury.pl to wygodna oraz prosta alternatywa dla tradycyjnego prowadzenia i wystawiania dokumentacji. Związanych jest z tym mnóstwo korzyści, jak też, co jest szczególnie ważne dla naszych użytkowników, z dużym bezpieczeństwem i tym samym ochroną danych.
