Rachunek, podobnie jak faktura, jest dowodem zapłaty za wykonaną usługę czy tez sprzedany towar. Potwierdza on zaistniałą transakcję, dlatego przedsiębiorcy mają obowiązek jego wystawiania w przypadku, kiedy nie zdecydowali się lub nie mogą potwierdzać zakupu/sprzedaży fakturą.
Istnieją pewne zasady prawne, które informują, jak wystawić rachunek. Jest on ważny tylko wówczas, kiedy spełni wszystkie warunki, o których informuje nas polskie prawo.
Odpowiadamy na to pytanie oraz pomagamy wystawiać rachunek prawidłowo, szybko i wygodnie.
Przez długi czas rachunek wystawiany był jedynie przez osoby zwolnione z VAT, vatowcy zaś mieli obowiązek wystawiania faktury VAT. Wraz z początkiem 2014 roku przepisy zostały zmienione, a możliwość dokumentowania sprzedaży i wykonywanych usług fakturą otrzymali również przedsiębiorcy zwolnieni z VAT. Nowe prawo początkowo spowodowało duże zamieszanie i nievatowcy ze względu na jeszcze niedostateczną wiedzę nie byli w pełni świadomi, kiedy mogą czy muszą wystawiać fakturę, a kiedy jak dotychczas rachunek.
Dzisiaj już większość z nich jest w pełni świadoma zasad z tym związanych.
A zatem do 2014 roku vatowcy wystawiali faktury, a firmy zwolnione z VAT rachunek. Obecnie wszyscy przedsiębiorcy, świadczący swoje usługi na rzecz innych firm, są zobowiązani do wystawiania rachunku. Jeżeli jednak towar został zakupiony lub też wyświadczona usługa na rzecz osoby prywatnej, dokumentem potwierdzającym tę czynność jest rachunek.
A więc jak wystawić rachunek? Mamy dwie możliwość, czyli tym razem również jest podobnie jak przy wystawianiu faktur. Możemy wystawić rachunek w formie papierowej lub elektronicznej, korzystając z internetowego programu do wystawiania faktur faktury.pl. Oba dokumenty są w równym stopniu ważne, i to istotne – autentyczne oraz poprawne, oczywiście o ile zostaną odpowiednio wypełnione.
Kiedy kilka lat temu pojawiło się fakturowanie online, wiele firm miało wątpliwości dotyczące mechanizmów jego działania, bezpieczeństwa danych oraz oczywiście nie darzyło podobnych narzędzi dużym zaufaniem. Dzisiaj wiadomo, iż zarówno papierowa faktura czy rachunek, jak też te dokumenty w formie elektronicznej mają taką samą wartość, a e-faktury dodatkowo są niezwykle praktyczne, wygodne, generujące duże oszczędności i oczywiście dzięki innowacyjnym systemom zabezpieczeń i ochrony danych również bezpieczne.
Czy znasz terminy wystawiania rachunków ?
Zanim dowiesz się, jak wystawić rachunek, warto przypomnieć, jakie terminy są z tym związane. Otóż, nie wywiązanie się z obowiązku wystawienia rachunku we właściwym terminie powoduje, że możemy zostać obciążeni karą, jak też zostaniemy pociągnięci do odpowiedzialności karnej.
Osoba kupująca towar lub też korzystająca z usługi może zgłosić prośbę o wystawienie rachunku zanim jeszcze zostanie wykonana transakcja. W takich okolicznościach sprzedawca może tego dokonać w ciągu 7 dni od dnia wykonania usługi lub sprzedaży produktu. Jeżeli jednak zgłoszenie nastąpiło po transakcji, firma wystawia rachunek w terminie do 7 dni od momentu zgłoszenia.
Jeżeli jednak żądanie zostanie zgłoszone po upływie 3 dni od dnia, w którym został wydany towar lub wykonana usługa, to podatnik nie ma obowiązku wystawiania rachunku.
Czy rachunki muszą być archiwizowane? Tak, zarówno kupujący, jak też sprzedający mają taki obowiązek. Czas archiwizacji wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym został sprzedany towar lub też wykonana usługa.
Jak wystawić rachunek w formie papierowej?
Pierwszą możliwością wystawienia rachunku jest jego forma papierowa, czyli tradycyjna, która znana jest przedsiębiorcom od wielu lat. Na takim rachunku konieczne jest umieszczenie następujących informacji:
dane obu stron – sprzedawcy i kupującego – ich imiona i nazwiska oraz adresy
data wystawienia oraz numer rachunku
data sprzedaży
rodzaj i ilość towarów lub wykonanych usług, a także cena jednostkowa każdej z nich
ogólna suma należności, która zostanie wyrażona liczbowo i słownie.
Jak zatem można zauważyć, nie ma obowiązku umieszczania daty wykonania usługi czy wydania towaru, co jest konieczne w przypadku faktury. Ponadto, nie musi się na dokumencie znaleźć podpis sprzedawcy. Zmiany te zostały wprowadzone w 2011 roku.
Wystawianie rachunków w formie papierowej jest powszechnie znane i stosowane, jednak nie bez przyczyny wprowadzono alternatywę dla takiej dokumentacji i potwierdzania sprzedaży towaru lub wykonywania usług.
Przede wszystkim, szczególnie w dużych firmach, wypisywanie i dostarczanie rachunku do klienta jest pracochłonne i wymaga od sprzedawcy wygospodarowania nie tylko dodatkowego wolnego czasu, ale również przeznaczenia określonej części budżetu firmowego na zakup papieru, kopert, znaczków i dokonania opłat pocztowych. W wielu sytuacjach wydelegowani są do tego odpowiedni pracownicy, co jest związane z koniecznością zatrudnienia dodatkowego pracownika lub też temu już zatrudnionemu zlecić więcej obowiązków, co może mieć znaczący wpływ na jego efektywność.
Alternatywą dla rachunku w formie papierowej jest rachunek w formie elektronicznej, który możesz wystawić, korzystając ze strony faktury.pl.
Jak wystawić rachunek online ?
Jeżeli jeszcze nie jesteś zarejestrowany na naszej stronie, zachęcamy do sprawdzenia, w jaki sposób funkcjonuje nasz program. Aby móc z niego korzystać, należy się zarejestrować, podając swój adres e-mail i hasło. Natychmiast po rejestracji możesz wystawić swój pierwszy dokument. Jak wystawić rachunek w programie faktury.pl?
W zakładce „Wystaw dokument” wybieramy opcję „faktura”.
Następnie uzupełniamy dane obu stron- sprzedawcy, czyli nasz, oraz osoby korzystającej z usługi lub kupującej towar.
Kolejny krok to podanie informacji na temat usługi lub produktu, czyli rodzaj i ilość towarów lub wykonanych usług, a także cena jednostkowa każdej z nich.
Uzupełniamy daty i kwoty… gotowe!
Może być jednak znacznie prościej. Otóż, tworząc swoją indywidualną bazę kontrahentów oraz uzupełniając swoje dane w systemie, możesz pominąć krok drugi, czyli wypełnianie informacji dotyczących obu stron transakcji.
W ten sposób zyskujesz czas, jak również większy komfort.
Ponadto faktury.pl jako internetowy program do fakturowania pozwala zminimalizować koszty związane z wysyłką dokumentów, jak też uporządkować całą dokumentację w biurze, którą od teraz możesz mieć dostępną w formie elektronicznej, oszczędzają miejsce w swoim biurze.
Teraz już wiesz, jak wystawić rachunek zarówno w formie tradycyjnej, jak też tej wygodniejszej, tańszej oraz… ekologicznej.
