Zakładając własną firmę, niezależnie od tego, jakie usługi będziemy w ramach działalności świadczyć, musimy wiedzieć, że wszystkie transakcje powinny być odpowiednio dokumentowane oraz potwierdzane stosowną fakturą lub rachunkiem.
Najczęściej przedsiębiorcy decydują się na pierwszą opcję, a w momencie, kiedy świadczą usługę na rzecz innej firmy, jest to wręcz konieczne. Na początku może się jednak pojawić pytanie, jak wystawić fakturę.
Podpowiemy Ci, jak to zrobić szybko i tym samym poprawnie.
Masz dwie możliwości, fakturę możesz wystawić w formie papierowej lub elektronicznej. Pierwsza opcja do niedawna była bardziej popularna i stosowana znacznie częściej. Uwarunkowane to było przede wszystkim niedostateczną wiedzą podatników na temat faktur online oraz zasad z tym związanych. Wątpliwości pojawiały się również w kontekście autentyczności takich dokumentów.
Dzisiaj, kiedy już wiedza przedsiębiorców, a także dostęp do odpowiednich narzędzi jest znacznie łatwiejszy, na e-faktury decyduje się coraz więcej firm. Na stronie faktury.pl możesz wystawiać różnego rodzaju dokumenty, nie tylko są to faktury VAT. Ponadto, program posiada moduł obsługi magazynu, który umożliwia kontrolowanie stanu magazynowego Twojej firmy. Dzięki tej opcji masz wgląd do informacji na temat swoich przychodów i rozchodów, a także z łatwością możesz przeprowadzać inwentaryzacje.
Dzięki takim rozwiązaniom łatwiej jest zarządzać towarami, dokumentacją i całą firmą.
Odpowiedzmy sobie jednak na pytanie, jak wystawić fakturę? Skoro mamy dwie możliwości – fakturę w formie papierowej i elektronicznej, to przyjrzyjmy się, w jaki sposób uzupełniać oba te dokumenty.
Dwie możliwości wystawiania faktur - jednakowe terminy
Według zasady podatnicy mają obowiązek wystawiania faktur do 15 dnia miesiąca, następującego po miesiącu, w którym dokonana została sprzedaż lub też wyświadczona usługa. Istnieją jednak pewne wyjątki, dotyczące m.in. branży budowlanej. W tym przypadku fakturę należy wystawić do 30 dni, licząc od dnia wykonanej usługi.
Również w przypadku dostawy książek drukowanych termin wystawiania faktur jest dłuższy – do 60 dni od dnia, w którym towar został wydany.
Jeszcze więcej czasu na dokonanie tej czynności jest przy usługach, które dotyczą drukowania np. książek – do 90 dni.
Wyjątek stanowi również usługa, która związana jest z dostawą energii elektrycznej i cieplnej, a także świadczenia usług telekomunikacyjnych czy też stałej obsługi prawnej – w tych sytuacjach faktura powinna zostać wystawiona z upływem terminu płatności.
Jak wystawić fakturę papierową?
Aby faktura była ważna powinna zostać wystawiona zgodnie z obowiązującym prawem. To oznacza, że powinny się w niej znaleźć wszystkie niezbędne dane i informacje. Ustawa o VAT nakazuje, aby faktura VAT zawierała:
numer faktury i datę jej wystawienia
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów, a w przypadku usługi datę jej wykonania. Jest to konieczne w przypadku, kiedy data ta ta jest różna od daty wystawienia faktury
dane osobowe sprzedawcy i nabywcy, czyli ich imiona i nazwiska, adresy i numery NIP
nazwę i ilość towaru, który jest sprzedawany lub wykonywanej usługi
cenę jednostkową towaru lub usługi, a także kwoty rabatów, o ile są one udzielane
łączną wartość netto wszystkich towarów lub usług
stawki podatku
sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż, która jest objęta poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku oraz kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów z uwzględnieniem podziału na kwoty, które dotyczą poszczególnych stawek podatku
kwotę należną
Wszystkie te informacje muszą znaleźć się w wystawianej fakturze, chyba że, jak ma to miejsce w przypadku rabatu, nie są one udzielane. Tradycyjne wystawianie faktury bywa bardzo czasochłonne, szczególnie kiedy dokonujemy tego kilkadziesiąt razy w miesiącu. Oprócz tego, że poświęcamy temu dużo czasu, to konieczne jest wysyłanie każdej faktury do naszych kontrahentów, co związane jest z dodatkowymi kosztami, takimi jak: zakup papieru, kopert, znaczków pocztowych, tuszu do drukarki oraz opłaty pocztowe.
Analizując wszystkie te wydatki w skali rocznej, może się okazać, że kosztuje nas to znacznie więcej, niż przypuszczamy. Co więcej, zbyt duża ilość wystawianych faktur może spowodować, że terminy dopełnienia formalności wydłużają się, nasz kontrahent otrzymuje dowód zapłaty w późniejszym terminie, niż tego oczekuje. Nie bez znaczenia jest również fakt, iż cała dokumentacja powinna być archiwizowana przez 5 lat, a to powoduje, że nasze biuro wręcz „tonie” w papierach.
Jak łatwo wystawić fakturę elektroniczną?
Alternatywą dla faktury papierowej jest faktura elektroniczna, którą generujemy przy wykorzystaniu odpowiedniego narzędzia, jakim jest program faktury.pl. Minimalizujemy a niekiedy nawet całkowicie pozbywamy się wad i niedogodności, które związane są z fakturami papierowymi, czyli dodatkowe koszty, poświęcanie dużej ilości czasu na wypełnianie dokumentów i konieczność archiwizacji.
Ponadto, korzystając z takiego narzędzia, dbamy o środowisko, a nasza firma nabiera charakteru proekologicznego.
A więc jak wystawić fakturę online?
Rejestrujemy się na stronie faktury.pl. Wymagane jest jedynie podane adresu e-mail oraz hasła.
Następnie, przechodzimy do zakładki „Wystaw dokument” i wybieramy ten odpowiedni, np. faktura VAT.
Podajemy wszystkie dane, czyli wymagane daty oraz informacje o sprzedawcy, czyli o nas oraz o naszym kontrahencie, dla którego wystawiana jest faktura za usługę.
Wybieramy magazyn, z którego pochodzi dany towar, a następnie podajemy ilość, cenę i odpowiednie kwoty.
Kolejny krok zawiera informacje na temat zapłaty, płatności i sposobu dostawy.
Na koniec możemy uzupełnić fakturę o dodatkowe informacje.
UWAGA! Nie musisz każdorazowo uzupełniać danych swoich i swojego kontrahenta. Twoje są dostępne w systemie po wcześniejszym ich uzupełnieniu.
Podobnie jest w przypadku danych Twoich kontrahentów, które znajdują się w bazie kontrahentów.
W ten sposób są one automatycznie generowane, po wybraniu nazwy naszego partnera biznesowego, co znacznie ułatwia i przyśpiesza całą procedurę.
Nietrudno zatem dostrzec różnicę pomiędzy wystawianiem faktury papierowej, a elektronicznej. Coraz więcej firm decyduje się na korzystanie z faktur online. Jest to prosty sposób na usprawnienie funkcjonowania firmy i dużą oszczędność czasu i pieniędzy.
