Jak powinna wyglądać prawidłowo wystawiona faktura – wzór takiego dokumentu
Sprawdź jak powinna wyglądac prawidłowo wystawiona faktura, jakie dane są niezbedne na fakturze.
Do tej pory wystawiałeś dokumenty sprzedażowe jedynie w formie elektronicznej, lecz w związku z przepisami o ewidencjonowaniu JPK, postanowiłeś zacząć korzystać z programu do fakturowania online? Nie masz jednak pojęcia, jakie informacje powinni znaleźć się na fakturze, aby nie została ona zakwestionowana przez Urząd Skarbowy? Dobra wiadomość jest taka, że wystawianie faktur elektronicznych jest naprawdę szybie i proste. Minimalizujesz tym samym również ryzyko błędów (np. w obliczeniach podatku lub nazwie kontrahenta), które mogłyby Cię narazić na negatywne konsekwencje prawno-księgowe.
Przed wystawieniem pierwszej faktury elektronicznej, staniesz przed koniecznością wyboru programu do fakturowania. Zwróć uwagę w pierwszej kolejności na to, czy umożliwia on wprowadzenie do formularza wszystkich danych, które są wymagane przez ustawodawcę. Są to analogiczne informacje, jakie muszą się znaleźć na fakturze papierowej. W tym przypadku nie ma jednak obowiązku umieszczania własnego podpisu.
Jakie pozycje powinna zatem obejmować prawidłowo wystawiona faktura? Wzór takiego dokumentu powinien obejmować następujące pozycje:
data oraz miejscowość wystawienia faktury,
ostateczny termin, do którego kupujący powinien wnieść zapłatę,
tytuł dokumentu w postaci „faktura” lub „faktura VAT”,
stawka podatku VAT,
wyliczona kwota podatku VAT,
ceny jednostkowe netto produktów lub usług,
kwota całkowita netto,
ceny jednostkowe brutto,
kwota całkowita brutto,
wartości procentowe oraz kwoty ewentualnych rabatów i upustów,
dane identyfikujące sprzedawcę oraz nabywcę (NIP, nawy firm, a w przypadku osoby fizycznej imię i nazwisko).
dane adresowe obu stron transakcji,
unikalny numer faktury,
data realizacji zamówienia,
waluta,
nazwy produktów lub usług wchodzących w skład zamówienia,
jednostka miary (np. sztuki, metry, metry sześcienne, kilogramy etc.).
Wzór prawidłowo wystawionej faktury online może także zawierać dodatkowe informacje. Najczęściej możemy się spotkać z umieszczaniem w treści dokumentu sprzedażowego adnotacji dotyczącej sposobu płatności. Jeżeli jest nim przelew na konto bankowe, wtedy warto również umieścić rachunek do wpłaty. Poza tym faktura może zostać rozszerzona o dodatkowe uwagi. Przykładowo osoby samozatrudnione mają obowiązek ewidencjonowania godzin pracy, które przeznaczają na realizację zamówienia. Wynika to z treści ustawy o minimalnej stawce godzinowej. W polu dodatkowych uwag warto także poinformować klienta o miejscu dostawy towaru czy przekazać mu informacje na temat opakowania czy bezpieczeństwa podczas używania produktu.
Jaki program do fakturowania wybrać?
Pierwszą kwestią jaką warto wziąć pod uwagę jest to, czy oprogramowanie tego typu pozwala w krótkim czasie nanieść na fakturę wszystkie informacje wymagane przez ustawodawcę. Jeżeli skorzystasz z programu Faktury.pl, możesz być tego pewien. Nawet w przypadku dalszych nowelizacji prawnych, system zostanie błyskawicznie zaktualizowany. Dokument wystawisz maksymalnie w ciągu kilku minut. Zaoszczędzisz swój cenny czas, nie musząc wpisywać wszystkich danych identyfikujących Twojego klienta. Wystarczy, że wpiszesz jego NIP w oknie formularza. Na tej podstawie zostaną automatycznie pobrane dane z bazy Głównego Urzędu Statystycznego. Następnym razem chcąc wystawić ponownie fakturę dla tego klienta, będziesz mógł wszystkie informacje wczytać za pomocą jednego kliknięcia. W systemie będą się także zapisywać nazwy produktów oraz usług świadczonych przez Twoją firmę. Otrzymasz propozycję domyślnego formatu numeracji dokumentów sprzedażowych. Możesz go zaakceptować lub dostosować do własnych preferencji. Dzięki temu zapewnisz sobie przejrzystość pod kątem ewidencjonowania.
Aby wystawić fakturę dla swojego kontrahenta, będziesz także musiał zamieścić na niej kwoty należności oraz wartości netto/brutto. W programie Faktury.pl wszystkie obliczenia zostaną wykonane w sposób automatyczny. Dlatego minimalizujesz do zera ryzyko ewentualnych pomyłek. Twoje zadanie ograniczy się jedynie do wskazania stawki podatku oraz kwoty netto. Możesz zarazem wybrać obcą walutę, a także przetłumaczyć fakturę na inny język. Zaoszczędzisz także swój czas w przyszłości, jeżeli skorzystasz z modułu cyklicznych faktur.
Funkcje personalizacji dokumentów sprzedażowych
Oprogramowanie Faktury.pl stwarza możliwość dowolnego zaprojektowania wyglądu graficznego faktury. Masz do wyboru wiele wariantów gotowych szablonów graficznych, które możesz dostosować względem przyjętego w firmie systemu identyfikacji wizualnej. Poza tym w łatwy sposób dodasz do dokumentu własną stopkę oraz nagłówek – np. z logo oraz danymi teleadresowymi swojego przedsiębiorstwa.
Chcesz przekonać się samodzielnie, czy system Faktury.pl spełni Twoje oczekiwania? Zachęcamy więc do skorzystania z 30-dniowego okresu próbnego, podczas którego możesz korzystać z wszystkich opcji programu całkowicie za darmo. Dopiero po tym czasie będziesz mógł zdecydować, czy chcesz nadal kontynuować z współpracę w formie abonamentu.
