Faktury dla osób fizycznych – czym są i kiedy przedsiębiorca ma obowiązek je wystawiać?
Czy taki obowiązek w ogóle istnieje?
Jak wiadomo, świadcząc usługi na rzecz podatnika VAT, czyli innego przedsiębiorcy, konieczne jest udokumentowanie transakcji fakturą VAT.
Co jednak w przypadku, kiedy świadczmy usługi na rzecz osób fizycznych?
Faktury dla osób fizycznych – co musisz wiedzieć?
Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą oraz świadczący usługi na rzecz osób fizycznych nie ma obowiązku wystawiania faktury VAT. ALE jeżeli klient zażąda owej faktury, sprzedawca musi ją sporządzić – są to faktury dla osób fizycznych. Bardzo często takie transakcje są jednak dokumentowane w inny sposób przykładowo przy pomocy paragonu fiskalnego. Zatem każda osoba prywatna ma prawo zażądać od przedsiębiorcy faktury dla osób fizycznych, a sprzedawca w takiej sytuacji musi ją sporządzić i dostarczyć do klienta.
W ustawie o podatku VAT w art. 106b czytamy jednak, iż osoba, która prowadzi działalność gospodarczą posiada obowiązek wystawiania faktur VAT, które dokumentują sprzedaż wysyłkową z i na terytorium kraju oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. Są to wyjątki, które nakazują sprzedawcy wystawiać faktury dla osób fizycznych.
Istnieją również takie przypadki, kiedy nawet żądanie klienta – nabywcy towaru bądź usługi – nie wymusza na sprzedawcy wystawiania faktury dla osób fizycznych. Dzieje się tak w następujących sytuacjach:
przy usługach ciągłych obsługi biurowej i prawnej
przy usługach dostawy energii, jak ciepło, gaz czy energia elektryczna
przy usługach radio- i telekomunikacyjnych
przy usługach przechowywania mienia i ochrony
przy usługach leasingu, dzierżawy i innych podobnych.
Faktury dla osób fizycznych – co powinno się na nich znaleźć?
Wystawiając faktury dla osób fizycznych, trzeba wiedzieć, że również w ich przypadku obowiązują pewne zasady, które nakazują umieszczania na nich odpowiednich danych. Niezależnie od tego, czy sporządzamy dokumenty w formie papierowej bądź też w programie faktury.pl w formie elektronicznej, faktury dla osób fizycznych muszą zawierać:
kolejny numer faktury dla osób fizycznych
datę wystawienia faktury
dane sprzedawcy i nabywcy, czyli ich imiona i nazwiska i adresy, a także NIP sprzedawcy
datę dokonania lub zakończenia dostawy oraz datę otrzymania zapłaty, jeżeli różni się ona od daty wystawienia faktury
nazwę towaru lub usługi
jednostkę miary oraz ilość sprzedanych towarów lub usług
cenę jednostkową netto
kwoty rabatów, obniżek cen lub opustów, o ile zostały takie udzielone
wartość netto
stawkę i wartość podatku VAT
sumę sprzedaży netto,
kwoty podatku VAT z podziałem na poszczególne stawki
wartość należności ogółem.
Podstawowa różnica, jaką można dostrzec pomiędzy fakturą VAT wystawianą na rzecz drugiego podatnika VAT, a fakturą dla osób fizycznych, jest brak numeru NIP nabywcy. Zgodnie z przepisami podatkowymi, jeżeli sprzedaż dokonywana jest na rzecz osoby prywatnej, nie ma obowiązku umieszczania na fakturze jej numeru NIP, a co więcej również nie musi również uzupełniać tego pola o numer pesel. Istnieje taka możliwość, jednak nie jest to konieczne.
Kiedy wystawiamy faktury dla osób fizycznych? Ważne terminy!
Powołując się na art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, przypominamy, że przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą oraz świadczący usługi na rzecz osób prywatnych nie ma obowiązku wystawiania faktury VAT, wyjątek stanowi sytuacja, kiedy klient zażąda owej faktury.
UWAGA!
Jeżeli klient żądanie o wystawieniu faktury dla osób prywatnych zgłosi po upływie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym towar lub usługa został/a dostarczony lub dokonano płatności całej kwoty, przedsiębiorca nie ma obowiązku jej sporządzenia.
Jeżeli klient zgłosi żądanie w terminie, przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę dla osób fizycznych nie później niż 15. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu, w którym dokonana została dostawa towaru lub wykonana została usługa. Musi być jednak spełniony warunek – żądanie wystawienia faktury musi być zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę.
Jak wystawić fakturę dla osób fizycznych w programie faktury.pl?
Zanim przystąpisz do wystawiania swoich pierwszych faktur w formie elektronicznej, poznaj główne zalety naszego programu. Przede wszystkim jest bardzo prosty w obsłudze oraz niezwykle intuicyjny. Posiada szablony wszystkich niezbędnych, ale też dodatkowych dokumentów stosowanych w obrocie gospodarczym. Co więcej, został wyposażony w moduł magazynu i bazę kontrahentów. Doskonale sprawdza się opcja archiwizacji dokumentów oraz przeprowadzania inwentaryzacji.
Faktury dla osób fizycznych, jak też inne rodzaje dokumentów wystawianych w formie elektronicznej to duża oszczędność czasu i pieniędzy. Jest to przede wszystkim wygodne zarówno dla sprzedawcy, jak też nabywcy towaru bądź usługi. Faktury dla osób fizycznych mogą zostać dostarczone do klienta pod wskazany adres e-mail bez konieczności wysyłania go w formie papierowej. Aby to zrobić, zarejestruj się w naszym systemie (jeżeli masz już konto, zaloguj się). Z zakładki „Wystaw dokument” wybierz opcję faktura i uzupełnij wszystkie wymagane dane sprzedawcy i nabywcy oraz dane dotyczące produktu bądź usługi, która jest przedmiotem transakcji. Wystawiając fakturę dla osoby fizycznej, nie musisz podawać jej numer NIP ani numeru pesel. Pole, które dotyczy tej informacji, może pozostać puste.
Po wystawieniu faktury dla osoby fizycznej, wygeneruj PDF i wyślij do klienta na wskazany przez niego adres e-mail. Pamiętaj, że masz obowiązek archiwizacji dokumentów przez okres 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym została dokonana transakcja.
Przy fakturach elektronicznych masz możliwość przechowywania ich na swoim komputerze lub w naszym systemie. To pozwala na lepsze uporządkowanie dokumentacji firmowej, jak też na oszczędność miejsca w biurze oraz szybsze odnalezienie konkretnej faktury np. przy kontroli podatkowej czy w innej sytuacji, kiedy będziemy jej potrzebować.
