Rozwój technologiczny sprawił, że przy wystawianiu faktur przedsiębiorcy coraz chętniej korzystają z nowoczesnych narzędzi informatycznych. Są one bardzo często wygodną, szybką i opłacalną alternatywą dla rozwiązań tradycyjnych.
Rozwój technologiczny sprawił, że przedsiębiorcy coraz chętniej korzystają z nowoczesnych narzędzi informatycznych.
Są one bardzo często wygodną, szybką i opłacalną alternatywą dla rozwiązań tradycyjnych. Nie inaczej jest w przypadku wystawiania faktur. Osoby prowadzące działalność gospodarczą są zwykle przyzwyczajone do tego, że pod każdą wystawioną lub otrzymaną fakturą powinien widnieć odręczny podpis.
Jak się okazuje - nic bardziej mylnego! Faktura przesłana drogą elektroniczną (np. w formacie PDF) zachowuje bowiem ważność.
Faktura mailem - bez podpisu?
Faktura przesłana drogą mailową stanowi dobrą alternatywę dla tradycyjnych faktur, przekazywanych listownie za pośrednictwem poczty. Jest ona ważnym dokumentem, na podstawie którego można dokonywać operacji księgowych, np. odliczeń podatku. Oczywiście, prawidłowo sporządzona faktura powinna zawierać najważniejsze elementy, określone w rozporządzeniu Ministra Finansów.
O jakich elementach mowa?
Faktura potwierdzająca sprzedaż musi zawierać:
- datę wystawienia faktury;
- numer identyfikujący fakturę;
- imiona i nazwiska (lub nazwy/nazwy skrócone) wraz z adresami nabywcy i sprzedawcy;
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy;
- datę sprzedaży (w przypadku, gdy jest inna od daty wystawienia faktury);
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
- miarę i ilość sprzedanych towarów lub informację o zakresie wykonywanych usług;
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (wartość netto);
- wartość sprzedaży netto towaru/wykonanej usługi;
- stawkę podatku;
- sumę wartości sprzedaży netto towarów/usług, z uwzględnieniem podziału na poszczególne stawki podatku, zwolnionych od podatku i nieobjętych opodatkowaniem;
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów/usług, z uwzględnieniem podziału na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
- kwotę należności ogółem (razem z podatkiem, wyrażoną cyfrą i słownie);
- kwoty obniżek cen (również w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto).
Faktura mailem bez podpisu - czy to bezpieczne rozwiązanie?
Wśród elementów faktury, jakie wskazuje się w rozporządzeniach, nie ma wzmianki o podpisie. Co ciekawe, nie ma również informacji o konieczności złożenia pieczątki na fakturze (co zresztą wiąże się z faktem, że przedsiębiorcy w Polsce nie mają obowiązku posiadania pieczątki firmowej). Mimo to faktura przesłana drogą elektroniczną zachowuje wartość i jest wiążącym dokumentem księgowym.
Faktura elektroniczna musi oczywiście uwzględniać przepisy ustawy o rachunkowości. Może jednak zostać przekazana odbiorcy bez podpisu, który nie jest elementem wymaganym bezwzględnie. Z drugiej strony warto zwrócić uwagę, że niektórzy eksperci podkreślają, iż podpis zwiększa wiarygodność przeprowadzanej operacji gospodarczej.
Niewykluczone, że właśnie z tego powodu wielu przedsiębiorców nadal preferuje tradycyjne rozwiązanie, podpisując wystawiane faktury oraz wymagając podpisu od osoby, która fakturę przyjmuje. Nie zmienia to jednak faktu, że na pytanie, czy faktura mailem bez podpisu zachowuje ważność, należy odpowiedzieć twierdząco.
