Wystawiłeś swojemu klientowi paragon. Po dwóch dniach zażądał on faktury do paragonu, który otrzymał.
Czy ma on taką możliwość? Czy możesz wystawić odpowiednią fakturę osobie fizycznej?
Otóż, jesteś zobowiązany do wystawienia faktury do paragonu na życzenie klienta jednak tylko zgodnie ze ściśle określonymi zasadami. Musisz wiedzieć, kiedy możesz spełnić żądanie klienta, jak również on powinien wiedzieć, w jakich okolicznościach, i co istotne, w jakim terminie, może zgłosić prośbę o wystawienie takiego dokumentu.
Do 2014 roku zasady te nie było precyzyjnie zdefiniowanie, teraz jest inaczej.
W 2014 roku zaszło wiele zmian związanych z VAT, w tym również uregulowane zostały kwestie faktury do paragonu. Sprzedawcy sami zadecydowali, w jakim terminie mogą je wystawić, u niektórych obowiązywał termin do 7 dni, u innych nawet do kilku miesięcy. To bardzo często wprowadzało klientów w zakłopotanie, którzy nie zawsze byli świadomi swoich praw i obowiązków.
Faktura do paragonu – masz obowiązek jej wystawienia, kiedy…
Po 2014 roku zasady i prawo wystawiania faktur do paragonu zostały ściślej określone oraz zawarte w art. 106i ust. 6 ustawy o VAT. Otóż, podatnik ma obowiązek spełnić żądanie klienta w momencie, kiedy zostało ono zgłoszone nie później, niż w ciągu 3 miesięcy od wystawienia paragonu. W przeciwnym razie klient może otrzymać odmowę i dokument nie musi zostać dla niego sporządzony. Pamiętaj jednak, że jeżeli prośba o fakturę wpłynęła po upływie 3 miesięcy, możesz wystawić fakturę do paragonu, jednak nie masz takiego obowiązku.
Art. 106i ust. 6 ustawy o VAT wskazuje jeszcze na jedną bardzo ważną kwestię, otóż na termin, w jakim podatnik musi wywiązać się ze swojego obowiązku. Musi on na żądanie klienta wystawić fakturę do paragonu:
nie później niż 15 dnia miesiąca kolejnego w momencie, kiedy zgłoszenie żądania miało miejsce do końca miesiąca, w którym to otrzymano towar bądź usługę lub część bądź całość zapłaty
nie później niż do 15 dnia, licząc od dnia zgłoszenia, jeżeli żądanie miało miejsce po upływie miesiąca, w którym to towar został dostarczony lub wykonano usługę bądź też sprzedawca otrzymał całość lub część zapłaty.
Sprzedawca, będący podatnikiem VAT, nie ma obowiązku wystawiania faktury, świadcząc usługi na rzecz osoby prywatnej. W takich sytuacjach transakcje dokumentowane są paragonami. Klient z kolei może zażądać faktury już w momencie zakupu, wówczas podatnik musi spełnić żądanie nabywcy towaru lub usługi. Zatem faktura na rzecz osoby prywatnej może zostać wystawiona w dwóch okolicznościach:
przy zakupie towaru, kiedy zażąda on takiego dokumentu od sprzedawcy
na żądanie do 3 miesięcy od dokonania transakcji, wówczas sporządzana jest faktura do paragonu.
Faktura do paragonu – jak ją wystawić w formie elektronicznej?
Musisz wiedzieć, że zarówno paragony, jak również faktury oraz faktury do paragonów możesz wystawiać, korzystając z programu do wystawiania faktur online. Jeżeli paragon wcześniej został wystawiony w programie faktury.pl, znajdziesz go w zakładce „Lista dokumentów” w „Paragony”. Tam umieszczone zostały wszystkie tego rodzaju dokumenty. Znaleźć ten właściwy możesz, korzystając z filtrów. Paragon znaleźć możesz zarówno po nazwie kontrahenta i numerze rachunku, jak również sortując według statusu, rodzaju zapłaty lub waluty.
Do każdego takiego dokumentu masz możliwość wystawienia faktury do paragonu. Z racji tego, że jest to faktura, musi spełniać ona odpowiednie kryteria. Przede wszystkim nie może na niej zabraknąć obligatoryjnych elementów, czyli:
daty wystawienia
daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź daty otrzymania zapłaty
danych sprzedawcy i nabywcy (ich imiona i nazwiska lub nazwy podatnika oraz ich adresy)
numeru, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, czyli NIP-u
danych dotyczących towaru lub usługi, których dotyczy faktura do paragony – nazwę towaru lub usługi, miarę i ilość dostarczonych towarów bądź zakres wykonanych usług
ceny jednostkowej towaru lub usługi (netto)
kwoty rabatów i obniżek cen, o ile takie zostały uwzględnione i udzielone
wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług (netto)
stawki podatku
sumę wartości sprzedaży netto
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto
kwotę należności ogółem.
Faktury do paragonów również są archiwizowane w programie do wystawiania faktur faktury.pl. Pamiętaj, że każda z nich musi być sporządzona w dwóch egzemplarzach – dla Ciebie i klienta. Możesz ją wysłać do niego za pośrednictwem poczty elektronicznej bez konieczności jej drukowania oraz osobistego dostarczenia.
Paragon – czy potrzebujesz go przy wystawianiu faktury?
W przypadku wystawiania paragonu w formie papierowej lub też korzystając z kasy fiskalnej, przed wystawieniem faktury do paragonu sprzedawca winien otrzymać od klienta oryginał paragonu, który następnie zostaje podpięty do faktury. Jeżeli jednak paragon został wystawiony w formie elektronicznej np. z wykorzystaniem programu faktury.pl, klient nie musi zwracać sprzedawcy paragonu (jest on w formie elektronicznej, więc jest to niemożliwe), sam może zweryfikować zgłaszaną przez klienta transakcję. W takiej sytuacji ma on obowiązek wystawienia faktury do paragonu na żądanie klienta.
Nietrudno zatem dostrzec rozliczne zalety takiej formy wystawiania faktur do paragonu, jak też innych dokumentów potwierdzających transakcje. Wszystkie dane, informacje i dokumenty są obecne w systemie, w dowolnym momencie można je znaleźć, zweryfikować oraz odpowiednio wykorzystać, jak np. paragon przy żądaniu wystawienia faktury. Ponadto, cały proces przebiega znacznie szybciej niż w przypadku, kiedy faktura do paragonu wystawiana jest w formie papierowej.
Klient nie musi osobiście zgłaszać się po dokument, a sprzedawca nie musi go dostarczać czy też wysyłać pocztą (to oczywiście związane jest z dodatkowymi kosztami – tusz, papier, koszty pocztowe).
Przy wystawianiu faktur do paragonu pamiętaj o swoich prawach i obowiązkach. Nie zapominaj o terminach, jakie obowiązują Ciebie i Twojego klienta, jak też o wszystkich danych, jakie musisz umieścić na dokumencie.
