Problem z prowadzeniem ewidencji sprzedaży jest jednym z najczęstszych, jakie pojawiają się przy prowadzeniu własnego biznesu.
Podczas kontroli podatkowej to jej brak jest najczęściej wykrywany, co oczywiście stanowi błąd i zmusza podatnika do poniesienia z tego tytułu właściwych konsekwencji.
Musisz wiedzieć, że nie każdy przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży, jednak są sytuacje, kiedy jest to konieczne.
Każdy udokumentowany przychód trafia np. do KPiR i zostaje w ten sposób rozliczony, co powoduje, że nie w każdym przypadku ewidencja sprzedaży jest obowiązkowa.
Co to jest ewidencja sprzedaży?
Ewidencja sprzedaży to dokument zawierający rozpisane przychody firmy. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów oraz rozchodów podatnik ma obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży w następujących sytuacjach:
kiedy podatkową księgę przychodów i rozchodów na rzecz podatnika prowadzi biuro rachunkowe
kiedy prowadzi on przedsiębiorstwo wielozakładowe i dla wszystkich zakładów chce prowadzić jedną podatkową księgę przychodów i rozchodów
kiedy prowadzi on księgi we własnym zakresie i chce ewidencjonować sprzedaż bezrachunkową jednym wpisem do księgi
Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej – zasady i obowiązki
Czynny podatnik VAT jest zobowiązany do wystawiania faktury VAT w sytuacji, kiedy świadczy usługi na rzecz innego podatnika VAT. W przypadku, kiedy jest on jednak zwolniony z VAT, czyli jest nievatowcem, wystawia on fakturę na życzenie klienta bez względu na to, czy jest on podatnikiem VAT czy też nie. Przedsiębiorcy muszą jednak wystawiać paragony dla każdego klienta, ale tylko wtedy, kiedy nie zgłoszą oni chęci otrzymania faktury VAT.
Może się jednak zdarzyć, że sprzedawca nie wystawia zarówno faktury, jak też paragonu. Kiedy jest to możliwe? Kiedy jest on VAT-owiec zwolnionym z kasy fiskalnej, a nabywcą jest konsument nieproszący o fakturę. Jest to sytuacja, którą nazywamy sprzedażą bezrachunkową. Jeżeli sprzedawca jest podatnikiem VAT, ujmuje sprzedaż w rejestrze sprzedaży VAT i przenosi z niego do KpiR. Inaczej jest przy przedsiębiorcach, którzy są zwolnieni z VAT. Oni muszą prowadzić ewidencję sprzedaży. Może być ona sporządzana każdego dnia lub na koniec każdego miesiąca, co zależy od samego przedsiębiorcy.
Podsumowując, w takiej ewidencji sprzedaży konieczne jest rozpisywanie każdego przychodu, który musi zostać uzupełniony o numer kolejny wpisu, datę oraz łączną kwotę przychodu nieudokumentowanego fakturą ani rachunkiem. Na koniec każdego dnia lub miesiąca następuje podsumowanie uzyskanych w danym okresie przychodów ze sprzedaży. Ważne jest jednak to, że jeżeli przedsiębiorca prowadzi księgowość sam tworzy ewidencję sprzedaży na koniec każdego dnia.
W sytuacji, kiedy prowadzona jest ona przez biuro rachunkowe, jest ona generowana na koniec każdego miesiąca. A zatem decydując się na program do wystawiania faktur faktury.pl i samodzielne prowadzenie ewidencji, zobowiązujesz się do tworzenia podsumowania na koniec każdego dnia. Dzienna ewidencja sprzedaży powoduje, iż konieczne jest jej sporządzenie najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym.
Zwolnienie z VAT i kasy fiskalnej
Jak wiadomo, istnieje limit sprzedaży 150 tys. złotych, który pozwala zwolnić przedsiębiorcę z VAT. W momencie jego przekroczenia właściciel firmy zobowiązany jest do doliczania VAT do sprzedaży. Tacy przedsiębiorcy muszą tworzyć ewidencję sprzedaży, która zawiera wszystkie transakcje dotyczące sprzedaży zwolnionej z VAT-u na podstawie limitu 150 tys. zł.
Ewidencja sprzedaży dotyczy również zwolnienia z kasy fiskalnej. Obowiązuje ona w przypadku przedsiębiorców, którzy świadczą usługi lub sprzedają towary wysyłkowo w przypadku, kiedy każda płatność następuje na rachunek bankowy sprzedawcy i prowadzona jest ewidencja sprzedaży, której zapisy w czytelny sposób umożliwiają dopasowanie konkretnych transakcji do właściwych płatności. Prowadzona ewidencja jest również dowodem pozwalającym zwolnić przedsiębiorcę z konieczności ewidencji na kasie fiskalnej.
Jak utworzyć ewidencję sprzedaży w programie faktury.pl?
Aby utworzyć ewidencję sprzedaży w naszym programie, należy zalogować się na swoje konto w systemie, a następnie wybrać zakładkę „Lista dokumentów”. Kolejny krok stanowi wybór odpowiednich dokumentów, czyli faktura, proforma, faktura zaliczkowa, korekta, faktura RR, rachunek, zamówienie, oferta, paragon, koszt, dokument KP, dokument WZ, dokument KW, dokument PZ, nota korygująca, nota księgowa, nota obciążająca, do której ma zostać utworzona ewidencja sprzedaży.
Kiedy już wybierzesz odpowiedni dokument, do którego chcesz stworzyć ewidencję sprzedaży, w lewym górnym rogu pojawi się opcja „wygeneruj ewidencję dokumentów”. Twoim zadaniem jest zaznaczenie/wybór dokumentów spośród wyżej wymienionych, czyli: faktury vat, faktury proformy, faktury zaliczkowe, faktury korygujące, faktury RR, Rachunki, dokumenty KP lub KW, WZ, oferty, zamówienia. Należy również zdecydować, z jakim statusem płatności ma zostać stworzona ewidencja, czyli czy mają być to np. faktury wszystkie, zapłacone, niezapłacone, przeterminowane, jaki okres mają one obejmować oraz w jakim pliku ewidencja ma zostać wygenerowana. Aby zakończyć generowanie ewidencji sprzedaży, kliknij opcję „generuj”.
Ewidencja sprzedaży musi zawierać odpowiednie elementy:
Numer dokumentu
Typ dokumentu
Datę jego wystawienia
Nazwę odbiorcy, którego dotyczy dokument
NIP
Adres
Kwotę przychodu
Nazwę produktu lub usługi, która została sprzedana.
Korzystając z programu do wystawiania faktur również do celów generowania ewidencji sprzedaży, wybierasz łatwy i szybki sposób na tworzenie dokumentu, który zawiera rozpisany przychód z danego okresu, w tym przypadku z całego dnia.
W kilku krokach stworzyć ewidencję, która zostanie zapisana w systemie, będziesz mógł ją dostarczyć do właściwych organów podatkowych, jak też będziesz miał do niej wgląd w celu porównania ze sobą poszczególnych okresów.
