Efaktury czego jeszcze o nich nie wiesz? 

Dzisiaj wszystko, co tylko jest możliwe, podlega automatyzacji i cyfryzacji. Czy to dobrze?

Jest to pytanie bez jednoznacznej odpowiedzi, każdy te procesy interpretuje w odniesieniu do własnego życia, ewentualnych korzyści i zagrożeń, jakie są z tym związane.

Jedni nie wyobrażają sobie już codzienności bez automatycznych maszyn do szycia, inni zaś nadal ufają jedynie swoim umiejętnościom oraz własnym rękom.

Podobnie jest w przypadku chociażby programów do pracy biurowej, jak też całego procesu fakturowania, czyli dokumentowania transakcji.

Efaktury skutecznie zastępują faktury papierowe.

Czy to dobrze i dlaczego tak jest? 

 

Co to są efaktury?

Faktury elektroniczne nadal są fakturami, czyli są dokumentem sprzedaży, potwierdzającym transakcję kupna/sprzedaży pomiędzy dwoma czynnymi podatnikami VAT. Różnica polega jednak na tym, że w tym przypadku jest ona tworzona przy pomocy programu do wystawiania faktur i wysyłana do kontrahenta drogą mailową.

E-faktury są rodzajami rachunków, które muszą zawierać właściwe informacje i dane:

• dane, które identyfikują dokument, czyli data wystawianie i numer kolejny faktury

• informacje dotyczące sprzedawcy i nabywcy, czyli ich imiona i nazwiska i adresy

• nazwę towaru, jego ilość, cenę i wartość

• dane niezbędne do rozliczenia podatków

• terminy i formy zapłaty

• wszelkie informacje dodatkowe, np. forma odbioru towaru czy sposób jego przesyłki i dostarczenia

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów faktury można dostarczać do kontrahenta w formie papierowej i elektronicznej. Oba rodzaje dokumentów mają tę samą wartość i są tak samo ważne. W drugim przypadku mamy jednak do czynienia z większymi korzyściami zarówno z perspektywy nadawcy jak również odbiorcy.

 

Faktury elektroniczne od strony prawnej

Według § 2 pkt 1 rozporządzenia faktury można przesyłać w formie elektronicznej po wyrażeniu wcześniej przez kontrahenta zgody. W jaki sposób może on to zrobić? Jego akceptacja wynikać może z przygotowanego wcześniej dokumentu również w formie elektronicznej lub papierowej, jak również w formie słownej.

§ 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów wskazuje na sposób archiwizacji faktur elektronicznych. Otóż muszą być one przechowywane według zasad, które obowiązują odnośnie faktur papierowych, a zatem powinny być archiwizowane przez 5 lat. Nie ma jednak konieczności przechowywania ich w teczkach i segregatorach w formie papierowej. Mogą one znajdować się na dysku komputera, a więc po ich wystawieniu przy pomocy programu do fakturowania należy je zachować odpowiednio na urządzeniu do ewentualnej kontroli podatkowej. Zasada ta dotyczy zarówno osoby wystawiającej fakturę, jak też tej, która ją otrzymuje.

Podatnik jest zobowiązany do udostępnienia dostępu do efaktur organom podatkowym i organom kontroli podatkowej. Musi on umożliwić im udokumentowany pobór, jak również wykorzystanie efaktur, zapewnić ich czytelność oraz udostępnić dane, które dotyczą autentyczności ich pochodzenia i integralności treści każdej z faktur elektronicznych.

 

Efaktury zapewniają oszczędności

Efaktury to oszczędność zarówno czasu, jak również pieniędzy. Według szacunkowych danych w ten sposób można zaoszczędzić nawet do 70% dotychczasowych wydatków. Faktury w formie papierowej przygotowywane są w programach do fakturowania lub w najbardziej tradycyjny sposób, czyli poprzez ręczne wypełnienie druku. Następnie, muszą zostać dostarczone do kontrahenta, co związane jest z koniecznością ich wysłania pocztą, a to z kolei wymusza poniesienie kosztów z tytułu opłat pocztowych.

Należy jeszcze doliczyć do tego wydatki związane z tuszem do drukarki, papierem i znaczkami pocztowymi. Warto również wspomnieć o czasie, jaki pochłania cały ten proces. Przedsiębiorca lub pracownik firmy musi nie tylko odpowiednio wystawić fakturę, wydrukować ją i zaadresować, ale też dostarczyć na pocztę. Odbiorca oczekuje na dokument ok. 2-3 dni od jego wysłania. Cały proces trwa, a to wydłuża okres realizacji zlecenia.

Wspomnieć należy ponadto o aspektach ekologicznych. Papier wytwarzany jest z drewna, a to z kolei pozyskiwane jest z drzew. Ich wycinka jest dużym, globalnym problemem, coraz więcej drzew jest wycinanych, na czym traci nie tylko środowisko naturalne, ale też człowiek. To dzięki nim możemy tak naprawdę oddychać, są bowiem producentami i dostawcami tlenu.

 

Czy efaktury są dla Ciebie?

Wielu przedsiębiorców zadaje sobie to pytanie. Efaktury ułatwiają i usprawniają cały proces realizacji zleceń, jednak związane jest to z pewnymi zmianami w strukturze funkcjonowania firmy. Okazuje się jednak, że faktury elektroniczne to cały pakiet korzyści praktycznie dla każdego. Małe firmy mają większą szansę na rozwój, mogą poświęcić więcej czasu na bieżące sprawy dotyczące firmy. Są też postrzegane jako nowoczesne oraz innowacyjne, a to przekłada się na pozytywne budowanie wizerunku firmy.

Dla średnich i dużych firm to przede wszystkim większa kontrola nad procesami sprzedaży. Zyskują one dostęp do licznych raportów i analiz, które pomagają w monitorowaniu relacji pomiędzy nimi, a ich kontrahentami.

Duża ilość dziennie wystawianych faktur przysparza niekiedy dużych kłopotów, pracownicy są obciążeni dodatkowymi obowiązaki. Efaktury sporządzane są szybciej i dużo łatwiej. Dzięki takimi opcjom, jak Baza Kontrahentów czy też modułowi magazynu cały proces jest w dużym stopniu zautomatyzowany.

 

Szybko się przyzwyczaisz!

Faktury.pl jest programem do wystawiania e-faktur, który jest dostępny dla każdego. Nie wymaga instalowania na własnym serwerze, wszystko odbywa się przez Internet. Szybko można się zarejestrować i już po chwili sporządzać pierwsze dokumenty.

Cały system został zaprojektowany tak, aby był przyjazny użytkownikowi. Przejrzystość, dostęp do wielu narzędzi, automatyzacja kolejnych kroków wystawiania faktur i doskonała nawigacja strony – to wszystko ułatwia początkującym użytkownikom zapoznanie się z programem i jego funkcjami. W zakładce Wystaw dokument do dyspozycji mają kilkanaście dokumentów, w Bazie Kontrahentów zapisane są dane partnerów biznesowych, a moduł magazynu umożliwia kontrolowanie jego stanu i ilości towarów, jakie się w nim znajdują.

Wystarczy zarejestrować się i przekonać się osobiście, że innowacje to w tym przypadku same korzyści i zalety.

Zawsze możesz zrezygnować, ale czy będzie to konieczne?