W kontaktach z kontrahentami, w których najczęściej wykonywanymi czynnościami jest zapłata za produkt lub ofertę, a także sama transakcja, czyli dostarczenie sprzedawcy czy też usługodawcy odpowiedniej kwoty pieniędzy, wszelkie działania powinny być właściwie udokumentowanie, często nawet jest to konieczne.
Ma to na celu uniknięcie wszelkich problemów związanych z płatnościami oraz wydawaniem towarów klientom i kontrahentom, a także zapobiegnięcie ewentualnym oszustwom podatkowym.
W obrocie gospodarczym zanim kontrahent otrzyma produkt i będzie go mógł użytkować, muszą zostać zrealizowane odpowiednie procesy. Otóż, sama sprzedaż towaru czy też wykonanie usługi wiąże się w pierwszej kolejności z przedstawieniem oferty, niekiedy klient oczekuje przedstawienie takiej propozycji w formie papierowej, następnie z zaliczką (chociaż nie jest to konieczne i nie zawsze sprzedawcy oraz klienci korzystają z wcześniejszej zapłaty części ceny produktu).
Kolejnym etapem jest realizacja zlecenia, zapłata i oczywiście wystawienie faktury lub rachunku.
Każdy z tych etapów musi, niektóre z nich mogą, być udokumentowany, czyli przedsiębiorca ma obowiązek wypełnienia przeznaczonych do odpowiednich, wyżej opisanych, etapów.
Zazwyczaj dokumentację, która towarzyszy kontaktom biznesowym pomiędzy firmami, dwoma podatnikami VAT i samą sprzedaż kojarzymy jedynie z fakturą. To najpopularniejszy dowód potwierdzający zapłatę za towar. Oprócz faktury, istnieje jednak jeszcze mnóstwo innych formularzy i dokumentów, które są stosowane w obrocie gospodarczym. Jednym z nich jest dowód wpłaty.
Dowód wpłaty to niewielki druk, który należy odpowiednio wypełnić, jak sama nazwa wskazuje, w momencie dokonania wpłaty. Może mieć on formę papierową, czyli tradycyjną, lub elektroniczną, zatem stworzoną przy pomocy programu do wystawiania faktur faktury.pl.
Co to jest dowód wpłaty - dokument KP?
Zacznijmy jednak od wyjaśnienia, czym jest dowód wpłaty. Można się także spotkać z inną nazwą tego dokumentu, czyli dokumenty KP. Potwierdza on dokonanie wpłaty przez kontrahenta lub klienta na rzecz sprzedawcy lub firmy, z której usług korzystał. Co więcej, obowiązuje on jedynie przy dokonywanych płatnościach gotówkowych.
W praktyce jest więc on stosowany w momencie, kiedy klient lub kontrahent płaci za towar lub usługę gotówką, a nie przelewem bankowym. To dokument, który, najprościej rzecz ujmując, używany jest do rejestrowania i księgowania wszelkich wpłat.
To potwierdzenie utrzymania stanu konta w tych wartościach, jakie zostały wskazane w księgach. Prawidłowo prowadzone księgi to nie tylko porządek w dokumentacji podatkowej, ale przede wszystkim możliwość kontrolowania wszystkich bieżących, jak też już dokonanych transakcji. Dowód wpłaty w Polsce nie musi, ale może być wystawiany. Oznacza to, iż przedsiębiorcy nie mają obowiązku tworzenia takich dokumentów. Często na fakturach gotówkowych zostaje umieszczony dopisek „zapłacono”.
Zatem po co właściwie nam dokument KP, skoro można dokonanie wpłaty potwierdzić w inny sposób. Otóż taki dokument jest z pewnością bardziej wiarygodnym dowodem i w przypadku większych firm znacznie ułatwia zarządzanie całym procesem zakupowym. Każdy etap współpracy jest udokumentowany, czyli mamy wówczas pełną kontrolę nad tym, co dzieje się w naszej firmie, jak wygląda realizacja poszczególnych zamówień, czy towary zostały już wysłane, a pieniądze znalazły się w kasie firmy. Trzeba jednak pamiętać o tym, że dowód wpłaty dotyczy tylko płatności gotówkowych.
Do niedawna dokument KP wystawiano, korzystając z odpowiednich druków zakupionych w sklepie. Obecnie można je łatwo i szybko wygenerować przy pomocy programu do wystawiania faktur. W ten sposób mamy możliwość dostarczenia takiego dokumentu klientowi w formie papierowej, czyli bezpośrednio podczas zakupu lub wysyłając pocztą, a także w formie elektronicznej, czyli wysyłając go na wskazany adres e-mail.
Jak wystawić dowód wpłaty w formie papierowej?
W formie papierowej wystawianie dokumentu KP może nie stanowi większego problemu, jednak z pewnością zajmuje dużo czasu i związane jest z dodatkowymi wydatkami. Przedsiębiorcy, którzy nadal korzystają z gotowych druków zakupionych w sklepie, muszą je oczywiście wcześniej zakupić.
Ci, którzy zrobili duży krok naprzód, wypełniają dowód wpłaty w programie do fakturowania online, po czym drukują go i wysyłają do klienta – w tym przypadku także musimy liczyć się z pewnymi wydatkami, jak opłaty pocztowe, papier i tusz do drukarki oraz koperty i znaczki pocztowe, nie wspominając już o czasie, który w pewnym stopniu po prostu „marnujemy”.
Jak każdy podobny dokument, również dowód wpłaty, ma swoją określoną strukturę, czyli zawsze wygląda w ten sam sposób. Musi zawierać odpowiednie elementy, czyli informacje i dane dotyczące obu stron transakcji, jak też samej usługi lub towaru.
W dokumencie KP nie może zabraknąć:
-
numeru dokumentu KP
-
daty i miejsca jego wystawienia
-
danych sprzedawcy i klienta, czyli ich imiona i nazwiska, adresy, a w przypadku firm NIP
-
opisu i wysokości kwoty, jaka została wpłacona
-
precyzyjnego określenia, za co dana kwota została wpłacona
-
wartości wpłaty
-
podpisu osoby/firmy/przedsiębiorcy, którzy przyjęli gotówkę.
Jak wystawić dokument KP w formie elektronicznej?
Alternatywą dla tradycyjnej formy wystawiania dokumentu KP jest uzupełnianie gotowego wzoru przy pomocy programu do fakturowania faktury.pl. Nie tylko zaoszczędzamy czas i pieniądze, ale również cała procedura dokonywana jest szybciej, co wpływa na zadowolenie i satysfakcję klienta. Ponadto wszystkie dokumenty są gromadzone na dysku komputera, mamy do nich wgląd w dowolnym momencie i czasie. W programie faktury.pl można kontrolować wszystkie dowody wpłaty i tym samym rozsądniej i w sposób bardziej przemyślany zarządzać własnym biznesem.
Wystawienie dowodu wpłaty w formie elektronicznej zajmuje zaledwie kilka sekund.
-
Zaloguj się na swoje konto w programie faktury.pl (jeżeli jeszcze go nie masz, zarejestruj się).
-
Przejdź do zakładki „Wystaw dokument”, gdzie dostępne są wszystkie formularze i gotowe wzory dokumentów
-
Wybierz opcję dokument KP
-
Załaduj dane swoje i dane swojego kontrahenta, o ile wcześniej został on dodany do Listy Kontrahentów. Jeżeli nie należy podać wszystkie te dane, które również są wymagane przy takim dokumencie w formie papierowej.
-
Uzupełnij dokument o datę, numer, wartość wpłaty i za co dokładnie ona jest.
-
Teraz możesz wydrukować gotowy dokument KP lub wysłać do klienta drogą elektroniczną.
Wystawianie dokumentów w taki sposób, czyli z wykorzystaniem programu do fakturowania znacznie ułatwia i przyśpiesza całą transakcję. Oszczędzamy czas i pieniądze, zyskujemy porządek w dokumentacji oraz satysfakcję oraz zadowolenie klienta z naszej szybkości działania.
