W obrocie gospodarczym istnieje wiele dokumentów, które są powszechnie znane pod nazwami skróconymi.
Jednym z nich jest dokument KW, który oznacza „kasa wydała”.
Stosuje się go w przypadku potwierdzenia operacji wydania środków pieniężnych z kasy. To dokument będący przeciwieństwem dokumentu KP, który oznacza „kasa przyjęła” i potwierdza wpłatę gotówki do kasy.
Jak sama nazwa wskazuje są to druki wykorzystywane przy stosowaniu kasy fiskalnej.
Co to jest dokument KW?
Dokument KW, czyli „kasa wydawał”, jest dowodem wypłaty pieniędzy z kasy i jest stosowany jedynie w przypadku transakcji gotówkowych. Jest przeznaczony do rejestrowania i księgowania operacji finansowych. Stanowi dokument zastępczy w momencie, kiedy wypłata gotówki z kasy nie może zostać udokumentowana dowodem źródłowym.
Zazwyczaj z dokumentem KW mamy do czynienia w sytuacji, kiedy wypłata z kasy nie została podjęta w terminie przez pracowników z tytułu wynagrodzeń, dla których dowód źródłowy wypłaty stanowią listy płac.
Warto wiedzieć, że dokument „kasa wydała” należy do dokumentów tzw. ścisłego zarachowania, czyli każdy kolejny druk musi być odpowiednio numerowany. Ale uwaga, jeżeli w firmie funkcjonuje więcej niż jedno stanowisko kasowe, numeracja powinna być prowadzona oddzielnie dla każdej z kas, numery nie mogą się powtarzać. Dokument KW powinien być w następnej kolejności zatwierdzony przez głównego księgowego bądź też osobę, która została do tego upoważniona.
Do jej zadań należy weryfikacja oraz zatwierdzenie, czy wszystkie dane, jakie znajdują się na druku zgadzają się z danymi osoby, która została uprawniona do odbioru gotówki, jak również czy poprawnie został nadany tytuł wypłaty oraz czy kwota jest zgodna z danymi, jakie wynikają z dokumentu źródłowego.
Dokument KW ma swoje zastosowanie również przy wypłacie prowizji, zwrocie zaliczki bądź pieniędzy. Ponadto wykorzystuje się go przy rejestrowaniu wypłaty dotyczących delegacji, wydatków służbowych, pensji, nagród i premii oraz nadpłat.
Dokument KW – jak wystawić w formie elektronicznej?
Aby móc wystawić dokument KW, należy się zarejestrować na stronie faktury.pl. Dokumenty można sporządzać od razu po założeniu konta, bez konieczności czekania na zatwierdzenie konta przez administratora. Jeżeli masz już konto, z zakładki „Wystaw dokument” wybierz opcję „dokument KW”. Zostaniesz poproszony o podanie odpowiednich danych, które obowiązują zarówno przy dokumencie w formie papierowej, jak również elektronicznej.
Należą do nich:
data wystawienia dokumentu KW
numer kolejny dokumentu,
dane osoby, która wypłaca pieniądze
dane osoby, która pieniądze otrzymuje
opis oraz wielkość kwoty wypłaconej,
cel wypłacanej kwoty
Zautomatyzowane wystawianie dokumentu KW
Zaawansowana technologia pozwala automatyzować coraz więcej procesów, które wykonuje się drogą internetową. Oznacza to, że duża część informacji wprowadzana jest przez system, co znacznie usprawnia wypełnianie różnego rodzaju druków.
W przypadku programu faktury.pl skorzystać można z bazy kontrahentów. Wprowadzając ich dane, nie ma konieczności każdorazowo wpisywania ich przy sporządzaniu faktur, jak też dokumentu KW. Wybierając opcję „Załaduj dane nabywcy” i „Załaduj dane sprzedawcy” wszystkie niezbędne informacje zostają uzupełnione automatycznie. W ten sposób zaoszczędzamy czas, a dokument jest wystawiony już po kilku minutach.
Dużym udogodnieniem jest też moduł magazynowania. Wprowadzane są do niego dane o wszystkich produktach, jakie są dostępne w magazynach firmy. W ten sposób również informacje na ich temat są automatycznie generowane przez system. Opcja ta ma jeszcze wiele innych zalet. Dostęp do zasobów magazynowych umożliwia kontrolowanie ich stanów, a więc sprzyja efektywniejszemu zarządzaniu firmą. W faktury.pl jest ponadto dostępna opcja inwentaryzacji, a więc oprócz wystawiania dokumentów kasowych i faktur możliwe jest przeprowadzania okresowych szczegółowych spisów z natury. Wszystko przy pomocy jednego programu.
Należy pamiętać, że dokument KW musi zostać wystawiony w dwóch egzemplarzach, podobnie jak jest to w przypadku dokumentu KP.
Dokument KW dowodem księgowym
Według Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu: Jeżeli (...) osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą dokonuje zakupów na potrzeby działalności gospodarczej od osób fizycznych, które działalności gospodarczej nie prowadzą, to dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą być inne dokumenty zawierające dane, o których mowa w par. 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia. To wskazuje na to, że dokument KW jest dowodem księgowym i potwierdza wydanie z kasy odpowiedniej kwoty pieniędzy. Może on również stanowić podstawę zapisu danego wydatku jako kosztu w księdze przychodów i rozchodów.
Przepisy rozporządzenia zawierają zapis, że dowodem księgowym mogą być również inne dowody potwierdzające fakt, że dokonana została operacja gospodarcza.
Dokument musi jednaj zawierać co najmniej:
informacje wystawcy lub wskazanie stron, które uczestniczyły w operacji gospodarczej
datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej
przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość, jak również jego ilościowe określenie
podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
Dokument KW spełnia te wymogi, dlatego może zgodnie z prawem stanowić dowód księgowy.
Coraz większe możliwości
Program do wystawiania faktur stanowi kolejny krok w kierunku usprawnienia działań, jakie podejmowane są w firmie. Dokument KW w wersji elektronicznej generuje większe oszczędności, które dostrzec można zarówno w wydatkach, jak też w czasie.
Druk wypełniany jest w dużej mierze przez sam system, co powoduje, że nie ma konieczności za każdym razem podawania wszystkich danych osoby, która wydała pieniądze z kasy i która je otrzymała. Co więcej, dokumenty mogą być przechowywane w formie elektronicznej na dysku komputera, co w znaczący sposób porządkuje całą dokumentację firmy.
Dokument w formie elektronicznej posiada taką samą wartość jak dokument w formie papierowej.
