Archiwizowanie faktur

29.05.2017

Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do archiwizacji dowodów księgowych i dokumentów handlowych.

Do niedawna możliwe było to jedynie w formie papierowej, a zatem przedsiębiorcy byli zobowiązani do przechowywania faktur w teczkach, segregatorach i szafkach w swoim biurze.

Wymagało to dysponowania odpowiednią ilością miejsca, a także bardzo dobrą organizacją pracy, aby w dowolnym momencie można było odnaleźć właściwy dokument, przykładowo podczas kontroli podatkowej.

Obecnie na skutek wielu zmian i rozwoju archiwizowanie faktur może odbywać się w formie elektronicznej.

Archiwizowanie faktur zgodnie z prawem 

Przepisy art. 112 i 112a ustawy o VAT regulują zasady przechowywania faktur w formie papierowej i elektronicznej. Zgodnie z art. 112 ustawy przedsiębiorcy muszą archiwizować dokumenty w celu dokonywania rozliczeń podatkowych. W szczególności dotyczy to faktur, jednak obowiązkowi podlega cała dokumentacja, która stanowi dowód handlowy. Termin przechowywania dokumentów to 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym to upłynął termin zapłaty podatku.

Ważne jest również to, w jaki sposób należy archiwizować faktury. Informacje na ten temat zostały zawarte w art. 112a ustawy o VAT. Każdy przedsiębiorca musi przechowywać wystawione przez siebie faktury, jak też duplikaty i te otrzymane od swoich kontrahentów w następujący sposób:

• z podziałem na okresy rozliczeniowe

• w taki sposób, aby można było łatwo i szybko je odszukać

• spełniając warunek, który dotyczy autentyczności ich pochodzenia, czytelności i integralności treści.

Zgodnie z art. 106m ust. 4 ustawy o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury może zostać zapewniona za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które dążą do ustalenia wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem przez firmę usług.

Archiwizowanie faktur w formie elektronicznej jest możliwe, jeżeli:

Spółka będzie uprawniona do prowadzenia elektronicznego archiwum dokumentów otrzymanych w formie papierowej, o ile archiwum to będzie spełniać wymogi ustawowe dotyczące zagwarantowania autentyczności pochodzenia dokumentu, integralności jego treści, czytelności oraz możliwość łatwego odszukania.

Potwierdzone to zostało przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 13 maja 2014 r. - nr ILPP4/443-66/14-2/BA.

Trzeba jednak pamiętać, że niezależnie od tego, w jaki sposób przechowywane są dokumenty, podatnik jest zobowiązany zapewnić organom podatkowym i organom kontroli skarbowej dostęp do wszystkich dokumentów.

Archiwizowanie faktur w formie elektronicznej 

O tym, w jakim formacie faktura jest przechowywana, jak również wcześniej wystawiana, decyduje podatnik. Może być to wiadomość e-mail z załącznikiem w PDF, ale również faks, jaki otrzymano w formacie elektronicznym. Warto zauważyć, że faktura, która została wystawiona przy pomocy programu do fakturowania, a następnie wydrukowana oraz dostarczona do kontrahenta w formie papierowej, nie jest uznawana za fakturę elektroniczną. Ale, jeżeli faktura została sporządzona w formie papierowej, a następnie zeskanowana i dostarczona drogą e-mailową do kontrahenta, może zostać uznana za fakturę elektroniczną.

Kiedy faktura w formie elektronicznej może zostać dostarczona do kontrahenta? Musi on wcześniej wyrazić zgodę na otrzymywanie jej w takiej formie. Należy jednak zaznaczyć, że to, w jaki sposób wyrazi on akceptacje, nie zostało ściśle określone, dlatego też najczęściej stosuje się zgodę ustną lub po prostu w formie wiadomości e-mail.

Przesyłanie i archiwizowanie faktur w formie elektronicznej jest możliwe, jeżeli zostały one zabezpieczone przed wprowadzeniem ewentualnych zmian, rozpowszechnieniem przez osoby do tego nieupoważnione, jak również przed zniszczeniem.

Jak przechowywać dokumenty? 

Już wiesz, że możesz archiwizować faktury zarówno w formie papierowej, jak też elektronicznej. Wiesz również, jakie warunki musisz spełnić, aby archiwizowanie faktur było zgodne z obowiązującym prawem. Co jednak zrobić, aby nie zgubić tak ważnych dokumentów?

Coraz mniej przedsiębiorców decyduje się na archiwizowanie faktur w pudełkach lub na półkach w biurze lub w domu. Jest to spowodowane koniecznością dysponowania dużą ilością miejsca oraz zachowaniem szczególnego porządku, faktury muszą być odpowiednio podzielone na okresy rozliczeniowe.

Co więcej, obowiązek archiwizacji 5 lat bywa kłopotliwy, jeżeli chodzi o ich autentyczność. Zdarza się, że ulegają one zniszczeniu, ich treść nie jest wówczas wystarczająco czytelna.

Są firmy, szczególnie te większe, które tworzą specjalne archiwum dla dokumentacji podatkowej. Wyznaczają do tego jedno pomieszczenie, w którym umieszczają specjalne szafki wyposażone w odpowiednie zabezpieczenia. Jest to jednak związane z większą inwestycją, której można jednak uniknąć.

Obecnie najwygodniejszym sposobem archiwizowania faktur jest ich przechowywanie w formie elektronicznej. Został do tego przystosowany również program faktury.pl. Każdy wystawiony w programie dokument można dodać do bazy dokumentów i w dowolnym momencie do niego zajrzeć czy też udostępnić odpowiednim organom. Istnieje również możliwość wygenerowania z niego PDF, a także stworzenia duplikatu. W ten sposób przechowywać można nie tylko faktury, ale wszystkie inne dokumenty, których stworzenie możliwe jest w programie faktury.pl.

W ten sposób zyskujesz znacznie więcej, niż tylko bezpieczne oraz tanie archiwum dla swojej dokumentacji firmowej. Masz nieograniczony dostęp do wszystkich dokumentów, w dowolnym momencie możesz skontrolować swoje wydatki i przychody. 

Także znalezienie właściwego dokumentu nie stanowi żadnego problemu, służy do tego wyszukiwarka, korzystając z której w kilka sekund znajdziesz właściwy dokument. Nie musisz martwić się o miejsce dla kolejnych faktur, w Twoim archiwum panuje porządek. Archiwizowanie faktur w formie elektronicznej jest wygodne, tanie i bezpieczne. Pamiętaj, że to Twój obowiązek, a w przypadku niewywiązania się z niego możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej.