Czy wystarczy skan faktury w związku z obowiązkiem prowadzenia JPK?
Sprawdź najnowsze zmiany dotyczące prowadzenia sprzedaży w postaci JPK(Jednolitego Pliku Kontrolnego).
Najnowsze zmiany dotyczące prowadzenia ewidencji sprzedaży w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego sprawiają, że część przedsiębiorców czuje się zdezorientowana. Szczególnie ci, którzy dotychczas wystawiali faktury w tradycyjnej formie papierowej. Zapisy ustawy począwszy od 1 stycznia objęły wszystkich czynnych płatników podatku VAT, bez względu na wielkość prowadzonej przez nich firmy. Muszą oni nie tylko generować plik JPK, lecz także składać comiesięczne raporty w Urzędzie Skarbowym. Tak zwani nievatowcy będą natomiast musieli prowadzić ewidencję JPK od początku lipca 2018. Ominie ich natomiast obowiązek raportowania.
JPK a sposób wystawiania faktur
Zastanawiasz się nad kwestią tego, czy wystarczy skan faktury wystawionej w sposób tradycyjny, aby dokument taki nie został zakwestionowany przez organy podatkowe? Warto zatem abyś wiedział, iż ustawa jasno precyzuje, że ewidencja w formie Jednolitych Plików Kontrolnych powinna być prowadzona elektronicznie w programie komputerowym. Jak się łatwo domyślić warunek ten nie zostanie spełniony, jeżeli zdecydujemy się na skanowanie faktur i ich przesyłanie na adres mailowy klienta. Oznacza to, że już wkrótce przestanie być praktykowane wystawianie faktur papierowych. Warto do tej zmiany jak najszybciej się przygotować.
Co powinno znaleźć się na fakturze elektronicznej?
Faktury online wymagają naniesienia analogicznych informacji, jak ma to miejsce w przypadku tradycyjnych dokumentów papierowych. Nie musimy się jednak w tym przypadku przejmować nanoszeniem podpisu – faktura będzie ważna także bez niego. Nie można natomiast zapomnieć o takich danych jak:
kolejny, niepowtarzalny numer faktury,
nazwa dokumentu o treści „faktura” lub „faktura VAT”,
nazwy produktów i usług będących przedmiotem zamówienia,
data wystawienia faktury przez sprzedawcę,
miejscowość sporządzenia faktury,
dane adresowe obu stron transakcji,
dane identyfikujące sprzedawcę (nazwa firmy oraz NIP),
dane identyfikujące kupującego (NIP oraz nazwa firmy lub imię i nazwisko, kiedy nabywcą jest osoba fizyczna),
stawki podatku VAT oraz wyliczone kwoty,
ceny jednostkowe netto oraz brutto,
kwoty całkowite netto i brutto,
waluta,
ostateczny termin zapłacenia za fakturę,
data wykonania usługi lub dostarczenia towarów,
jednostki miary,
liczba zamówionych produktów lub usług,
stawki oraz wartości ewentualnych upustów i rabatów.
Warto mieć przy tym świadomość tego, że katalog pozycji na fakturze jest otwarty. Nic nie stoi zatem na przeszkodzie ku temu, aby dołączyć takie informacje jak sposób płatności, miejsce dostawy towaru czy specyfikacja produktów lub opakowania. Osoby samozatrudnione w myśl ustawy o minimalnej stawce godzinowej, powinny także pamiętać o wpisaniu liczby godzin przeznaczonych na wykonanie zamówienia.
Dlaczego warto skorzystać z programu Faktury.pl?
Chcesz mieć pewność szybkiego wystawienia faktury elektronicznej, której forma nie zostanie zakwestionowana przez Urząd Skarbowy. Zapewni Ci to korzystanie z oprogramowania do fakturowania Faktury.pl. Aby wystawić fakturę, wystarczy wejść w zakładkę „Wystaw dokument” na stronie głównej, po czym wybrać interesujący rodzaj dokumentu. Może nim być nie tylko zwykła faktura VAT, lecz także rachunek, proforma, nota korygująca, faktura uznaniowa, faktura korygująca, faktura zaliczkowa etc. Elektroniczny formularz pozwala na pobranie danych na temat swojego kontrahenta bezpośrednio z bazy GUS-u. Dzięki temu nie musisz za każdym razem wpisywać ręcznie informacji takich jak nazwa oraz lokalizacja firmy. Unikasz więc ryzyka ewentualnych literówek.
Korzystając z programu Faktury.pl otrzymasz domyślny format numeracji dokumentów sprzedażowych, który w łatwy sposób zdołasz dostosować do własnych preferencji. Dzięki temu zachowasz porządek i przejrzystość w zakresie ewidencjonowania. Elektroniczne faktury – podobnie jak papierowe – powinny być zachowane przez okres 5 lat na wypadek ewentualnej kontroli z Urzędu Skarbowego. Nie musisz jednak ich drukować, co pozwala Ci zaoszczędzić miejsce w biurze oraz dbać o środowisko. Wszystkie dokumenty będą przechowywane na niezawodnych serwerach, dlatego nie musisz się obawiać ryzyka ich utraty.
Dodatkowe funkcje w programie Faktury.pl
System Faktury.pl pozwala Ci również wybierać dowolne stawki podatku VAT, wystawiać faktury w obcej walucie, tłumaczyć dokumenty na inny język, a także generować faktury cykliczne. Poza tym oszczędzasz swój cenny czas za sprawą modułu automatycznego zapisywania danych z faktury. Nazwy produktów i usług, a także informacje o swoim kliencie będziesz mógł wczytywać w kilka sekund.
Możesz również skorzystać z funkcji zlecania windykacji online, co pozwoli Ci błyskawicznie odzyskać zaległą należność. System został poza tym dostosowany do możliwości personalizacji wyglądu faktury. Zostaną Ci udostępnione profesjonalne szablony graficzne, a także zyskasz możliwość ustawienia własnej stopki oraz nagłówka. Poza tym system Faktury.pl został wyposażony w moduł pozwalający na zarządzanie magazynem, ewidencję kosztów firmy, a także bieżące raportowanie.
Przetestuj bezpłatnie program do fakturowania
Nie musisz ryzykować swoich pieniędzy. Pełną wersję oprogramowania do sporządzania faktur online możesz bezpłatnie przetestować przez 30 dni. Otrzymasz w tym czasie dostęp do wszystkich funkcji systemu Faktury.pl.
