Począwszy od 2010 roku przedsiębiorcy nie muszą już sporządzać faktur dla swoich kontrahentów w tradycyjnej formie. Jeżeli klient nie zgłosi sprzeciwu, wtedy nic nie stoi na przeszkodzie ku temu, aby przesłać mu dokument na jego adres mailowy.
Począwszy od 2010 roku przedsiębiorcy nie muszą już sporządzać faktur dla swoich kontrahentów w tradycyjnej formie.
Jeżeli klient nie zgłosi sprzeciwu, wtedy nic nie stoi na przeszkodzie ku temu, aby przesłać mu dokument jakim jest faktura na jego adres mailowy. Obie strony unikają przy tym konieczności drukowania faktur na potrzeby ewidencjonowania. Wystarczy, że będą one gromadzone na dysku komputera, w pamięci przenośnej czy serwerach programu do fakturowania.
Dzięki temu możliwe staje się oszczędzanie pieniędzy, które musielibyśmy wydać na papier oraz tusz do drukarki.
Oszczędzamy również czas, ponieważ wystawienie elektronicznej faktury może zająć nawet nie więcej niż kilkanaście sekund. Pod warunkiem, że skorzystamy z dobrego systemu do wystawiania faktur. Nie będziemy potrzebowali jakiegokolwiek podpisu – czy to odręcznego czy elektronicznego. Rezygnacja ze sporządzania dokumentów sprzedażowych w postaci papierowej pozwala również uczynić krok w kierunku dbałości o ekologię.
Jaką formę powinna przyjmować faktura przesłana mailem?
Aby wystawiona faktura vat nie została zakwestionowana przez organy podatkowe, powinna ona zostać dostarczona do kontrahenta w postaci pliku PDF. Taka konieczność wynika z faktu, iż dokument w tym formacie jest zabezpieczony przed edycją. Nie jest możliwe przesłanie faktury np. w formie zdjęcia, arkusza tekstowego czy kalkulacyjnego.
Ważne jest następnie, aby na fakturze znalazły się analogiczne (z wyjątkiem podpisu) dane, jakich ustawodawca wymaga w przypadku tradycyjnej faktury.
Zalicza się do nich:
unikalny numer dokumentu sprzedażowego,
datę wystawienia faktury,
termin realizacji zamówienia,
ostateczną datę dokonania płatności za wykonanie usługi/dostarczenie towaru,
dane identyfikacyjne (NIP i nazwa firmy) oraz adresowe sprzedawcy,
dane identyfikacyjne (NIP lub imię i nazwisko w przypadku osoby fizycznej) oraz adresowe nabywcy,
nazwy produktów/usług będących przedmiotem zamówienia,
jednostkę miary (np. sztuki, gramy, litry, metry, metry sześcienne etc.).
ilość produktów/usług,
kwoty jednostkowe netto,
wartość całkowitą netto,
ceny jednostkowe brutto,
stawkę podatku VAT,
stawki i wartości ewentualnych rabatów oraz upustów,
kwotę całkowitą brutto.
Dodatkowo na fakturze warto zamieścić informacje odnośne metody płatności. Jeżeli będzie to przelew, wówczas w treści dokumentu można także wskazać numer rachunku bankowego. Istnieje poza tym możliwość pozostawienia na fakturze uwag dla klienta. Mogą one dotyczyć między innymi instrukcji dotyczących opakowania, sposobu postępowania z produktem, miejsca odbioru towaru etc. Przedsiębiorcy zakwalifikowani do kategorii osób samozatrudnionych powinni ponadto wpisać liczbę godzin, które przeznaczyli na wykonanie zamówienia. Taka konieczność ciąży na nich w związku z zapisami ustawy o minimalnej stawce godzinowej.
Funkcjonalności oprogramowania Faktury.pl
Aby szybko i bez ryzyka błędów wystawić fakturę online, warto skorzystać z dedykowanego programu do sporządzania dokumentów sprzedażowych. System Faktury.pl jest jednym z najbardziej funkcjonalnych programów tego typu na rynku. Pozwala w sposób intuicyjny wypełnić elektroniczny formularz faktury vat, faktury bez vat-u, pro formy, faktury korygującej, noty korygującej, rachunku etc. Nie trzeba za każdym razem wpisywać tych samych danych, jeżeli wystawiamy faktury na rzecz tego samego podmiotu. Dane identyfikacyjne i teleadresowe kontrahenta, a także nazwy produktów/usług automatycznie zapisują się w systemie, dzięki czemu możemy je później w kilka sekund wczytać. Mamy także możliwość pobierania danych o kliencie bezpośrednio z repozytorium GUS-u – wystarczy, że wpiszemy NIP w okno formularza.
Oprogramowanie Faktury.pl pozwala przygotować fakturę zawierającą wszelkie informacje wymagane przez ustawodawcę. Każdy dokument otrzyma domyślny format numeracji, który może być jednak błyskawicznie dostosowany do własnej preferencji. Warto zdecydować się na ujednolicenie numerów faktur, co ułatwia późniejszą ich ewidencję. W programie do wystawiania faktur możemy również wybierać dowolne stawki podatku VAT oraz różne waluty. System automatycznie wylicza kwoty podatku oraz wartości netto i brutto. Unikamy więc ryzyka popełnienia błędów, które mogłyby nas narazić na odpowiedzialność karno-skarbową.
Opcje personalizacji wysyłanej faktury
W systemie Faktury.pl możemy wybierać spośród wielu szablonów graficznych dokumentów sprzedażowych. Zdołamy zaprojektować własny wygląd stopki oraz nagłówka, tak aby dostosować projekt faktury do strategii wizualnej swojego przedsiębiorstwa. Aby wygenerować fakturę wystarczy jedno kliknięcie myszką, po czym przyjmie ona wymagany format PDF. Mamy także możliwość dołączenia innego dokumentu, takiego jak np. oferta handlowa, rachunek, paragon czy formularz zamówienia.
Przetestuj program do wysyłania faktur za darmo przez 30 dni
Możesz korzystać całkowicie bezpłatnie z systemu Faktury.pl przez okres 30 dni. W tym czasie uzyskasz dostęp do pełnej wersji oprogramowania – razem z modułem służącym uaktywnianiu windykacji nieopłaconych faktur. Po tym okresie możesz zdecydować się na opłacenie abonamentu lub dalsze korzystanie z bezpłatnej wersji oprogramowania.
