Vatowcy wystawiają faktury VAT, nievatowcy rachunki – czy aby na pewno ta zasada nadal obowiązuje?
Właściciele firm doskonale wiedzą, że faktury VAT mogą również wystawiać te firmy, które są zwolnione z VAT, nadal jednak mają prawo do dokumentowania transakcji z wykorzystaniem rachunku.
To zmusza nas do odpowiedzi na jedno z ważniejszych pytań, kiedy powinno się wystawiać rachunek, a kiedy fakturę VAT, w jakich okolicznościach obowiązują oba te dokumenty?
Rachunek – czy na pewno wiesz, co to za dokument?
Wydaje się bowiem, że zasady wystawiania rachunku są znane. Kiedy jednak 1 stycznia 2014 r. zmieniły się zasady dokumentowania transakcji i dla nievatowców pojawiła się nowa możliwość wystawiania faktur VAT, pojawiło się mnóstwo pytań, dotyczących funkcjonowania tej Ustawy.
Przypomnijmy sobie zatem, czym właściwie jest rachunek.
Rachunek stanowi dowód dokonania transakcji, zakupu produktu lub skorzystania z usługi oraz zapłaty. Każdy przedsiębiorca na żądanie klienta jest zobowiązany do jego wystawienia. Dotyczy to jednak tych, którzy są zwolnieni z rozliczania się podatku VAT. A zatem dokument ten możemy najprościej zdefiniować jako dowód zapłaty za produkt lub usługę, który obowiązuje wśród przedsiębiorców zwolnionych z VAT.
Pozostaje jeszcze jedna istotna kwestia, a mianowicie terminy, w jakich należy wystawić rachunek. Usługobiorca może zażądać go od sprzedawcy przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. W takiej sytuacji konieczne jest jego wystawienie w terminie do 7 dni, licząc od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Druga okoliczność to taka, kiedy klient zażądał rachunek po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru. Wtedy jego wystawienie musi nastąpić do 7 dni od dnia, w którym została zgłoszona prośba.
Ale UWAGA! W momencie, kiedy usługobiorca zażądał wystawienia rachunku po upływie 3 miesięcy od dnia, w którym został wydany towar lub też wykonana została usługa, firma nie ma obowiązku jego wystawiania.
Obowiązek archiwizacji rachunków
Wiadomo, że faktury należy archiwizować przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zostały wystawione. W przypadku rachunku obowiązuje dokładnie ta sama zasada. Zarówno wystawiający rachunek, jak również osoba nabywająca towar lub korzystająca z usługi musi przechowywać dokument dokładnie przez 5 lat. Z dniem, w którym upływa ten czas, dochodzi do przedawnienia obowiązku podatkowego.
Czy archiwizacja rachunków jest problemem? Z punktu widzenia firmy - niestety - może być ze względu na ich dużą ilość. W wielu sytuacjach istnieje konieczność wygospodarowania odpowiedniej ilości miejsca na całą dokumentacje. Nie trudno sobie wyobrazić, jaką ich ilość możemy zgromadzić przez okres 5 lat.
Rachunek w formie elektronicznej przechowywany jest nie na półkach w biurze, a na dysku komputera, podobnie jak inne dokumenty, które zostały sporządzone w programie do wystawiania faktury faktury.pl. Problem archiwizacji dużej ilości rachunków nie musi więc dotyczyć Ciebie!
Rachunek w programie do wystawiania faktur
Już wielu przedsiębiorców zmieniło swoje dotychczasowe nawyki związane z wystawianiem rachunków w formie papierowej. Te w formie elektronicznej mają dużo więcej korzyści. Ponadto cały proces ich sporządzania jest szybszy i wygodniejszy. Spójrz zatem, jak możesz to zrobić w programie faktury.pl.
Jesteś już zarejestrowany na stronie czy dopiero planujesz i rozważasz swoją decyzję? Rejestracja jest bardzo prosta i trwa zaledwie kilka minut. Od razu po przejściu tego krótkiego procesu rejestracji, możesz wystawić swój pierwszy rachunek. Znajdziesz go w zakładce „Wystaw dokument”, tuż obok faktury RP.
Rachunek wygląda dokładnie tak samo jak w znanej Ci już formie papierowej, zawiera bowiem te same elementy, czyli:
Ponadto, na formularzu znajdują się inne opcje, jak sposób zapłaty czy też informacja o osobie, która jest upoważniona do odbioru towaru.
Wystawiając rachunek w programie online, możesz skorzystać z opcji automatycznego generowania danych. Oznacza to, że nie masz obowiązku każdorazowo wpisywania danych swoich klienta. Jeżeli znajduje się on w bazie kontrahentów, wystarczy skorzystać z funkcji „załaduj dane nabywcy”.
Podobnie jest w przypadku „ładowania” produktów z magazyny. Moduł magazynowania ułatwia wprowadzanie danych o sprzedawanych towarach oraz kontrolowanie stanów magazynów. Takiej możliwości nie masz przy wystawianiu rachunków ręcznie.
Rachunek czy faktura VAT?
Odpowiedzmy sobie teraz na pytanie, w jakich okolicznościach sprzedawca, który nie jest vatowcem wystawia fakturę, a w jakich rachunek.
Według obowiązujących aktualnie przepisów każdy przedsiębiorca, również te, który nie rozlicza się z podatku VAT, a dokonuje sprzedaży na rzecz innego przedsiębiorcy, powinien wystawiać fakturę VAT. Ten zwolniony z VAT powinien, ale nie ma takiego obowiązku. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy nabywca towaru zażąda takiego dokumentu.
Kiedy zatem przedsiębiorca wystawia rachunek? Zawsze wtedy, kiedy nie wystąpił obowiązek wystawienia faktury i nabywca nie zażądał wystawienia faktury lub zrobił to jednak po upływie 3 miesięcy.
Skorzystaj z naszych możliwości wystawiania rachunków online
W programie faktury.pl wystawianie rachunku jest znacznie szybsze, niż w przypadku tradycyjnej formy jego wystawiania. Otóż, proces jest w bardzo dużym stopniu zautomatyzowany, zatem niektóre dane wprowadzane są przez system. Opcje tj. baza kontrahentów czy moduł magazynu mają wspomóc przedsiębiorców w dokumentowaniu i potwierdzaniu transakcji.
Istnieje również możliwość wystawienia rachunku w języku obcym, co jest dużym udogodnieniem dla firm międzynarodowych czy świadczących usługi na rzecz zagranicznych kontrahentów. Ponadto rachunek nie musi być drukowany i dostarczany osobiście do klienta lub też wysyłany pocztą, ale w formie elektronicznej drogą mailową.
Warto korzystać z udogodnień, jakie zapewnia nam nowoczesna oraz zaawansowana technologia.
