Czy przedsiębiorca potrzebuje pisemnej zgody klienta na wystawianie faktur w formie elektronicznej ? Czy taki dokument bedzie ważny bez oświadczenia ?
Przedsiębiorcy nieraz zadają sobie pytanie, czy muszą uzyskiwać pisemną zgodę swojego klienta na wystawienie faktury w formie elektronicznej. Czy taki dokument sprzedażowy bez dołączonego oświadczenia będzie ważny i czy może zostać zakwestionowany przez Urząd Skarbowy? Dowiedz się co na ten temat mówi obecne prawo w Polsce i jak przepis ten jest stosowany w praktyce.
Aspekty prawne dotyczące zgody na otrzymanie faktury online
Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług z 2014 roku, wystawianie faktur elektronicznych wymaga zgody nabywcy. Późniejsze nowelizacje zniosły jednak obowiązek formalnego dokumentowania takiego potwierdzenia. Obecne prawo oraz praktyka urzędowa są pod tym względem znacznie bardziej liberalne. Aby faktura online została zakwestionowana przez organy podatkowe, kupujący powinien zgłosić jednoznaczny sprzeciw dotyczący możliwości wystawiania przez sprzedawcę dokumentu w elektronicznej formie. Nie jest natomiast konieczne jakiekolwiek pisemne potwierdzanie zgody. Wystarczy, że będzie ona miała charakter ustny czy nawet domniemany. Drugi z przypadków nastąpi na przykład wtedy, gdy klient wniesie zapłatę za fakturę.
Jak prawidłowo wystawić fakturę elektroniczną
Aby jednak faktura online mogła zostać uznana za sporządzoną zgodnie z prawem, przedsiębiorca musi pamiętać o kilku ważnych zasadach. Przede wszystkim dokument taki powinien zostać dostarczony do klienta w formacie uniemożliwiającym ingerowanie w jego treść. Zazwyczaj stosowanym formatem jest plik PDF. Fakturę należy dostarczyć do kontrahenta drogą mailową lub umożliwić mu jej pobranie bezpośrednio w programie do fakturowania.
Należy również zawrzeć w treści faktury wszelkie informacje, które są wymagane do wystawiania tego typu dokumentów sprzedażowych w wersji papierowej. Mamy w tym przypadku do czynienia z jednym wyjątkiem, jakim jest brak konieczności sporządzania podpisu.
Nie zapomnij o umieszczeniu na fakturze:
daty i miejscowości jej wystawienia,
kolejnego numeru dokumentu na potrzeby prowadzenia ewidencji,
ostatecznego terminu opłacenia faktury,
daty wykonania zamówienia (dostarczenia towaru lub realizacji usługi),
nazw produktów i usług będących przedmiotem zamówienia,
jednostek miary (np. sztuki, gramy, metry, metry sześcienne etc.),
ilości zamówionych towarów/usług,
danych pozwalających na identyfikację obu stron transakcji: NIP, nazwy firm, informacje adresowe, a w przypadku osoby fizycznej jej imię i nazwisko,
walutę,
stawki i wyliczonych kwot podatku VAT,
cen jednostkowych netto,
cen jednostkowych brutto,
kwoty całkowitej zamówienia,
stawek oraz wartości ewentualnych rabatów i upustów.
Warto poza tym wiedzieć, że katalog pozycji na fakturze nie jest zamknięty. Można zatem przekazać kontrahentowi również inne ważne informacje. Powszechną praktyką jest informowanie o metodzie płatności, opakowaniu oraz miejscu dostawy towaru. Osoby samozatrudnione powinny również w polu dodatkowych uwag wskazać liczbę godzin, przeznaczonych na realizację zamówienia. Taki obowiązek wynika z zapisów ustawy o minimalnej stawce godzinowej.
Jak wybrać program do wystawiania faktur online?
Kiedy zdecydujesz się na sporządzanie elektronicznych dokumentów sprzedażowych, następnym krokiem będzie wybór oprogramowania do fakturowania. Przede wszystkim zwróć uwagę na to, czy system pozwala na błyskawiczne stworzenie kompletnej faktury, obejmującej wszystkie pozycje wymagane przez ustawodawcę.
Jeżeli skorzystasz z programu Faktury.pl, wtedy możesz być pewien wystawienia prawidłowego dokumentu sprzedaży w czasie co najwyżej kilku minut. Oprogramowanie zostało zaprojektowane w ten sposób, aby przygotowanie faktury było proste i intuicyjne. Nie musisz uzupełniać formularza poprzez samodzielne wpisywanie wszystkich danych. Aby uzyskać informacje identyfikujące Twojego klienta (nazwa oraz adres firmy), wystarczy, że wpiszesz NIP. Na tej podstawie dane zostaną pobrane z bazy GUS-u. Możesz również w kilka sekund wczytywać nazwy produktów oraz usług. Oszczędność czasu zagwarantuje Ci ponadto funkcja generowania cyklicznych faktur elektronicznych. Zgoda pisemna na ich wystawiane – jak ustaliliśmy wcześniej – nie jest wymagana.
Na co jeszcze pozwala program Faktury.pl
Program do fakturowania Faktury.pl jest poza tym wyposażony w wiele przydatnych funkcji. Możesz z jego poziomu zmieniać walutę na dokumencie oraz przetłumaczyć jego treść na inny język. Masz także możliwość dowolnego definiowania stawek podatkowych oraz modyfikowania domyślnego formatu numeracji dokumentów sprzedażowych. Poza tym system jest wyposażony w moduł windykacji online, a także personalizacji faktur. Możesz każdemu dokumentowi nadać atrakcyjny wygląd, wybierając jeden z szablonów graficznych. Zarazem program pozwala dodawać własną stopkę, nagłówek, logotypy oraz dowolne pliki. Równie szybko jak fakturę przygotujesz również rachunek, ofertę handlową, paragon i wiele innych dokumentów.
Chcesz zapoznać się z funkcjami oprogramowania do fakturowania, lecz nie chcesz za to płacić? Skorzystaj zatem z 30 dniowego okresu próbnego w programie Faktury.pl. Przez ten czas będziesz mógł bezpłatnie korzystać ze wszystkich funkcjonalności systemu.
