Czym powinien się cechować prosty program do faktur?
Masz już dosyć uciążliwego wystawiania i ewidencjonowania tradycyjnych faktur papierowych? Chcesz przyśpieszyć sobie pracę i uniknąć ryzyka błędów, które zdarza Ci się popełniać sporządzając dokumenty ...
Masz już dosyć uciążliwego wystawiania i ewidencjonowania tradycyjnych faktur papierowych?
Chcesz przyśpieszyć sobie pracę i uniknąć ryzyka błędów, które zdarza Ci się popełniać sporządzając dokumenty sprzedażowe w sposób tradycyjny?
Zadanie to będzie znacznie łatwiejsze, jeżeli wykorzystasz do tego celu prosty program do faktur. Jednym z lepszych systemów tego typu jest platforma znajdująca się pod adresem faktury.pl. Dowiedz się zatem, jakie funkcjonalności powinien posiadać dobry serwis, umożliwiający wystawianie faktur elektronicznych.
Możliwość obsługi faktur online
Chcąc zapewnić sobie szybkość i bezawaryjność aplikacji do fakturowania warto korzystać z systemu, który nie wymaga pobierania i instalowania programu na dysku komputera. Dzięki usłudze fakturowania z wykorzystaniem zasobów serwerowych usługodawcy możemy być pewni, że ewidencjonowane faktury nigdy nie zaginą. Zyskujemy również zasoby sprzętowe oraz cenne miejsce, które musielibyśmy przeznaczyć w celu gromadzenia dokumentów na naszym komputerze.
W przypadku systemu faktury.pl wystarczy poświęcić kilka minut na dokonanie rejestracji oraz aktywację konta. Po pomyślnym przejściu procesu rejestracyjnego, otrzymamy bezpłatnie dostęp do wszystkich funkcjonalności systemu na 30 dni. Po tym czasie będziemy mogli podjąć decyzję, czy chcemy nadal korzystać z oprogramowania. W celu wystawienia faktury należy się zalogować, a następnie kliknąć w zakładkę „Wystaw dokument”. Możemy wystawić nie tylko zwykłą fakturę, lecz także pro formę, fakturę korygującą, notę korygująca, fakturę zaliczkową czy ofertę handlową.
Przydatne funkcje systemu do fakturowania
Prosty program do wystawiania elektronicznych faktur powinien przede wszystkim umożliwiać intuicyjne wpisanie wszystkich danych, wymaganych w celu prawidłowego wystawienia dokumentu sprzedażowego. Można do nich zaliczyć:
hasło „faktura”, „e-faktura” lub „faktura vat”,
NIP sprzedawcy oraz dane adresowe jego firmy,
dane identyfikacyjne nabywcy – NIP (w przypadku firmy) lub imię i nazwisko (w przypadku osoby prywatnej),
dane adresowe kupującego,
jednostkę miary (np. sztuka, gramy, metry etc.),
ilość dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
datę wystawienia e-faktury oraz wykonania zamówienia (jeżeli nie są identyczne),
niepowtarzalny numer dokumentu,
walutę, w której faktura powinna zostać opłacona,
ostateczny termin uregulowania należności za fakturę,
wartość jednostkową netto,
wartość sumaryczną netto za wszystkie produkty/usługi ujęte na fakturze,
stawkę podatku VAT dla każdej z pozycji,
kwoty podatku,
wartość zamówienia brutto.
Na elektronicznej fakturze warto również umieścić informację odnośnie metody uregulowania płatności oraz rachunku bankowego, na który pieniądze powinny zostać przesłane. Dobre programy do fakturowania posiadają także funkcję dodawania do faktury dodatkowych uwag. Mogą one dotyczyć między innymi ilości godzin poświęconych realizacji usługi, metody i miejsca dostarczenia towarów, informacji na temat opakowania, czy innych instrukcji przekazanych kupującemu przez sprzedawcę.
System do wystawiania e-faktur dostępny na stronie faktury.pl jest na tyle intuicyjny, że sporządzenie dokumentu zajmie nam co najwyżej kilka minut. Na fakturze zostanie automatycznie umieszczony domyślny format numeracji. Będziemy mogli go jednak łatwo zmienić, wybierając jedną z wielu alternatywnych opcji.
Nie musimy wpisywać dokładnych danych nabywcy, narażając się na ryzyko popełnienia błędu. Wystarczy, że wprowadzimy jego NIP lub REGON, po czym informacje zostaną automatycznie pobrane z bazy GUS-u. Nie ma również konieczności wprowadzania za każdym razem od nowa danych identyfikujących kupującego oraz nazw sprzedawanych mu produktów. Po wystawieniu faktury zapiszą się one w systemie, dlatego kolejnym razem w kilka sekund je wczytamy.
Nie musimy również martwić się o to, że popełnimy jakiekolwiek błędy w obliczeniach należnego podatku VAT. Moduł platformy faktury.pl automatycznie wyliczy wszystkie wartości. Będziemy mogli wybrać dowolną walutę oraz wskazać stawkę podatku. System uwzględni równie kwoty ewentualnych rabatów i upustów. Firmy wystawiające podobne faktury dla wielu nabywców (np. w oparciu o umowę abonamentową) skorzystają również z funkcji automatycznego sporządzania masowych e-faktur.
Automatyczne aktualizacje
Każdy dobry program do faktur powinien być również przystosowany do bieżących zmian w prawie podatkowych i księgowym. Korzystając z systemu faktury.pl można być pewnym, że w razie ewentualnych nowelizacji, zostanie on natychmiast zaktualizowany.
Opcje personalizacji dokumentu
Platforma do wystawiania faktur powinna również sprzyjać budowaniu pozytywnego wizerunku firmy poprzez personalizację dokumentów. W programie na stronie www.faktury.pl możemy korzystać z licznych wariantów gotowych szablonów. Zyskujemy również możliwość zaprojektowania własnego wyglądu i treści stopki oraz nagłówka faktury – np. dodając logo firmy lub dane teleadresowe.
Ponadto system umożliwia dołączenie do dokumentu dowolnego pliku, który zamierzamy dostarczyć klientowi. Każdą fakturę w kilka sekund zdołamy wygenerować do nieedytowalnego formatu PDF, po czym wydrukować lub przesłać na adres mailowy klienta.
