Czy można przesyłać skany faktur papierowych e-mailem?
Sprawdź najnowsze zmiany dotyczące faktury papierowej i elektronicznej.
Wraz z początkiem nowego roku zostały wprowadzone w życie zapisy nowelizacji ustawy prawnej, zobowiązującej wszystkich płatników podatku VAT – bez względu na wielkość zatrudnienia – do ewidencjonowania transakcji w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego. Są oni zobowiązani dostarczać każdego miesiąca raport do Urzędu Skarbowego. Ma to na celu przeciwdziałanie problemowi nadużyć podatkowych oraz usprawnienie kontroli firm. Od lipca 2017 obowiązkiem sporządzania pliku JPK zostaną również objęci nievatowcy, którzy jednak nie będą musieli wysyłać comiesięcznych raportów. Nie zwolni ich to jednak z konieczności generowania takiego pliku na wypadek ewentualnej kontroli.
Co najnowsze zmiany oznaczają w praktyce?
Jedną z konsekwencji wprowadzonej nowelizacji jest to, że już niebawem przestanie być możliwe wystawianie tradycyjnych faktur papierowych. Pewne wątpliwości wśród przedsiębiorców wzbudza jednak kwestia tego, czy można przesyłać skany faktur papierowych e-mailem. Jak się okazuje, ustawa nie dopuszcza takiej możliwości. Jej zapisy wskazują wyraźnie, że ewidencja w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego powinna być prowadzona elektronicznie w programie komputerowym. Wystawienie papierowej faktury i jej mailowe dostarczenie do klienta nie spełni tego warunku. Tradycyjne faktury odchodzą zatem do lamusa.
Przygotuj się do wystawiania faktur online
W związku z powyżej nakreśloną sytuacją, warto już dziś poszukać dobrego programu do fakturowania. Jeden z najbardziej funkcjonalnych systemów tego typu na rynku znajduje się pod adresem www.faktury.pl. Zdołasz za jego pomocą w kilka minut wygenerować fakturę do wymaganego przez ustawodawcę pliku PDF – zablokowanego przed możliwością nanoszenia zmian. Dokument sprzedażowy online nie musi zawierać podpisu, natomiast należy na nim umieścić następujące informacje:
kolejny numer faktury,
data wystawienia dokumentu sprzedażowego oraz miejscowość,
termin dostarczenia towarów lub wykonania usługi,
ostateczny termin zapłacenia za czynności będące przedmiotem faktury,
tytuł dokumentu w formie „faktura” lub „faktura VAT”,
nazwy wszystkich produktów i usług będących przedmiotem zamówienia,
jednostki miary,
liczba zamówionych produktów/usług,
dane adresowe obu stron transakcji,
dane identyfikacyjne sprzedawcy oraz nabywcy (NIP oraz nazwa firmy lub imię i nazwisko w przypadku osoby fizycznej),
waluta,
kwoty i stawki ewentualnie zaproponowanych rabatów bądź upustów,
stawki i kwoty podatku VAT,
ceny jednostkowe netto i brutto,
kwota całkowita netto oraz brutto.
W treści dokumentu warto zarazem zawrzeć dodatkowe informacje dla klienta. Mogą one dotyczyć m.in. sposobu zapłaty za fakturę. Jeżeli zdecydujesz się na przelew, wówczas wskaż zarazem numer rachunku bankowego. Można również poinformować swojego kontrahenta o miejscu dostawy czy przekazać mu instrukcje dotyczące opakowania czy postępowania z produktem.
Na co pozwala program Faktury.pl?
W programie Faktury.pl wystawisz dokument sprzedażowy w czasie co najwyżej kilku minut. Aby tego dokonać, należy kliknąć w zakładkę „Wystaw dokument”, a następnie wybrać właściwą opcję. Możesz przygotować nie tylko fakturę, lecz także notę korygującą, proformę, fakturę korygującą, notę uznaniową etc. W systemie zostanie Ci zaproponowany domyślny format numeracji, który jednak możesz konfigurować. Masz także możliwość zmiany waluty, przetłumaczenia faktury na obcy język, a także wskazania dowolnej stawki podatku VAT. System na podstawie wprowadzonych kwot netto oraz stawki VAT, dokona w sposób automatyczny wszystkich obliczeń. Nie musisz się zatem obawiać jakiegokolwiek ryzyka popełnienia błędów.
Krótki czas wystawiania faktur elektronicznych w programie Faktury.pl to zwłaszcza zasługa modułu zapisywania danych w pamięci systemu. Nie ma więc potrzeby, aby za każdym razem wpisywać dane swojego klienta czy nazwy produktów/usług. Po jednokrotnym wystawieniu dokumentu, następnym razem będziesz mógł błyskawicznie wczytać wszelkie niezbędne informacje. Zdołasz przy tym uniknąć konieczności ręcznego wpisywania wszystkich danych swojego kontrahenta do formularza online. Wystarczy, że wpiszesz NIP jego firmy, a pozostałe informacje zostaną pobrane z bazy Głównego Urzędu Statystycznego.
Dodatkowe funkcje systemu do fakturowania
Program Faktury.pl został zarazem wyposażony w wielu dodatkowych funkcjonalności, przydatnych dla każdego przedsiębiorcy. Można do nich zaliczyć moduł zarządzania magazynem, generowania cyklicznych raportów i statystyk sprzedaży, sporządzania cyklicznych faktur, czy też zlecania windykacji online. Masz poza tym możliwość nadania fakturze dowolnego projektu graficznego. Otrzymujesz do wyboru wiele atrakcyjnych szablonów, które możesz rozbudować o własną stopkę, nagłówek czy logotypy swojej firmy. Ponadto razem z fakturą zdołasz dołączyć dowolny plik, a także przygotować inne dokumenty – takie jak np. oferta handlowa, rachunek, paragon czy formularz zamówienia.
Oprogramowanie do fakturowania Faktury.pl można przetestować całkowicie bezpłatnie w okresie 30 dni. W tym czasie otrzymasz pełny dostęp do wszystkich funkcji systemu.
