Współpraca z zagranicznymi kontrahentami często stawia przed przedsiębiorcami wymóg wystawienia faktury w języku obcym.
Najczęściej jest to język angielski, gdyż to właśnie on jest w większości przypadków używany w komunikacji między firmami. Język angielski jest numerem 1 w biznesie, wielu właścicieli firm jest tego w pełni świadomych, dlatego też starają się zapewnić swoim pracownikom odpowiednie warunki do doskonalenia znajomości tego języka.
Sporządzenie faktury po angielsku wymaga jednak dużo większych kompetencji ze względu na język fachowy, co jest przyczyną niemałych trudności i tym samym może być przyczyną błędów, szczególnie językowych, jakie mogą pojawić się na dokumencie.
Twórcy programu do wystawiania faktur - faktury.pl postanowili ułatwić swoim użytkownikom współpracę z zagranicznymi kontrahentami, wzbogacając funkcje programu o faktury po angielsku, które są najczęściej wystawiane w obrocie gospodarczym. Dzięki temu podatnicy nie muszą znać fachowego języka angielskiego dotyczącego branży podatkowej, co ma znaczący w pływ na szybkość i łatwość sporządzania dokumentów, które są niewątpliwie dowodem księgowym.
Czy można wystawiać faktury po angielsku?
Nadal istnieje wiele wątpliwości dotyczących wystawiania faktury po angielsku. Przedsiębiorcy nie zawsze są przekonani do tego, że mają taką możliwość i prawo, a wystawiony dokument jest zgodny z obowiązującą ustawą VAT. Aby przekonać się, czy obawy ich są słuszne, powołamy się na z art. 7 ust. 1, ust. 2 i ust. 3 ustawy z 7 października 1999 r. o języku polskim.
Zgodnie z nimi na terytorium naszego kraju w obrocie z udziałem konsumentów używa się języka polskiego, jeżeli konsument lub osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w chwili zawarcia umowy oraz umowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Ponadto, na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w obrocie bez udziału konsumentów używany jest język polski, jeżeli obrót ten jest wykonywany przez podmioty, o których mowa w art. 4. Zgodnie z art. 4 ustawy o języku polskim język polski jest językiem urzędowym:
konstytucyjnych organów państwowych
organów jednostek samorządu terytorialnego, jak również podległych im instytucji w zakresie, w jakim wykonywane są przez nie zadania publiczne
instytucji, które powołane zostały do realizacji określonych zadań publicznych
terenowych organów administracji publicznej
instytucji, organów i urzędów, które podległe są organom, jakie wymieniono w pkt 1 i pkt 3
organów samorządu innego, niż samorząd terytorialny oraz organów organizacji społecznych, zawodowych, spółdzielczych i innych podmiotów wykonujących zadania publiczne
Wymóg sporządzania faktury w języku polskim dotyczy zatem przedsiębiorców, którzy dokumentują czynność z polskim konsumentem. Dokumenty wystawiane na rzecz polskich podmiotów gospodarczych oraz podmiotów gospodarczych lub konsumentów, których miejsce zamieszkania czy siedziba znajduje się poza terytorium kraju nie muszą spełniać tego wymogu, a zatem mogą być to faktury po angielsku.
Ponadto, gdy faktury wystawiane są na rzecz podatników podatku VAT krajowych i zagranicznych, nie ma obowiązku wystawiania ich w języku polskim. Pamiętaj również, że dotyczy to również faktur dwujęzycznych.
Faktury po angielsku – czy muszą być wystawione również w języku polskim?
Faktury wystawiane na rzecz podatnika VAT nie muszą być sporządzone w języku polskim, mogą być to faktury po angielsku. W przypadku dokumentów wystawianych na rzecz konsumentów na przedsiębiorców nałożony jest obowiązek posługiwania się w nich językiem urzędowym, czyli językiem polskim. Jednak warto zauważyć, że faktura taka może być fakturą dwujęzyczną, jednak tylko wówczas, kiedy jednym z języków jest język polski.
Podczas kontroli podatkowej podatnik zobowiązany jest jednak na żądanie jednostki kontrolującej przedstawić dokumentację sporządzoną w języku angielskim przetłumaczoną na język polski. To powoduje, że faktury po angielsku powinny w dokumentacji firmy mieć również swój odpowiednik w naszym języku urzędowym.
Jak wyglądają faktury po angielsku?
Pozostaje więc pytanie, czy faktury po angielsku różnią się od tych, które są wystawione tylko w języku polskim. Otóż nie, ich wzór jest identyczny, muszą zawierać takie same elementy, czyli:
datę jej wystawienia
numer kolejnej faktury
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty
dane sprzedawcy i nabywcy – ich imiona i nazwiska lub nazwy podatnika oraz ich adresy
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, czuli numer NIP
dane dotyczące towaru lub usługi – nazwę towaru lub usługi, miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
cenę jednostkową towaru lub usługi (netto)
kwotę rabatów i obniżek cen, w przypadku, kiedy zostały one udzielone nabywcy
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług
stawkę podatku
sumę wartości sprzedaży
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto
kwotę należności ogółem.
Aby wystawić faktury po angielsku w programie faktury.pl, należy wybrać z zakładki „wystaw dokument” opcję faktury, uzupełnić ją o wszystkie niezbędne dane, a następnie skorzystać z opcji „Tłumacz”. Program dokona automatycznego tłumaczenia dokumentu, co powoduje, iż od wystawcy nie jest wymagana znajomość języka obcego.
W programie faktury.pl istnieje możliwość wystawienia faktury po angielsku, ale również innych dokumentów. Czy wiesz, jakie są ich odpowiedniki w tym języku obcym?
faktura Invoice
proforma Proforma Invoice
faktura zaliczkowa Advance invoice
faktura korygująca Corrective invoice
faktura walutowa Invoice currency
faktura vat RR Invoice vat RR
rachunek Bill
oferta Offer
dokument KP Document accepts cash
dokument KW Document cash will
zamówienie Order
dokument WZ External edition
Pamiętaj zatem, że w przypadku wystawiania faktury na rzecz konsumenta masz obowiązek sporządzenia jej w języku polskim, jednak można dokonać jej tłumaczenia na język obcy, w tym również język angielski. Przy fakturach na rzecz podatników VAT nie jest konieczne wystawianie faktury po polsku, jednak podczas kontroli podatkowej możesz zostać poproszony o przedstawienie jej tłumaczenia w języku ojczystym.
