Jeśli przedsiębiorca zajmuje się prowadzeniem działalności gospodarczej, naturalne wydaje się to, że będzie on ponosił pewne koszty. Wiele z nich można zaliczyć do firmowych kosztów uzyskania przychodów. Oczywiście, proces ten nie odbywa się bezwarunkowo, należy więc pamiętać o tym, że mowa wyłącznie o kosztach związanych z uzyskaniem albo utrzymaniem źródła przychodów.
Jeśli przedsiębiorca zajmuje się prowadzeniem działalności gospodarczej, naturalne wydaje się to, że będzie on ponosił pewne koszty. Wiele z nich można zaliczyć do firmowych kosztów uzyskania przychodów. Oczywiście, proces ten nie odbywa się bezwarunkowo, należy więc pamiętać o tym, że mowa wyłącznie o kosztach związanych z uzyskaniem albo utrzymaniem źródła przychodów.
Czym są faktury kosztowe?
Faktura kosztowa to jeden z dokumentów, z którymi mamy do czynienia w księgowości. Jej znakiem rozpoznawczym jest przede wszystkim to, że właśnie za jej pośrednictwem ma miejsce ewidencjonowanie przychodu, jaki został uzyskany przez przedsiębiorcę. Z fakturami kosztowymi mamy zatem do czynienia przede wszystkim wtedy, gdy firma zakupiła konkretne towary albo usługi.
Faktura taka dokumentuje więc te wydatki, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Jej sporządzanie nie jest skomplikowane o tyle, że zastosowanie znajdują ogólne zasady odnoszące się do wystawiania faktur. Warto jednak pamiętać o tym, że samo zadanie, jakie stawia się fakturze tego typu jest dość specyficzne, ma ona bowiem pomniejszać dochód, a w konsekwencji – również sam podatek dochodowy.
Najważniejsze założenia
Co do zasady, za fakturę kosztową uznaje się wszystko to, co nie zostało przeznaczone do dalszej odsprzedaży, a jednocześnie zostało zakupione na potrzeby danej firmy. W praktyce jest to rozwiązanie odnoszące się do tych towarów, które są niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej.
Tam, gdzie w grę wchodzą faktury kosztowe, bardzo duże znaczenie mają również same koszty uzyskania przychodów. Konieczne staje się więc choćby wyliczenie dochodu firmy, co następuje po odjęciu od firmowego przychodu poniesionych przez podmiot kosztów. Już po dokonaniu obliczeń mamy do czynienia z dochodem, ten zaś stanowi podstawę opodatkowania z użyciem podatku dochodowego.
Gdy z faktury kosztowej nie można odliczyć podatku VAT
Choć faktura kosztowa wydaje się rozwiązaniem stosunkowo prostym, należy pamiętać o tym, że w pewnych okolicznościach nie można odliczyć od niej podatku VAT. Dzieje się tak przede wszystkim wtedy, gdy została ona wystawiona przez podmiot, który nie jest zarejestrowany. Z sytuacją taką mamy jednak do czynienia także wtedy, gdy fakturę wystawiono niezgodnie ze stanem rzeczywistym, a także wtedy, gdy mamy do czynienia z większą liczbą faktur wystawioną do tego samego zdarzenia. Nie można też odliczyć podatku VAT od faktury, która zawiera dane niezgodne ze stanem faktycznym albo nie posiada NIP nabywcy.
By fakturowanie było jeszcze łatwiejsze
Wprowadzanie do systemu faktur kosztowych tylko pozornie jest nieskomplikowane. Błędy w tym zakresie mogą prowadzić nawet do zafałszowania informacji na temat dochodów firmy, a w konsekwencji – do naruszenia prawa. Na szczęście, tam, gdzie człowiek bywa zawodny, z pomocą przychodzą specjalistyczne rozwiązania informatyczne. Jednym z nich jest program do ewidencji faktur kosztowych. Jego możliwości nie zawsze są takie same, a różnice wiążą się zarówno ze stopniem zaawansowania samego oprogramowania, jak i z różnicami w oczekiwaniach w stosunku do niego.
Zwykle oprogramowanie takie pozwala jednak na: wybór rodzaju dokumentu, możliwość tworzenia jego rodzaju w zależności od potrzeb, wybór kategorii dokumentu, zaznaczenie, czy faktura lub jej elementy mają zaktualizować stan magazynowy oraz dokonanie numeracji dokumentów kosztowych.
Dzięki programowi do ewidencji faktur kosztowych, te ostatnie stają się łatwiej dostępne, a samo zarządzenie nimi może odbywać się w bardziej intuicyjny sposób. Oprogramowanie pozwala także na szybkie wychwytywanie tych błędów, które mogą sprawić, że firma utraci możliwość dokonania odpisu podatku VAT.
Nowoczesne oprogramowanie charakteryzuje się również tym, że jest wyjątkowo intuicyjne. Proces wdrażania nie trwa długo, a sama obsługa jest na tyle nieskomplikowana, że można ją powierzyć nawet tym osobom, które nie mają zbyt dużego doświadczenia związanego z obsługą programów przeznaczonych do fakturowania.
