W kontaktach biznesowych oferta handlowa pojawia się bardzo często. Jest ona przedstawiana kontrahentom w celach zaprezentowania im oferty usługi lub produktu, co ma stanowić podstawę do podjęcia właściwej decyzji o skorzystaniu z oferty lub zakupu towaru. To jedno z tych działań, które mają na celu zdobycie klienta, poszerzenie grona tych, którzy już z nami współpracują, jak również służące wzmacnianiu relacji z naszymi stałymi kontrahentami. Ofertę handlową trzeba jednak stworzyć, do czego możesz wykorzystać również program faktury.pl.
Oferta handlowa – co to właściwie jest?
Oferta handlowa to - najprościej mówiąc - propozycja sprzedaży towaru lub też usługi. Najczęściej, oprócz przedstawienia produktu, w takim dokumencie znajdują się również warunki ewentualnej przyszłej umowy kupna-sprzedaży. Oferta handlowa jest niezwykle ważnym dokumentem w relacjach biznesowych, gdyż bardzo często to od niej zależy, jak dalej będzie wyglądała współpraca pomiędzy dwoma partnerami biznesowymi.
To, w jaki sposób zostanie ona sporządzona, ma bardzo duży wpływ na to, czy nasz kontrahent zdecyduje się na zakup towaru lub usługi, którą mu prezentujemy. Nie istnieje jeden uniwersalny szablon oferty handlowej, jednak są pewne zasady, które wskazują na elementy, jakie powinny znaleźć się w takim dokumencie.
Dobra oferta handlowa zaprasza kontrahenta do współpracy. Zarówno ta sporządzana w formie papierowej, jak również ta w formie elektronicznej generowana przez program faktury.pl powinna zawierać:
dane nabywcy oraz sprzedawcy, ich imiona i nazwiska oraz adresy
tytuł oferty, czyli np. oferta handlowa, oferta sprzedaży, oferta współpracy itp.
dane dotyczące oferowane produktu, a mianowicie jego nazwę, krótki opis – zastosowanie, właściwości, funkcje itp.
Te trzy elementy dokumentu nie są jednak jedynymi, o których trzeba pamiętać przy okazji tworzenia oferty handlowej. Trzeba pamiętać, że jest to pewnego rodzaju przedstawianie całej działalności naszej firmy, a więc musimy zrobić dobre pierwsze wrażenie, aby nasz potencjalny nabywca zainteresował się naszą ofertą. Przedsiębiorca musi zatem pokazać siebie i swoją firmę jako wiarygodną, godną zaufania, mającą do zaoferowania coś więcej niż konkurencja. Nie zawsze musi być to atrakcyjnie niska cena czy też rabat, ale dobre warunki współpracy.
Oferta handlowa nie może być jednak zbyt długa i nie powinna zawierać bardzo rozległych opisów. W tym przypadku najlepiej sprawdza się zasada – krótko, zwięźle i na temat. Pamiętajmy o tym, by skoncentrować się na tym co ważne, co tak naprawdę chcemy przekazać naszemu kontrahentowi, unikajmy zbędnych informacji, które nic nie wnoszą do oferty, a jedynie niepotrzebnie powodują, że jest ona dłuższa.
Praktyczne wskazówki
Kiedy pierwszy raz piszemy ofertę handlową, bardzo często zastanawiamy się, jak powinna ona wyglądać. Wiemy bowiem, że powinny się w niej znaleźć informacje na temat firmy i oczywiście prezentowanego produktu lub oferty, jednak ważne jest również to, jak zostaną one przedstawione, w jakiej formie i jakim językiem.
Oferta handlowa musi zainteresować – tworząc ją w formie elektronicznej, czyli przy pomocy programu faktury.pl, wysyłamy ją drogą e-mailową. Zyskujemy tym samym dużą przewagę nad konkurencją, która nadal pozostaje wierna tradycyjnym sposobom rozsyłania oferty kontrahentom. Możemy ich zainteresować jeszcze zanim zapoznają się oni z treścią maila. Tutaj kluczowe znaczenie ma tytuł, czyli może on być ciekawy i zachęcający do otwarcia wiadomości lub zwyczajnie nudny i tym samym nierzadko powoduje, że wiadomość trafia do kosza.
Grupa docelowa – jeżeli coś jest dla wszystkich, to jest dla nikogo, nie możemy ofert handlowej wysyłać do każdego, nie znając tak naprawdę osoby czy też firmy, która jest naszym odbiorcą. Ważne jest, aby dobrze sprecyzować swojego adresata, czyli ofertę handlową wysyłać tylko do takich kontrahentów, którzy rzeczywiście mogą zechcieć z nami współpracować.
Konkretnie i na temat – oferta handlowa nie może być długa i być przesycona informacjami zbędnymi, nie mającymi większego znaczenia dla odbiorcy. Musi zawierać dane nadawcy oraz odbiorcy, informacje o firmie, produkcie i warunki umowy kupna-sprzedaży. To tak naprawdę najbardziej interesuje naszego potencjalnego nabywcę.
Korzyści – pamiętaj, że oferta handlowa to nie reklama, jednak również służy prezentacji produktu i oferty, dlatego należy podkreślić zalety i korzyści związane ze współpracą, jak też te cechy, które czynią nasz produkt tym wyjątkowym.
Dodatkowe informacje – nierzadko przedsiębiorcom zdarza się zapomnieć umieścić w ofercie informacji na temat, gdzie i w jaki sposób można kupić produkt i z kim w tym celu należy się skontaktować. To podstawowe dane, które nie mogą zostać pominięte.
Profesjonalnie i nowocześnie
Program do wystawiania faktur online faktury.pl to wsparcie dla przedsiębiorców nie tylko w tworzeniu ofert handlowych, ale też innych dokumentów, z których korzystamy w ramach relacji biznesowych. Łatwe w obsłudze narzędzie pozwala na wystawianie różnego rodzaju faktur, w tym faktur VAT i bez VAT, faktury marża, proformy, rachunków, dokumentów KW, PZ i WZ, not korygujących itp. To gotowe wzory dokumentów, które należy tylko uzupełnić o wymagane dane, a w przypadku informacji o sprzedawcy i nabywcy, są one wpisywane automatycznie, o ile wcześniej zostały wprowadzone do systemu. Ponadto program faktury.pl posiada funkcję magazynu, czyli umożliwia kontrolowanie oraz zarządzanie magazynem i tym samym usprawnia wiele procesów, jakie zachodzą w firmie.
Korzystając z internetowego programu do fakturowania, zyskujesz czas i pieniądze. Szybsze wystawianie dokumentów oraz dostarczanie je drogą e-mailową znacznie ułatwia prowadzenie całej dokumentacji. Nie ma konieczności ich wysyłania pocztą tradycyjną, co pozwala zminimalizować wydatki. Ponadto, nasz kontrahent fakturę otrzymuje w znacznie krótszym czasie, a to przekłada się na lepszą opinię o sprzedawcy. Warto również wspomnieć o bezpieczeństwie danych podczas korzystania z naszego programu. Wszystkie dokumenty oraz informacje o firmie i kontrahentach są chronione oraz odpowiednio zabezpieczone.
