Czym jest faktura? Najważniejsze definicje oraz informacje na temat faktur.
Nie da się prowadzić własnej działalności gospodarczej i nie mieć do czynienia z fakturami. Zawsze przecież podejmuje się z kimś współpracę, sprzedając coś lub kupując, a dowodem tego są właśnie faktury. Współcześnie korzystamy z nich bardzo często, jednak ich tworzenie wielu osobom nastręcza trudności. Trzeba je bowiem przygotowywać zgodnie z prawem, zawierając w nich wszystkie wymagane dane - tylko w takim wypadku uznaje się je za legalne i prawnie wiążące. Co warto o nich wiedzieć? W tekście wyjaśniamy dokładną definicję faktur oraz dzielimy się najważniejszymi informacjami na ich temat!
Faktura - definicja
Faktura to podstawowy dokument sprzedaży, zawierający szczegółowe informacje o dokonanej transakcji. Jest to dokument księgujący sprzedaż - niezwykle popularny i powszechnie stosowany. Dla ułatwienia jego wykonywania (co kiedyś robiono całkowicie ręcznie) powstały obecnie programy komputerowe, gdzie należy jedynie wpisać w odpowiednie rubryki stosowne dane, by szybko wygenerować całą fakturę. Jeden z takich programów zainteresowani znajdą na stronie internetowej faktury.pl. Wystawienie i przekazanie faktury drugiej stronie transakcji automatycznie powoduje powstanie obowiązku podatkowego.
Faktura - a co w niej?
Żeby faktura mogła zostać uznana za prawidłowo wykonaną, muszą się w niej znaleźć wszystkie, przewidziane prawnie dane, wskazujące na konkretną transakcję. Osoby, które przygotowują takie faktury powinny na bieżąco obserwować ewentualne zmiany w prawie, ponieważ decydują one o tym, jak konkretnie wykonana faktura ma wyglądać. W takich programach jak faktury.pl zmiany są na bieżąco wprowadzane, aktualizowane. Nie oznacza to jednak oczywiście, że faktur nie można wykonywać w postaci papierowej, ręcznie. Trzeba jedynie mieć bieżącą wiedzę na ich temat, żeby nie doszło do pomyłki.
W zgodnej z prawem fakturze muszą się znaleźć wszelkie istotne dane o transakcji, a mianowicie:
nazwa i adres sprzedawcy oraz jego numer identyfikacyjny
nazwa i adres nabywcy oraz jego numer identyfikacyjny
data wystawienia dokumentu oraz data dokonania transakcji, czy też na przykład zakończenia dostaw danych produktów
numer faktury, by łatwiej było ją znaleźć
informacje o przedmiocie transakcji
informacje o cenie
informacje podatkowe, związane z przeprowadzoną transakcją.
Warto wiedzieć, że jeśli chodzi o uwzględnione koszty, powinny one zostać zapisane zarówno przy pomocy cyfr, jak i słownie. W ten sposób należy określić kwotę należności ogółem, czyli zarówno netto, jak i z należnym podatkiem.
Faktura - jak ją tworzyć?
Wystawianie faktur kiedyś było dosyć trudne i skomplikowane, z uwagi na konieczność pamiętania o wszystkich istotnych szczegółach i braku możliwości popełnienia błędu przy ręcznym tworzeniu. Obecnie - dzięki programom - możemy już przestać się stresować, tworzyć faktury masowo, a także nie obawiać się, że pominiemy coś istotnego. W końcu wystarczy jedynie wpisać wszystkie informacje do odpowiednich rubryk, a dany program dokona nawet stosownych obliczeń. Możemy wręcz importować dane z naszych zasobów, jak też używać wielokrotnie tych, które już wprowadziliśmy.
Jakie faktury można wystawiać w ten sposób? Akurat w programie faktury.pl możliwe jest wystawianie:
faktury VAT
rachunku online
faktury korygującej
faktury proforma
faktury zaliczkowej
faktury VAT marża dla biur podróży
faktury VAT marża dla dzieł sztuki
faktury VAT marża na przedmioty kolekcjonerskie i antyki
faktury VAT procedura marża dla towarów używanych
faktury uproszczonej
faktur cyklicznych.
Faktura - papierowa a elektroniczna
W tej chwili prawnie uznawane są zarówno faktury w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Można więc stworzyć fakturę ręcznie lub komputerowo, a w tym drugim przypadku pozostawić ją w elektronicznej formie (e-faktura), bądź też wydrukować, czyniąc ją wersją papierową. Faktura elektroniczna jest o tyle wygodniejsza, że można ją szybko wysłać drugiej stronie przy pomocy poczty elektronicznej. Fakturę wystawia się zawsze w 2 identycznych egzemplarzach, więc druga strona transakcji musi ją otrzymać - im szybciej, tym lepiej.
Zajmując się definicją faktury należy jeszcze odróżnić ją od zwykłego rachunku, z czym wiele osób ma problem. Kiedy rachunek wystarczy, a kiedy konieczna jest już właśnie faktura? Jeśli ktoś prowadzi własną działalność i jest podatnikiem VAT, jest zobowiązany wystawiać faktury. Jeśli nie płaci VAT-u, może wystawić albo rachunek, albo fakturę. Przy tym na rachunku nie ma żadnej informacji o podatku VAT, bo go tam być nie może. Jest to zasadnicza różnica w definicji obu dowodów transakcji, o której każdy - nawet początkujący przedsiębiorca - powinien wiedzieć.
