Co powinna zawierać prawidłowo wystawiona faktura PDF?
Sprawdź co powinna zawierać faktura PDF. O czym należy pamietać przy wystawianiu faktury.
Faktura sporządzona i przesłana do klienta w formacie PDF ma niewątpliwą przewagę nad tradycyjnym dokumentem sprzedażowym w postaci papierowej. Dzięki zmianom ustawowym wprowadzonym w 2010 roku nic już nie stoi na przeszkodzie ku temu, aby wysyłać faktury VAT bezpośrednio na adres mailowy kontrahenta. Tym samym oszczędzamy pieniądze, które musielibyśmy przeznaczyć na zakup papieru do drukarki oraz atramentu. Zarazem ograniczamy zużycie zasobów środowiska naturalnego.
Fakturę PDF najszybciej wystawimy korzystając z programu do fakturowania. W systemie Faktury.pl zdołamy tego dokonać dosłownie w kilka chwil. Wystarczy, że wpiszemy NIP swojego klienta, a wówczas program automatycznie uzupełni rubryki dotyczące danych adresowych oraz identyfikacyjnych. Przy wystawianiu kolejnego dokumentu sprzedażowego dla tego samego kontrahenta, możemy ponownie wczytać zapisane w bazie dane. Nie musimy poza tym za każdym razem wprowadzać od nowa nazw produktów czy usług.
Jakie pozycje powinna obejmować faktura PDF?
Aby faktura elektroniczna nie została zakwestionowana przez Urząd Skarbowy, należy na niej umieścić wszystkie dane, których uwzględnienie jest konieczne w przypadku tradycyjnej faktury. Wyjątkiem jest w tym przypadku brak obowiązku nanoszenia podpisu. Wystarczy, że prześlemy fakturę na adres mailowy naszego kontrahenta.
Należy pamiętać o następujących elementach na fakturze online:
nagłówek „faktura” lub „faktura VAT”,
data wystawianie dokumentu oraz miejscowość,
data dostarczenia towaru/realizacji usług,
ostateczny termin zapłaty za fakturę,
dane identyfikacyjne (numer NIP oraz nazwa firmy) oraz adresowe sprzedawcy,
dane identyfikujące nabywcę (nazwa podmiotu, NIP lub imię i nazwisko w przypadku osoby prywatnej) oraz adres kupującego,
nazwy produktów lub usług podlegających zamówieniu,
jednostka miary (np. litry, metry, sztuki, metry sześcienne etc.).
ilość produktów/usług,
ceny jednostkowe netto,
ceny jednostkowe brutto,
kwoty jednostkowe brutto,
cena brutto zamówienia,
stawka i wyliczona kwota podatku,
waluta,
ewentualne stawki i wartości rabatów lub upustów.
Program do fakturowania powinien również stwarzać możliwość naniesienia dodatkowych informacji na dokumencie sprzedażowym. Najczęściej uzasadnione jest zamieszczenie instrukcji dotyczącej sposobu dokonania płatności - np. przelew na wskazany numer rachunku bankowego. Oprócz tego przydatne mogą okazać się wskazówki na temat postępowania z towarem, miejsca jego odbioru czy też opakowania. W polu dodatkowych uwag przedsiębiorcy zaliczani do kategorii samozatrudnionych powinni ponadto wpisać ilość godzin, które przeznaczyli na realizację zamówienia. Jest to konieczne z uwagi na obowiązek ewidencjonowania czasu pracy, wynikający z ustawy o minimalnej stawce godzinowej.
Dlaczego warto korzystać z systemu do faktur Faktury.pl?
Oprogramowanie Faktury.pl jest jednym z najbardziej funkcjonalnych systemów tego typu dostępnych na rynku. Pozwala na szybkie i intuicyjne wystawienie dokumentu sprzedażowego. Elektroniczny formularz do wystawiania faktur jest skonstruowany z uwzględnieniem wszystkich pozycji wymaganych przez ustawodawcę. W razie ewentualnych nowelizacji prawnych ma miejsce jego bieżąca aktualizacja. Nie musisz się zatem obawiać, że organy skarbowe zakwestionują poprawność wystawionej faktury. Wystrzegasz się również ryzyka popełnienia błędów w obliczeniach. Program na podstawie wprowadzonych kwot netto oraz wskazanej stawki podatku VAT (możesz wybierać dowolne stawki), wyliczy wszystkie pozostałe wartości. Masz przy tym możliwość wyboru dowolnej waluty, a także przetłumaczenia treści faktury na inny język.
W systemie do fakturowania online zostanie Ci zaproponowany domyślny format numerowania dokumentów sprzedażowych. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie ku temu, abyś dokonał jego modyfikacji. Możesz wybrać taki wariant, jaki będzie dla Ciebie najwygodniejszy i pozwoli zachować porządek pod kątem ewidencjonowania. Możesz być spokojny o to, że gromadzone w systemie faktury nie ulegną zniszczeniu, gdyż program Faktury.pl jest obsługiwany z poziomy wydajnych, profesjonalnie zabezpieczonych serwerów.
Szereg praktycznych funkcji programu do faktur
Program Faktury.pl został zarazem wyposażony w wiele funkcji, które przyśpieszają i upraszczają pracę przedsiębiorcy. Nie musisz już sporządzać za każdym razem osobnej faktury dla różnych klientów. Jeżeli rozliczasz się z nimi np. w trybie abonamentowym, wówczas może skorzystać z opcji masowego przesyłania faktur. W systemie Faktury.pl w łatwy sposób zdołasz także wyegzekwować zaległą należność od swoich kontrahentów. Wystarczy, że użyjesz modułu do windykacji online. Poza tym warto skorzystać również z funkcji personalizacji faktury. Twórcy oprogramowania przygotowali szereg atrakcyjnych szablonów graficznych, które pozwolą Twojej firmie wyróżnić się na tle konkurencji oraz ułatwią budowanie pozytywnego wizerunku.
Tylko teraz możesz przetestować wszystkie funkcjonalności systemu Faktury.pl całkowicie za darmo. Bezpłatny dostęp na 30 dni uzyskasz po dokonaniu rejestracji. Po tym czasie będziesz mógł wykupić abonament lub korzystać z darmowej wersji oprogramowania do fakturowania.
