W obrocie gospodarczym istnieje wiele stron transakcji, natomiast właściwie osoby, które uczestniczą w zakupie, dokonaniu opłaty i odbiorze towaru mają inne prawa i obowiązki, a także w inny sposób są oznaczane na fakturach oraz innych dokumentach, które są dowodem podatkowym.
Dotyczy to przede wszystkim sprzedawcy, wystawcy, wynajmującego, nabywcy, odbiorcy, najemcy i kupującego.
W programie faktury.pl można odpowiednio dokonać zmiany stron transakcji i wystawić dokumenty takie, jak np. faktura z odbiorcą.
Kim właściwie są poszczególne jednostki?
Jak powinna zostać prawidłowo wystawiona faktura z odbiorcą?
Kto jest kim? Sprzedawca, nabywca, odbiorca…
Wystawiając fakturę, niezbędnymi elementami, które powinny się na niej znaleźć są dane sprzedawcy i nabywcy. Kim oni właściwie są?
Według wielu definicji sprzedawca jest osobą, która ma bezpośredni lub pośredni kontakt z klientem, zajmuje się jego obsługą, dokonuje sprzedaży produktu lub usługi. Uwzględniając prawo podatkowe oraz ustawę o podatku od towarów i usług, należy również uwzględnić w definicji informację, że jest to jednocześnie podatnik, czyli zazwyczaj przedsiębiorca, właściciel firmy. Sprzedawca na fakturze VAT jest więc podatnikiem, firmą, oferującą usługę lub sprzedającą produkt, również jest tak na fakturze z odbiorcą.
Nabywca jest zaś tą stroną transakcji, która nabywa produkt lub usługę. Warto jednak podkreślić, że nie ma znaczenia, czy ostatnie to on będzie korzystał z niego bądź z niej, a nawet czy to on dokona płatności. Jednak to nabywca jest z punktu widzenia podatkowego jedyną stroną transakcji dla sprzedawcy, czyli to jego dane muszą znaleźć się na fakturze, dotyczy to także faktury z odbiorcą.
Kim jest więc odbiorca? To ktoś, kto odpowiada za odbiór towarów lub usług. Nie jest on stroną transakcji w kontekście podatkowym, a umieszczanie jego danych na fakturze nie jest obowiązkowe, chociaż istnieje taka możliwość, jak to jest w przypadku faktury z odbiorcą. Jeżeli chodzi o osobę płatnika, to jest to tak strona, która dokonuje płatności za towar lub usługę i podobnie jak odbiorca nie jest stroną transakcji w kontekście podatkowym.
Jak wystawić fakturę z odbiorcą w formie elektronicznej?
Aby móc wystawić fakturę z odbiorcą w programie do wystawiania faktur faktury.pl, należy wcześniej zarejestrować się na stronie, a następnie zalogować na swoje konto. U góry ekranu znajduje się zakładka „Wystaw dokument”. Z dostępnych opcji wybieramy fakturę. Przypomnijmy jeszcze, czym właściwie jest faktura.
Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o podatku od towarów i usług jest to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej, który zawiera dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Jest to dokument sprzedaży, który stanowi potwierdzenie dokonanej transakcji. Musi zawierać szczegółowe informacje, dotyczące obu stron, sprzedawcy i nabywcy, jak też dane produktów, usług i ich cen oraz stawki VAT.
Faktura z odbiorcą jest zatem dokumentem, który musi spełniać wymagania faktury, zawierać wszystkie informacje, które są niezbędne do jej prawidłowego wystawienia, czyli:
datę wystawienia faktury z odbiorcą
numer kolejny dokumentu
dane sprzedawcy (podatnika) i nabywcy towaru bądź usługi, ich adresy i numery, za pomocą którego są zidentyfikowani na potrzeby podatku,
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, w sytuacji kiedy, nastąpiła ona przed sprzedażą
nazwę towaru lub usługi, ich miarę oraz ilość, cenę jednostkową bez kwoty podatku
kwoty rabatów, opustów lub obniżek cen
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku
stawkę podatku VAT
sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, również z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
kwotę ogółem
Wszystkie te elementy muszą znaleźć się na fakturze z odbiorcą, jak też na tradycyjnej fakturze VAT. Gdzie zatem powinno się umieścić informację o odbiorcy towaru lub usługi i kiedy właściwie trzeba to zrobić?
Nie ma obowiązku umieszczania odbiorcy na fakturze, jednak w wielu przypadkach wykorzystuje się tę możliwość. Dotyczy to sytuacji, kiedy odbiorca jest inną osobą, niż nabywca towaru bądź usługi. W programie faktury.pl można przy danych nabywcy, pod opcją „załaduj dane nabywcy” wybrać odpowiedni nagłówek, w tym również nagłówek „Odbiorca”. Ponadto pod tabelką ze stawką VAT są opcje, w których można zaznaczyć, kto jest osobą upoważnioną do odbioru oraz kto jest osobą upoważnioną do wystawienia.
Warto skorzystać!
Faktura z odbiorcą przede wszystkim pozwala uporządkować formalności często związane z płatnościami i odbiorem towarów lub usług. Dotyczy to w większości przypadków dużych firm i instytucji, a także spółek. Pamiętaj jednak, że nie masz obowiązku umieszczania informacji o odbiorcy na fakturze, jednak zyskujesz taką możliwość.
Przed wystawieniem faktury z odbiorcą, dobrze jest wprowadzić do systemu dane swoich kontrahentów. Możesz to oczywiście robić na bieżąco, baza kontrahentów jest wciąż otwarta i możesz uzupełniać ją o kolejne firmy, jak tez klientów indywidualnych. W ten sposób przy wystawianiu jakiegokolwiek dokumentu, również faktury z odbiorcą, nie musisz wpisywać wszystkich danych drugiej strony transakcji. Wybierasz „załaduj dane nabywcy”, po czym system automatycznie uzupełnia wszystkie niezbędne do prawidłowego sporządzenia faktury informacje. To wygodne, bardzo praktyczne i oszczędne zarówno dla czasu, jak też pieniędzy rozwiązanie.
Nie należy utożsamiać nabywcy z odbiorcą. Podsumowując, nabywca nabywa towar bądź usługę i niekoniecznie musi z niego korzystać i za niego płacić. To jednak on jest jedyną stroną transakcji dla sprzedawcy z punktu widzenia podatkowego. Odbiorca odbiera towar lub usługę. Również płatnika nie należy utożsamiać z nabywcą, to osoba, która płaci za towar albo usługę. Nabywca może być więc odbiorcą i płatnikiem, jednak istnieją przypadki, kiedy są to zupełnie inne osoby.
